Le "fichier des naissances" est un terme qui peut désigner plusieurs concepts liés à l'enregistrement et à l'exploitation des données relatives aux naissances. En France, il est essentiel de comprendre ce que recouvre cette notion, tant du point de vue de l'état civil que de son utilisation à des fins statistiques et administratives. Cet article explore la définition du fichier des naissances, son rôle dans la société française, ainsi que les démarches indispensables à effectuer lors de la naissance d'un enfant.
Définition et rôle du fichier des naissances
Un registre désigne un livre annuel dans lequel on inscrit les actes d’état civil à conserver (relatifs aux naissances, mariages, décès). Il peut être unique, mais, le plus souvent, il est tenu en trois catégories. Chaque registre est tenu en double, le second exemplaire étant destiné au greffe du tribunal de grande instance lorsque l’année est écoulée, sauf pour les mairies répondant à des exigences informatiques spécifiques, et ce, à partir du 1er novembre 2017. Depuis 2012, il en est de même pour les collectivités d’outre-mer. Le registre est un livre public où l’on inscrit les actes à conserver.
L'état civil : la base du fichier des naissances
L’État civil est régi par un cadre législatif (titre II du livre premier du code civil) qui rend obligatoire l’enregistrement systématique de tout événement relatif à l’État civil dans des registres communaux ; le maire, officier d’État civil, est responsable de leur tenue depuis 1792.
En France, l'état civil est l'ensemble des faits juridiques qui individualisent une personne et permettent de déterminer sa situation familiale. Parmi ces faits, la naissance occupe une place centrale. L'enregistrement des naissances est obligatoire et s'effectue dans les registres d'état civil tenus par les communes. Ces registres constituent la base de ce que l'on appelle communément le "fichier des naissances".
La publicité des actes de l’état civil est normalement assurée par la délivrance de copies intégrales ou d’extraits (article 25 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017). Il est cependant possible, dans certaines conditions, de consulter les registres d’état civil.
Lire aussi: Créativité avec les modèles 3D de biberons
Le RNIPP : un répertoire centralisé
Depuis sa création, l’Insee est responsable de la gestion du RNIPP. Le Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques (RNIPP) est un répertoire qui a donc un statut de référentiel. Le RNIPP est un instrument de vérification de l’état civil des personnes nées en France.
Le RNIPP est géré par l'Institut National de la Statistique et des Études Économiques (Insee). Il contient des informations essentielles sur toutes les personnes nées en France, telles que le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, ainsi que le Numéro d'Inscription au Répertoire (NIR), plus communément appelé numéro de sécurité sociale.
Utilisation statistique des données de naissance
L’exploitation statistique des déclarations d’État civil permet de recueillir des données sur les naissances, les reconnaissances d’enfants, les mariages, les divorces et les décès enregistrés en France, utiles pour l’analyse de la situation démographique et de son évolution.
Au-delà de l'identification des individus, le fichier des naissances est une source précieuse d'informations pour les statistiques démographiques. L'Insee utilise ces données pour analyser la fécondité, la natalité, l'évolution de la population, et pour mener des études sur les familles et les conditions de vie des enfants.
Accès et consultation des registres de l'état civil
Les registres de l'état civil constituent, en vertu de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, des archives publiques dès leur rédaction. Les registres de l'état civil sont également soumis à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal. Les archives publiques sont, sauf exception, communicables de plein droit (article L213-1 du code du patrimoine).
Lire aussi: Sécurité industrielle et fichiers PMI
Délais de communicabilité
Les registres de décès sont librement et immédiatement communicables. Les registres de naissance et de mariage, dont la communication porte atteinte à la protection de la vie privée, sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de la clôture du registre (article L.213-2 du code du patrimoine). Si une personne est décédée depuis plus de vingt-cinq ans, son acte de naissance est communicable. Si les deux membres d’un couple marié sont décédés depuis plus de vingt-cinq ans, leur acte de mariage est également communicable (article L.213-2 du code du patrimoine).
Modalités de consultation
Cette libre communication de principe s'effectue dans les conditions fixées par l’article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration (ancien article 4 de la loi de 1978 précitée), aux termes duquel l'accès aux documents administratifs s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf s’il y a un mauvais état du registre d’état civil ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie simple (une photocopie) non signée par un officier de l’état civil, qui n'aura donc pas la valeur authentique de la « copie intégrale » au sens du décret n° 2017-890 (avis de la CADA du 21 décembre 2010). La communication de cette copie simple peut se faire, au frais du demandeur :
- lors d’une remise au guichet de service d’état civil ;
- par envoi par courrier ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
Lire aussi: Guide de Conversion IVF
Les tables décennales de naissance, mariage et décès (qui se présentent sous la forme de registres indépendants des registres d’état civil et recensent les actes de naissances, mariages et décès en ne mentionnant en principe que le nom des personnes concernées et la date de l’acte) sont également librement et immédiatement communicables (avis de la CADA du 21 décembre 2010).
Mise en ligne sur internet
Les délais imposés par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) pour la mise en ligne sur internet des actes d’état civil sont différents des délais de communication et de consultation des registres d’état civil prévus par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.
Est autorisée la mise en ligne des registres d'actes d'état civil dans les conditions de délais suivantes :
- Les actes de naissance publiés sur Internet 75 ans à compter de la clôture du registre des actes, ne peuvent l'être qu'après occultation de toutes les mentions marginales sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance ;
- Les actes de mariage peuvent être publiés sur Internet 75 ans à compter de la clôture des registres d'actes de mariage ;
- Les actes de décès peuvent être publiés sur Internet 25 ans à compter de la clôture des registres d'actes de décès.
Afin de limiter la capacité d’effectuer des recherches nominatives, la CNIL autorise l'indexation sur les nom et prénom(s) des personnes concernées dans les registres d’état civil mis en ligne sur internet, uniquement à partir de :
- 120 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de naissance ;
- 100 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de mariage ;
- 75 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de décès.
Démarches administratives suite à une naissance
Outre l'enregistrement de la naissance à l'état civil, plusieurs démarches administratives sont indispensables après la naissance d'un enfant. Ces démarches permettent de garantir les droits de l'enfant et de bénéficier des prestations sociales et familiales.
1. Déclaration de naissance à l'état civil
- Quand ? Dans les 5 jours suivant la naissance.
- Où ? Bureau d'état civil de l'hôpital ou de la mairie.
- Qui s'en occupe ? Le père ou une autre personne.
- Documents à fournir : Attestation du médecin ou de la sage-femme, cartes d'identité des parents.
2. Déclaration à la Sécurité sociale
- Quand ? Dans les 5 à 8 jours après la déclaration de naissance.
- Où ? Sur le site ameli.fr ou par téléphone (au 3646).
- Qui s'en occupe ? Les 2 parents.
- Documents à fournir : Aucun.
- Action : Déclarer la naissance puis mettre à jour la carte Vitale. Possible (et conseillé) de demander le rattachement de l'enfant aux cartes Vitale des 2 parents.
3. Déclaration à la CAF (Caisse d'Allocations Familiales)
- Quand ? Dès la naissance.
- Où ? Sur le site caf.fr ou sur l'appli Caf-Mon compte. Si pas de compte Caf, envoi par courrier du formulaire de changement de situation (disponible sur caf.fr). Si vous relevez du régime agricole, la démarche est à faire auprès de la MSA.
- Qui s'en occupe ? L'un des 2 parents.
- Documents à fournir : Aucun.
4. Signalement à la complémentaire santé (mutuelle)
- Quand ? Dès la naissance.
- Où ? Auprès de la mutuelle.
- Qui s'en occupe ? Chaque parent si les mutuelles sont différentes.
- Documents à fournir : Variable selon la mutuelle.
5. Demande de congé de naissance
- Quand ? À une date proche de la naissance.
- Où ? Auprès de l'employeur du 2nd parent.
- Qui s'en occupe ? Le 2nd parent.
- Documents à fournir : Copie de l'acte de naissance de l'enfant.
- Information : Il est de 3 jours (hors dimanche et jours fériés) minimum. Ces jours sont payés.
6. Demande de congé de paternité et d'accueil de l'enfant
- Quand ? Demande 1 mois avant la date de l'accouchement ou 1 mois avant le début du congé.
- Où ? Auprès de l'employeur du 2nd parent, et, pour l'indemnisation du congé, auprès de la Sécurité sociale.
- Qui s'en occupe ? Le 2nd parent.
- Documents à fournir : Pour le courrier à la Sécurité sociale : copie de l'acte de naissance de l'enfant (ou du livret de famille) + pièce justifiant le lien avec la mère (si le congé n'est pas demandé par le père).
- Information : Il est de 25 jours calendaires à prendre en 1 ou plusieurs fois dans les 6 mois suivant la naissance.
7. Signalement aux impôts
- Quand ? Après la naissance (dans les 60 jours).
- Où ? Sur le site impots.gouv.fr.
- Action : Signaler la naissance, pour adapter le taux de prélèvement à la source au nombre de personnes à charge.
Le RNIPP et la simplification des démarches administratives
Le RNIPP joue un rôle essentiel dans la simplification des démarches administratives en France. Il permet de vérifier l'identité des personnes de manière fiable et sécurisée, et de faciliter l'échange d'informations entre les différentes administrations.
FranceConnect
FranceConnect vérifie l’identité de l’usager en la comparant à celle du RNIPP. S’il y a concordance que l’accès est rendu possible. Il permet aux usagers d'utiliser un identifiant unique pour accéder à de nombreux services en ligne, tels que les impôts, la sécurité sociale, ou les services de Pôle Emploi.
Fiabilité et sécurité du RNIPP
L’Insee met en œuvre diverses techniques. Les échanges avec les communes via les logiciels d’éditeur privés transitent également par des API. L’ensemble des échanges se doit de respecter des normes.
La fiabilité et la sécurité du RNIPP sont des enjeux majeurs. L'Insee met en œuvre des mesures strictes pour garantir la confidentialité des données et lutter contre les fraudes à l'identité.
tags: #fichier #des #naissances #definition