La transcription d'un acte de naissance est une procédure administrative essentielle pour faire reconnaître en France un acte d'état civil établi à l'étranger. Elle consiste à reporter les informations contenues dans l'acte original sur les registres de l'état civil français. Cette démarche est importante, voire indispensable, dans plusieurs situations.
Définition de la transcription
La transcription est l’opération par laquelle un officier de l’état civil reporte sur ses registres un acte de l’état civil reçu ailleurs que dans sa circonscription ou une décision judiciaire relative à l’état civil. La "transcription" est une formalité qui consiste à dupliquer un texte, depuis le support papier qui le contient en original, et d'en reporter les termes sur un autre support papier.
Pourquoi transcrire un acte de naissance ?
La transcription permet d’assurer la publicité d’un acte d’état civil, de remplacer un acte d’état civil manquant ou de constituer un acte de naissance à la suite d’une adoption plénière. La transcription est la formalité qui consiste à porter sur les registres d'état civil français, un acte d'état civil établi légalement par une autorité étrangère.
- Pour les enfants nés à l'étranger de parents français : Si votre enfant français est né à l’étranger, certains pays imposent aux ressortissants étrangers une déclaration de naissance sur place, auprès des autorités locales. À défaut de la transcription d'un acte de naissance émanant d'une autorité, une personne, même lorsque sa nationalité française est reconnue, peut rencontrer certaines difficultés pour obtenir par exemple un passeport ou une carte d'identité.
- Pour faire valoir un mariage célébré à l'étranger : Dans le cas d'un mariage célébré à l'étranger, il ne sera pas possible de faire valoir son union en France, en l'absence de transcription de l'acte de mariage. Ledit acte ne produira d'effet qu'entre les époux et les éventuels enfants. De plus, il ne sera pas possible de faire une demande de visa ou de titre de séjour en qualité de conjoint(e) de français, avant la transcription de l'acte de mariage dans les registres de l'état civil français.
- Autres cas : jugement déclaratif de décès des personnes disparues en France ou hors de France, est transcrit sur les registres de l'état civil du lieu réel ou présumé du décès (Code civil Article 91) jugement déclaratif d'absence (Code civil Article 127). acte de mariage d'un Français célébré par une autorité étrangère. (Code civil Article 171-5). naissance à l'étranger d'un enfant dont l'un au moins des parents est français (Code civil Article 311-21). adoption pleinière (Code civil Article 354. adoption régulièrement prononcée à l'étranger ayant en France les effets de l'adoption plénière (Code civil Article 357-1).
Comment effectuer la transcription d'un acte de naissance ?
La démarche est généralement simple, mais il est important de suivre les étapes avec précision.
Déclaration de naissance auprès des autorités locales : Dans certains pays, la loi oblige les ressortissants étrangers à déclarer la naissance sur place aux administrations locales compétentes. Vous devrez déclarer la naissance auprès de l’officier d’état civil local.
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Traduction de l'acte de naissance : Vous devez commencer par faire traduire en français l’acte de naissance, si nécessaire.
Contact avec l'ambassade ou le consulat français : Vous devez ensuite entrer en contact avec l’ambassade ou le consulat français du pays de résidence. La demande doit être adressée directement au consul de France compétent si la personne réside dans le pays étranger ou l'acte a été dressé, ou bien par l'intermédiaire du Service central de l'état civil situé à Nantes, si elle réside en France ou dans un pays tiers.
- Vous ne connaissez pas l’adresse de votre ambassade ou de votre consulat ? Cliquez ici pour accéder à l’annuaire du Ministère des affaires étrangères.
Fournir les documents requis :
- Un justificatif de nationalité française.
- La carte d’identité ou le passeport de l’un des deux parents français.
- Suivant les pays et votre situation, d’autres pièces pourront vous être demandées. Renseignez-vous directement auprès des autorités consulaires pour en savoir plus.
- Acte de naissance thaïlandais de l’enfant, le document est appelé Tho. Ro. 1 ou Tho. Ro. 3. l’acte de naissance thaïlandais est appelé Tho. Ro. 1 ou Tho. Ro. 3, seule la copie intégrale de l’acte de naissance, délivrée par la mairie de naissance de l’enfant et sur laquelle figurent la date d’établissement de l’acte et le nom de l’officier d’état civil qui a procédé à l’établissement, sera acceptée. aucune copie scannée de la légalisation ne peut être fournie (le tampon original du MOFA doit apparaître sur l’acte de naissance) et ce document ne pourra pas vous être restitué.
- Il vous faudra fournir les actes de naissance de moins de 6 mois des deux parents. Il vous faudra fournir l’acte de naissance de moins de 6 mois du parent français.
- Qu’est-ce qui peut servir de justificatif de domicile ?
Cas spécifiques :
- Si vous souhaitez transcrire un acte de naissance algérien, tunisien ou marocain, la procédure est légèrement différente. En effet, la demande ne doit pas être adressée au consulat ou à l'ambassade, mais directement par voie postale au service national d'état civil de Nantes.
- ATTENTION : Si vous n’avez pas fait transcrire sur les registres de l’état-civil français votre mariage célébré à l’étranger (si vous n’avez pas demandé son enregistrement à l’ambassade/consulat concerné.e) contactez-nous.
- ATTENTION : si aucune reconnaissance prénatale n’a été faite, le père doit compléter et signer le formulaire de demande de reconnaissance postnatale (Cliquez ICI) Il est obligatoire pour les parents non-mariés.
- Il est vivement conseillé aux couples mariés de cocher dans ce formulaire la case signifiant que le NOM de l’enfant doit être conforme à celui qui figure sur l’acte étranger si cela est votre souhait.
- Il est vivement conseillé aux couples non-mariés de cocher dans ce formulaire la case signifiant que le NOM de l’enfant doit être conforme à celui qui figure sur l’acte étranger si cela est votre souhait.
Prise de rendez-vous :
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- Cette démarche se fait exclusivement sur rendez-vous. Il convient de prendre 1 rendez-vous naissance pour chaque enfant à déclarer.
- Attention : un 1er passeport français ne pourra être demandé pour l’enfant que lorsque son acte de naissance aura été dressé sur les registres de l’état civil français. Mais cette demande ne peut pas être faite le jour de la transcription. La demande de passeport se fait exclusivement sur rendez-vous. La présence de l’enfant est obligatoire (en plus de celle du parent français).
- Il est possible d’établir la reconnaissance avant même la naissance (Cliquez ici si vous souhaitez établir une reconnaissance prénatale).
Obstacles possibles et recours
Toutefois, la transcription de certains documents est soumise à des obstacles. En effet, il est coutume que l'administration contestent la validité des actes étrangers, amenant de ce fait les autorités françaises à procéder à une vérification. L'Administration ne peut se borner à remettre en cause la force probante d'un acte étranger d'état civil sans étayer son appréciation.
Contestation par l'administration : La présomption posée par l'article 47 du Code civil " tout acte d'état civil (…) fait en pays étranger (…) fait foi " peut être renversée. En effet, les juges ont la possibilité de retenir un doute sérieux quant à l'authenticité d'un document d'un acte d'état civil et de remettre en cause l'identité d'un étranger.
Ainsi, pour que la transcription soit valable, il faut que :
- L'acte ait été établi par une autorité ayant, selon la loi locale, qualité à le faire.
- L'acte ait été dressé dans le respect des règles de forme exigées par le droit local.
- L'acte ne soit pas frauduleux.
- L'acte ne soit pas contredit par d'autres éléments ou pièces du dossier.
Refus de transcription : Le refus de transcription de l'acte demandé ou son refus implicite peut être contesté. Il faut saisir le tribunal judiciaire de Nantes. Pour cette procédure, il est impératif d'être représenté par un avocat.
Procédure d'urgence : Par ailleurs, il est possible, au-delà d'un soupçon de fraude, que l'inaction des services de l'état civil consulaire et du Service central de l'état civil de Nantes empêche toute transcription. Dans ce cas précis, il est possible de saisir le tribunal judiciaire de Nantes dans le cadre d'une procédure d'urgence dite procédure en référé.
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Responsabilité de l'État : Si la transcription fait l'objet d'un très long retard, cela peut constituer une faute engageant la responsabilité de l'État. Ce dernier peut être condamné à dédommager les victimes pour le préjudice subi.
Recours au Maroc : En cas de refus de transcription au Maroc, l’intéressé peut introduire un recours devant le tribunal de première instance compétent. Le juge de la famille, saisi en matière d’état civil, peut ordonner la transcription si les conditions légales sont remplies. Il appartient alors au ministère public d’assurer l’exécution du jugement.
Autres types de transcription
La transcription n'est pas limitée à l'acte de naissance. Elle concerne également d'autres événements d'état civil :
- jugement déclaratif de décès des personnes disparues en France ou hors de France, est transcrit sur les registres de l'état civil du lieu réel ou présumé du décès (Code civil Article 91)
- jugement déclaratif d'absence (Code civil Article 127).
- acte de mariage d'un Français célébré par une autorité étrangère. (Code civil Article 171-5).
- adoption pleinière (Code civil Article 354)
- adoption régulièrement prononcée à l'étranger ayant en France les effets de l'adoption plénière (Code civil Article 357-1).
- endossement d'un warrant (Code de commerce Article L522-27 et R524-1 pour les warrants pétroliers).
- Warrants agricoles. (Code rural Article L342-3.
- constatation des infractions constitutives de travail illégal (Code du travail Article L8113-5-1).
Conséquences de la transcription
La transcription d’un acte d’état civil doit être datée et signée par l’officier de l’état civil.
1 La transcription du jugement d’adoption plénièreL’article 354 du code civil prévoit que, à la demande du procureur de la République, la décision prononçant une adoption plénière soit transcrite sur les registres de l’état civil du lieu de naissance dans les quinze jours suivants la date à laquelle la décision est passée en force de chose jugée. Si l’adopté est né à l’étranger, la transcription est effectuée sur les registres du service central d’état civil.La transcription tient alors lieu d’acte de naissance à l’adopté. L’acte de naissance original conservé par un officier de l’état civil français est, à la diligence du procureur de la République, revêtu de la mention « adoption » et considéré comme nul.
2 La transcription d’un jugement déclaratifLa loi prévoit, pour certains actes d’état civil, un délai déterminé pour déclarer un évènement à l’officier de l’état civil.Lorsque ce délai est écoulé ou lorsque l’évènement déclaré n’a pas pu être vérifié par l’officier de l’état civil, un jugement déclaratif doit avoir lieu. La retranscription de ce jugement sur les registres de l’état civil tient lieu de l’acte d’état civil omis (IGEC, n°138).Si le parquet a connaissance d’une omission de déclaration, il est tenu d’agir d’office en déclaration judiciaire de naissance ou de décès.Les jugements ou arrêts déclaratifs de naissance ou de décès ainsi que ceux remplaçant des actes non dressés, perdus ou détruits sont transcrits sur les registres de l’état civil.Dans les cas précités, les actes de l’état civil sont transcrits intégralement, mais seul le dispositif des décisions judiciaires doit être reproduit.
3 La transcription d’un jugement supplétifEn raison du principe suscité voulant que l’ordre public soit intéressé à ce que chaque personne ait un état civil régulier, lorsqu’une déclaration a été régulièrement faite à l’officier de l’état civil mais que l’acte n’a pas pu être proprement enregistré (exemple du registre perdu indiqué dans l’article 46 du code civil), un jugement supplétif peut avoir lieu pour remplacer l’acte d’état civil.La décision définitive est transcrite sur les registres de l’état civil où elle tient lieu de l’acte d’état civil omis.
4 La transcription de l’acte de décès à la mairie du dernier domicile du défuntLorsqu'un décès se produit ailleurs que dans la commune où le défunt était domicilié, il est nécessaire de transcrire l’acte de décès dans les registres de la commune du dernier domicile (article 80 du code civil).Cette disposition ne s'applique pas aux villes divisées en arrondissements (Paris, Marseille, Lyon), lorsque le décès est survenu dans un arrondissement autre que celui où le défunt était domicilié.En revanche, cette disposition s'applique aux communes nouvelles. Lorsque dans une commune nouvelle, des communes déléguées sont créées, lorsque le décès est survenu dans une commune déléguée autre que celle où le défunt était domicilié, la commune déléguée doit adresser l’acte de décès à l'officier de l'état civil de la commune délégué du dernier domicile du défunt.
5 La transcription d’un acte de reconnaissance reçu par un notaireL’acte de reconnaissance dressé par un notaire peut être transcrit sur les registres de la commune du lieu où l’acte de naissance a été dressé ou transcrit.
Démarches complémentaires après la naissance
Outre la transcription de l'acte de naissance, d'autres démarches sont indispensables après la naissance d'un enfant :
- Déclarer la naissance :
- Quand ? Dans les 5 jours.
- Où ? Bureau d'état civil de l'hôpital ou de la mairie.
- Qui s'en occupe ? Le père ou une autre personne.
- Documents à fournir : Attestation du médecin ou de la sage-femme, cartes d'identité des parents.
- Sécurité sociale : Déclarer la naissance puis mettre à jour la carte Vitale. Possible (et conseillé) de demander le rattachement de l'enfant aux cartes Vitale des 2 parents.
- Quand ? Dans les 5 à 8 jours après la déclaration de naissance.
- Où ? Sur le site ameli.fr ou par téléphone (au 3646).
- Qui s'en occupe ? Les 2 parents.
- Documents à fournir : Aucun.
- CAF : Déclarer la naissance
- Quand ? Dès la naissance.
- Où ? Sur le site caf.fr ou sur l'appli Caf-Mon compte. Si pas de compte Caf, envoi par courrier du formulaire de changement de situation (disponible sur caf.fr).
- Qui s'en occupe ? L'un des 2 parents.
- Documents à fournir : Aucun.Si vous relevez du régime agricole, la démarche est à faire auprès de la MSA.
- Complémentaire santé : Signaler la naissance
- Quand ? Dès la naissance.
- Où ? Auprès de la mutuelle.
- Qui s'en occupe ? Chaque parent si les mutuelles sont différentes.
- Documents à fournir : Variable selon la mutuelle.
- Congé de naissance : Demander un congé de naissance Il est de 3 jours (hors dimanche et jours fériés) minimum. Ces jours sont payés.
- Quand ? À une date proche de la naissance.
- Où ? Auprès de l'employeur du 2nd parent.
- Qui s'en occupe ? Le 2nd parent.
- Documents à fournir : Copie de l'acte de naissance de l'enfant.
- Congé de paternité : Demander le congé de paternité et d'accueil de l'enfant Il est de 25 jours calendaires à prendre en 1 ou plusieurs fois dans les 6 mois suivant la naissance.
- Quand ? Demande 1 mois avant la date de l'accouchement ou 1 mois avant le début du congé.
- Où ? Auprès de l'employeur du 2nd parent, et, pour l'indemnisation du congé, auprès de la Sécurité sociale.
- Qui s'en occupe ? Le 2nd parent.
- Documents à fournir : Pour le courrier à la Sécurité sociale : copie de l'acte de naissance de l'enfant (ou du livret de famille) + pièce justifiant le lien avec la mère (si le congé n'est pas demandé par le père).
- Impôts : Signaler la naissance, pour adapter le taux de prélèvement à la source au nombre de personnes à charge
- Quand ? Après la naissance (dans les 60 jours).
- Où ? Sur le site impots.gouv.fr.
- Qui s'en occupe ?
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