Un acte de naissance est un document juridique essentiel attestant de la naissance d’une personne. En France, il s’agit d’un acte juridique de l’état civil, un acte authentique signé par un officier d’état civil, comportant des mentions obligatoires énumérées aux articles 34, 38, 39 et 57 du code civil. Une copie de cet acte est souvent nécessaire lors de diverses démarches administratives, telles que le mariage civil ou l’établissement du passeport. Il protège du mariage forcé et de la traite, et donne droit à l’éducation et à la sécurité sociale.
Pour présenter un document français auprès d'une autorité étrangère, l'authentification préalable de la signature de l'autorité ayant délivré le document peut être exigée, par exemple pour une procédure d'adoption, une procédure judiciaire, ou la signature d'un contrat. Cette authentification peut prendre la forme d'une légalisation ou d'une apostille.
Légalisation et Apostille : Quelles différences ?
Il est crucial de comprendre la différence entre la légalisation et l'apostille. La légalisation est la procédure d'authentification préalable de la signature de l'autorité ayant délivré le document. L'apostille, quant à elle, est une procédure simplifiée de légalisation.
La principale différence entre l’apostille et la légalisation réside dans leur usage, leur procédure, et leur champ d'application international. L'apostille remplace la légalisation pour les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle atteste des mêmes informations que la légalisation. La légalisation est donc requise entre des pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye de 1961.
Comment faire apostiller/légaliser un acte de naissance ?
Depuis le 1er mai 2025, les apostilles sont délivrées par le notariat. Les légalisations sont délivrées par le notariat à compter du 1er septembre.
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Procédure
La légalisation d'un acte public français destiné à être présenté à une autorité d'un pays étranger repose sur le principe de la double-légalisation. La démarche se fait en 2 étapes :
- Légalisation par le notariat (pré-légalisation)
- Légalisation par une représentation diplomatique ou consulaire en France du pays dans lequel l'acte doit être présenté (légalisation)
Où s’adresser ?
Vous pouvez déposer votre demande au guichet du centre d'apostille et de légalisation de l'un des 15 conseils régionaux ou chambres interdépartementales de notaires. Si vous choisissez d'envoyer votre demande par courrier, vous devez d'abord l'initier en ligne via la plateforme dédiée, en sélectionnant le centre qui traitera votre demande. En l'absence de choix, c’est le centre considéré comme le plus proche de votre domicile qui traitera votre demande.
- Centres d'apostille et de légalisation des conseils régionaux ou chambres interdépartementales de notaires
Acte public numérique
Pour un acte public numérique signé électroniquement, ou revêtu d'une signature publique numérique, vous devez déposer votre demande en ligne sur la plateforme dédiée. Lors de la démarche en ligne, vous sélectionnez le centre d’apostille et de légalisation qui traitera votre demande. En l'absence de choix, c’est le centre considéré comme le plus proche de votre domicile qui traitera votre demande.
Acte public papier
Vous pouvez adresser votre demande d'apostille ou de légalisation par courrier au centre d'apostille et de légalisation de l'un des 15 conseils régionaux ou chambres interdépartementales.
Cas particuliers
Pour un acte dont le signataire est établi en Nouvelle Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna ou dans les Terres australes et antarctiques françaises :
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- Apostille : La demande d'apostille est à adresser :
- À la cour d'appel de Nouméa, si les signataires de l'acte public sont établis en Nouvelle-Calédonie
- À la cour d'appel de Papeete, si les signataires de l'acte public sont établis en Polynésie française
- Au tribunal de première instance de Mata Utu, si les signataires de l'acte public sont établis dans les îles Wallis et Futuna
- À la cour d'appel de Saint-Denis de la Réunion, si les signataires de l'acte public sont établis dans les Terres australes et antarctiques françaises.La demande peut être faite sur papier libre ou à l’aide du formulaire cerfa n°15703. Joignez les documents pour lesquels vous demandez l’apposition d’une apostille, accompagnés d’une enveloppe timbrée pour la réponse.
- Légalisation : Le prix est différent selon que vous faites la demande en France ou à l’étranger. En France, la légalisation coûte 10 € par document. À l'étranger, vous êtes dans une autre situation et la légalisation de signature coûte 25 €.
Délais
La légalisation ou l'apostille est délivrée dans un délai de 3 jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires à son traitement sont disponibles dans la base des signatures visée à l'article 6 du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 et sous réserve du respect des pré-requis nécessaires et spécifiques à chaque typologie d’actes. Au regard de leur charge d'activité, certains centres peuvent néanmoins connaître des délais de traitement allongés. En cas d’urgence, les centres notariaux d’apostille et de légalisation peuvent exceptionnellement apostiller rapidement vos documents. Une tarification urgente permettant d’obtenir la formalité dans les 24 heures est mise en place. Sa délivrance est néanmoins soumise au caractère complet du dossier.
Redevance
La délivrance des formalités d’apostille et de légalisation donne lieu à une redevance. La redevance est acquittée lors de la délivrance du document apostillé ou légalisé. Au montant de la redevance, peuvent s'ajouter des frais de réexpédition des actes envoyés par le demandeur si ce dernier n'a pas joint à son envoi une enveloppe préaffranchie ou si le montant du pré-affranchissement n'est pas suffisant.
Tarifs (personnes physiques)
- Délivrance normale (sous 3 jours ouvrés) :
- 10€ H.T. par acte ou document, si la demande concerne jusqu'à 3 actes ou documents
- 5€ H.T. par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document
- Délivrance rapide (sous 24h) :
- 20€ H.T. par acte ou document, si la demande concerne jusqu'à 3 actes ou documents
- 10€ H.T par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document
Tarifs (personnes morales)
- Délivrance normale (sous 3 jours ouvrés) :
- 20€ H.T. par acte ou document, si la demande concerne jusqu'à 3 actes ou documents
- 10€ H.T. par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document
- Délivrance rapide (sous 24h) :
- 40€ H.T. par acte ou document, si la demande concerne jusqu'à 3 actes ou documents
- 20€ H.T par acte ou document, à partir du 4ème acte ou document
Légalisation d'un document étranger pour une utilisation en France
La légalisation d'un document étranger peut être exigée pour faire une démarche en France, par exemple, pour demander la nationalité française. En pratique, la légalisation est un cachet officiel ajouté sur le document. Un acte public étranger destiné à être produit en France doit être légalisé. Par exemple, un diplôme étranger pour s'inscrire dans une université en France.
Selon la coutume internationale en vigueur, la légalisation d'un acte étranger destiné à être produit en France repose sur le principe de la double-légalisation. La démarche se fait en 2 étapes :
- Légalisation par l'autorité compétente du pays émetteur, en général le ministère des affaires étrangères (pré-légalisation)
- Légalisation par une autorité consulaire française sur place (légalisation)
La plupart des pays soumis à la légalisation suivent ce principe de double-légalisation.
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L'ambassadeur ou le chef de poste consulaire français est compétent pour légaliser les actes publics suivants :
- Acte émis par les autorités de son pays de résidence. Par exemple, l'ambassade de France à Bangkok peut légaliser un acte thaïlandais.
- Acte émis par les autorités diplomatiques et consulaires d'un autre pays présent sur son pays de résidence. Par exemple, l'ambassade de France à Bangkok peut légaliser un acte public émis par l'ambassade d'Allemagne à Bangkok.
L'acte doit être pré-légalisé par l'autorité compétente de l'État émetteur. Par exemple, l'ambassade de France à Bangkok peut légaliser un acte thaïlandais si cet acte est pré-légalisé par les autorités compétentes thaïlandaises.
Selon l'ambassade ou le poste consulaire, la démarche se fait par courrier ou sur place.
La légalisation d'un document établi par une autorité étrangère est fixée à :
- 15 € pour un Français inscrit au registre des Français de l’étranger
- 25 € pour un autre usager, de nationalité française ou étrangère.
Toutefois, un tarif spécifique peut s'appliquer pour les ressortissants étrangers de certains pays.
Traduction
Oui, un acte public rédigé en langue étrangère doit être accompagné d'une traduction en français faite par un traducteur habilité. Cette traduction doit être faite avant de commencer les démarches de légalisation.
Documents considérés comme actes publics
Les documents suivants sont considérés comme des actes publics :
- Acte d'une juridiction judiciaire ou administrative (par exemple, un jugement).
- Acte du parquet (par exemple, un jugement).
- Acte établi par un greffier (par exemple, un extrait de casier judiciaire).
- Acte établi par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) (par exemple, un procès-verbal de constat).
- Acte de l'état civil établi par un officier de l'état civil (par exemple, un acte de naissance).
- Acte établi par une autorité administrative (par exemple, un avis d'imposition, une attestation de droits sociaux, un diplôme, un certificat de scolarité).
- Acte notarié (par exemple, un acte de notoriété, une procuration, un testament, une donation).
- Déclaration officielle apposée sur un acte sous signature privée (par exemple, une certification de signature, une mention d'enregistrement, un visa pour date certaine).
- Acte établi par un agent diplomatique et consulaire.
À noter : Les actes établis par un agent diplomatique et consulaire et les documents administratifs concernant une opération commerciale ou douanière (par exemple, un certificat sanitaire) sont des actes publics. Toutefois, ces actes ne peuvent pas être apostillés.
Un acte sous signature privée ne peut pas être légalisé ou apostillé tel quel. Pour être légalisé ou apostillé, une déclaration officielle doit être apposée sur l'acte, lui donnant le caractère d’un acte public.
Exceptions et dispenses
Certains documents publics français peuvent être présentés sans formalité d'authentification à une autorité d'un pays de l'Union européenne. Il s'agit des documents publics qui concernent les domaines suivants : naissance, fait d’être en vie (certificat de vie), décès, nom, mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale, divorce, séparation de corps et annulation du mariage, pacte civil de solidarité (Pacs), dissolution annulation de Pacs, filiation, adoption, domicile et/ou résidence, nationalité, absence de casier judiciaire.
De plus, certains documents publics délivrés par un pays de l'Union européenne peuvent être présentés en France sans formalités d’authentification. Par exemple, un acte de naissance.
Toutefois, l'autorité destinataire du pays peut demander une traduction si nécessaire. Dans ce cas, la traduction doit être faite par un traducteur assermenté.
Pour vérifier si le document doit être légalisé, apostillé ou est dispensé de formalité, vous devez consulter le récapitulatif des règles par pays mis à jour par le ministère des affaires étrangères. Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat en France du pays de destination.
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