La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif central dans la simplification des obligations déclaratives des employeurs en France. Parmi les nombreuses données à renseigner, le code pays de naissance occupe une place importante pour l'identification des salariés. Cet article vise à éclaircir les règles et les bonnes pratiques concernant ce code, en tenant compte des évolutions récentes de la norme NEODeS.
Introduction à la DSN et à l'Identification des Salariés
La DSN permet de transmettre de manière dématérialisée les données sociales des salariés aux différents organismes de protection sociale. Une identification précise des salariés est essentielle pour éviter les erreurs et garantir le bon versement des droits. Le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI) joue un rôle crucial dans ce processus.
L'importance de la DSN réside dans sa capacité à centraliser et à automatiser la transmission des données sociales, réduisant ainsi la complexité administrative pour les employeurs et assurant une meilleure gestion des droits des salariés.
L'Évolution de la Norme NEODeS et l'Impact sur le Code Pays de Naissance
La norme NEODeS (Norme d’Échanges Optimisée des Données Sociales) est régulièrement mise à jour pour s'adapter aux évolutions législatives et aux besoins des utilisateurs. La version 2024.1, applicable depuis le 24 janvier 2024, a introduit des modifications importantes concernant la déclaration du lieu de naissance, en particulier pour les personnes nées à l'étranger.
Précisions sur la Norme NEODeS 2024.1
La norme NEODeS 2024.1 a été mise en place pour répondre aux besoins de la Direction générale des impôts (DGFiP) concernant le revenu fiscal de référence et l'intégration du net social en DSN pour l'attribution des aides sociales. Cette norme inclut plusieurs modifications, dont une amélioration de l'identification du lieu de naissance des personnes nées à l'étranger.
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Une des principales modifications est la création de la rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 ». Cette rubrique permet de renseigner le pays de naissance d'un individu né à l'étranger, limitant ainsi l'usage de la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 » à sa commune de naissance.
Les Règles de Déclaration du Code Pays de Naissance
Depuis 2024, les règles de déclaration du code pays de naissance ont été clarifiées pour éviter les confusions d'identité et améliorer l'identification des salariés. Il est crucial de distinguer trois situations principales : les individus nés en France, les individus nés à l'étranger et les cas où le lieu de naissance est inconnu.
Situation 1 : Individus Nés en France
Pour les personnes nées en France, la commune de naissance doit être obligatoirement déclarée dans la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 ». La rubrique « Code département de naissance - S21.G00.30.014 » doit être renseignée avec une valeur différente de « 99 - personne née à l’étranger ». Le « Code pays de naissance - S21.G00.30.015 » doit être renseigné avec la valeur « FR ». La rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 » ne doit pas être renseignée.
Situation 2 : Individus Nés à l'Étranger
Pour les personnes nées à l'étranger, la déclaration de la commune de naissance devient facultative, mais il est préférable de l'indiquer si elle est connue. La rubrique « Code département de naissance » doit être valorisée à « 99 - personne née à l’étranger ». La nouvelle rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 » doit être utilisée pour indiquer le pays de naissance. Cette information doit être fournie par l'individu avant son embauche, car elle est nécessaire pour remplir correctement la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche). Le « Code pays de naissance - S21.G00.30.015 » doit être renseigné avec le code ISO 3166-1 alpha-2 du pays de naissance.
Situation 3 : Lieu de Naissance Inconnu
Si le lieu de naissance est inconnu pour les individus nés en France, la valeur « SLN - Sans lieu de naissance » peut être utilisée dans la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 ». Cependant, le NIR (Numéro d'Identification au Répertoire) et le nom de l’individu doivent être correctement renseignés.
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Table des Codes Pays ISO 3166-1 Alpha-2
Pour faciliter la déclaration du code pays de naissance, il est essentiel de connaître la table des codes pays ISO 3166-1 alpha-2. Voici une liste non exhaustive des codes pays les plus couramment utilisés :
- FR : France
- ES : Espagne
- PT : Portugal
- IT : Italie
- DE : Allemagne
- GB : Royaume-Uni
- US : États-Unis
- CA : Canada
- DZ : Algérie
- MA : Maroc
- TN : Tunisie
Une liste exhaustive est disponible sur le site net-entreprises.
Comment Remplir Correctement la DSN : Exemples Concrets
Pour illustrer les règles de déclaration, voici deux exemples concrets : un individu né à l'étranger et un individu né en France.
Exemple 1 : Individu Né à l'Étranger (Portugal)
- S21.G00.30 - Individu
- S21.G00.30.007 Lieu de naissance : Lisbonne (si connue, sinon ne pas renseigner)
- S21.G00.30.014 Code département de naissance : 99
- S21.G00.30.015 Code pays de naissance : PT
- S21.G00.30.029 Libellé du pays de naissance : Portugal
Exemple 2 : Individu Né en France (Paris)
- S21.G00.30 - Individu
- S21.G00.30.007 Lieu de naissance : Paris
- S21.G00.30.014 Code département de naissance : (différent de 99)
- S21.G00.30.015 Code pays de naissance : FR
- S21.G00.30.029 Libellé du pays de naissance : [Néant]
Les Contrôles de Cohérence et les Erreurs Fréquentes
Il est impératif de veiller à la cohérence des informations déclarées dans la DSN. La rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 » doit être cohérente avec celle du « Code de pays de naissance - S21.G00.30.015 ». Les erreurs fréquentes incluent la déclaration du pays de naissance dans la rubrique « Lieu de naissance » au lieu de la commune, ou l'omission du code pays de naissance pour les personnes nées à l'étranger.
Les contrôles de cohérence effectués par le SNGI permettent de détecter ces erreurs et d'éviter les confusions d'identité. Il est donc essentiel de vérifier attentivement les informations avant de transmettre la DSN.
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L'Importance du Numéro d'Identification (NIR/NTT)
Le Numéro d'Identification au Répertoire (NIR) est un identifiant unique attribué à chaque individu né en France. Pour les salariés étrangers en attente d'un NIR, un Numéro Technique Temporaire (NTT) peut être utilisé de manière transitoire. Cependant, il est crucial de régulariser la situation dès que possible en obtenant le NIR ou le NIA (Numéro d'Identification d'Attente) auprès de la Sécurité Sociale.
L'utilisation d'un NTT doit être exceptionnelle et limitée dans le temps, car elle peut entraîner des suspensions de droits pour le salarié. Il est également important de noter qu'un NTT ne doit pas être utilisé pour les salariés nés en France, qui disposent forcément d'un NIR dès la naissance.
Les Retours CRM Identité et la Correction des Données
L'employeur reçoit des retours CRM Identité (code retour 121) sur toutes les DSN mensuelles afin de vérifier la qualité des informations identifiantes de tous ses collaborateurs. Si le retour SNGI s’avère être erroné au regard des éléments d’identité fournis par le salarié, il est impératif de corriger les données en transmettant en DSN les blocs 30 - « Individu » et 31 - « Changements individu ».
Si le contrat est fermé avant réception des informations, il est essentiel tout de même de corriger pour permettre au salarié d’avoir ses droits/allocations.
Gestion des Changements de Nom et des Erreurs d'Identité
Il peut arriver qu'un salarié change de nom (par exemple, suite à un mariage ou une décision de justice) ou qu'une erreur d'identité soit détectée. Dans ces cas, il est important de signaler ces changements dans la DSN en utilisant les blocs appropriés (blocs 30 et 31).
Il est également essentiel de se baser sur l’attestation de droits à l’Assurance Maladie et non la seule carte vitale pour s’assurer de la véracité des éléments (noms, prénom, NIR).
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