L'assistant de direction en PME/PMI est un collaborateur de confiance, un véritable bras droit du dirigeant. Employé dans des entreprises comptant entre 20 et 250 salariés, il occupe une position privilégiée auprès de la direction et prend en charge des tâches variées allant du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables à la gestion du personnel et de la communication. Sa polyvalence et sa capacité à anticiper les besoins de l'entreprise en font un atout indispensable pour le bon fonctionnement et le développement de la structure.
Un Rôle Central et Polyvalent
L'assistant de gestion PME-PMI occupe une position stratégique au sein de l'entreprise. Il constitue le pivot central entre la direction et l'ensemble des services, garantissant la fluidité des processus organisationnels. Son expertise polyvalente lui permet d'intervenir dans tous les domaines de l'entreprise : comptabilité, gestion commerciale, ressources humaines, communication interne et externe.
Ce professionnel contribue activement à l'amélioration de l'efficacité organisationnelle en optimisant les procédures, en participant à la mise en place d'indicateurs de performance et en anticipant les besoins de développement. Son rôle d'interface privilégié avec les partenaires externes (fournisseurs, clients, organismes) renforce sa valeur ajoutée dans l'écosystème entrepreneurial.
Contrairement à un assistant manager, dont le rôle se concentre sur l'accompagnement des cadres et responsables dans la coordination de projets, la communication interne et la gestion d'équipe, l'assistant de gestion PME-PMI évolue dans des petites et moyennes structures où il assume une polyvalence marquée : gestion administrative, suivi financier, appui commercial et parfois ressources humaines. Il participe directement au pilotage global de l'entreprise aux côtés du dirigeant.
Missions et Activités : Un Panorama Complet
La mission de l'assistant de gestion PME-PMI se décline en deux types d'activités principales : le soutien au chef d'entreprise et la collaboration à la gestion de l'entreprise.
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Activités de Soutien au Chef d'Entreprise
Ces activités consistent à préparer les éléments de la décision du chef d'entreprise et à l'aider dans son action. L'assistant lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l'exploitation, au développement de l'entreprise ou à la mise en place de projets. Il prépare certains dossiers et en suit l'exécution en fonction des consignes reçues.
Plus précisément, l'assistant de gestion peut être amené à :
- Gérer les emplois du temps (réunions, plannings et agendas, etc.).
- Organiser les rendez-vous, les missions, les déplacements et voyages.
- Gérer le courrier.
- Préparer les dossiers du dirigeant et les documents administratifs, l’archivage de ses dossiers.
- Prendre en charge la gestion administrative du personnel, notamment le suivi des congés, des absences, la mise à jour et le suivi des dossiers personnels, la législation au travail, etc.
Collaboration à la Gestion de l'Entreprise
L'assistant intervient aussi pour collaborer avec le chef d'entreprise dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières, et dans des activités qui assurent la pérennisation et le développement de l'entreprise.
Cela peut se traduire par :
- Participer à la gestion financière de l’entreprise en ayant à charge la gestion de la trésorerie, de la comptabilité, parfois également de la paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales de la PME.
- Gérer les stocks et l’approvisionnement, le suivi et l’acheminement des marchandises, des livraisons. Ainsi il/elle peut être amené(e) à prendre en charge l’administrations des ventes.
- Prendre en charge la relation client : accueillir et conseiller la clientèle.
- Participer à la stratégie commerciale de la PME / PMI, l’assistant manager peut en effet prendre part à l’élaboration et la mise en œuvre d’actions commerciales ou marketing menées par l’entreprise.
- Effectuer le suivi comptable (codifier et saisir les factures clients/fournisseurs, codifier et enregistrer les opérations bancaires, lettrer les comptes, pointer les opérations bancaires, calculer et imputer les taxes et charges).
- Mettre à jour le suivi de trésorerie quotidiennement.
- Établir la facturation clients.
- Gérer les relations contractuelles avec les partenaires.
- Effectuer une veille régulière juridique et sociale.
- Traiter l’information et veiller au fonctionnement des supports et outils numériques.
- Gérer les résultats des mesures de la satisfaction des clients et les dysfonctionnements constatés.
- Contribuer à la rédaction de textes, articles, lettres d’information destinées à la communication.
- Détecter les appels d’offre, gérer les délais de réponse et la constitution du dossier de réponse.
- Assurer le reporting périodique avec l’analyse de résultats.
Qualités et Compétences Essentielles
Pour réussir dans ce rôle, l'assistant de gestion doit posséder un certain nombre de qualités et de compétences clés :
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- Polyvalence : Être capable de prendre en charge un nombre important de tâches et de nature différente (organisation, communication, comptabilité, gestion du personnel, action commerciale, assistance juridique, finance et fiscalité).
- Connaissance de l'entreprise : Connaitre son entreprise sur le bout des doigts est un impératif.
- Sens des responsabilités et initiative : Démontrer d’une extrême polyvalence, être capable de prendre des initiatives et de faire preuve d’un grand sens des responsabilités.
- Organisation et anticipation : Être très organisé(e), savoir faire preuve de sang-froid et être capable d’anticiper. Une grande réactivité lui sera demandée.
- Capacités relationnelles : Ses excellentes capacités relationnelles seront des atouts certains pour mener à bien toute ses missions (auprès de la Direction, des salariés, des fournisseurs, des clients, etc.), le métier étant avant tout un poste de coordinateur.
- Maîtrise des outils bureautiques : Il doit parfaitement maitriser les logiciels de bureautique, et être bien entendu à l’aise au téléphone.
- Langues étrangères : La pratique de l’anglais est de plus en plus indispensable.
- Discrétion : Essentielle, compte tenu de la nature des informations traitées.
Formation et Parcours Professionnel
De nombreuses formations, allant du niveau BAC+2 à BAC+5, permettent d’accéder au métier d’assistant de gestion : BTS, DUT, Licence Pro et Master. Les recruteurs privilégient souvent les candidats les plus diplômés.
Parmi les formations les plus courantes, on retrouve :
- BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI
- BTS Comptabilité et Gestion des Organisations
- BTS Assistant de Manager (désormais BTS support à l’action managériale)
- DUT Gestion Administrative et Commerciale
- DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, option petites et moyennes organisations
- Licence professionnelle (filières assistant de gestion administrative, gestion de PME-PMI et assistant manager)
- BTS MCO - management commercial opérationnel (ex BTS MUC)
- BTS commerce International
- BTS CGO Comptabilité et Gestion des Organisations
- Licence pro Métiers de la GRH
- Licence Pro Métiers de la gestion et de la comptabilité
- Diplôme d’école de commerce
- Master pro en management
Certaines de ces formations peuvent être effectuées en alternance ou en apprentissage, ce qui constitue un atout majeur pour acquérir une expérience pratique significative et comprendre les enjeux spécifiques aux PME-PMI. Un BTS Gestion de la PME est fortement recommandé. Les formations supplémentaires en comptabilité, gestion financière ou en ressources humaines peuvent constituer un atout.
Rémunération et Évolution de Carrière
Le salaire d’un assistant de gestion varie en fonction de l’étendue des missions, de l’expérience et du type d’entreprise. Un junior peut s'attendre à un salaire annuel brut de 22 000 à 28 000 € en France. Pour les collaborateurs les plus expérimentés, le salaire d’un office manager ou d’un assistant de direction employé au sein d’une TPE ou d’une PME/PMI peut monter jusqu’à 50K€ bruts/an voire plus, notamment si la société travaille à l’international.
Les perspectives de carrière sont nombreuses. L’assistant de gestion peut se spécialiser (import-export, tourisme, culture, immobilier…) ou évoluer au sein de la même entreprise vers des postes à responsabilités accrues, tels que responsable administratif et financier, contrôleur de gestion, ou même directeur administratif et financier dans une plus grande structure. La certification « Assistant du chef d’entreprise PME-PMI » vise à qualifier des individus en capacité de gérer plusieurs aspects de l'administration et de la gestion au quotidien et de renforcer leurs compétences sur ces champs.
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