Terme Échu : Comprenez Tout sur Cette Notion Clé en Comptabilité et Ses Impacts

Tout responsable financier d’une entreprise le sait : les modalités de paiement des factures clients ne constituent pas une simple formalité administrative, mais plutôt un véritable enjeu de gestion financière et commerciale. Entre le paiement à terme échu et le paiement à terme à échoir, les entreprises naviguent entre flexibilité et sécurité, cherchant l’équilibre entre gestion de trésorerie et maîtrise des risques. Reste à optimiser la stratégie, afin de renforcer la solidité financière.

Définition du Terme Échu et du Terme à Échoir

Lorsqu’une entreprise conclut un accord commercial avec une entreprise cliente ou un fournisseur, le responsable financier a deux choix de types de paiement :

Un paiement à terme échu, qui implique que le client de l’entreprise (ou elle-même si elle est dans la position de client et négocie avec un fournisseur) règle son dû une fois la prestation accomplie ou les marchandises livrées. C’est le cas des salaires par exemple : l'employé travaille et est payé en fin de mois pour la période réalisée.
Un paiement à terme à échoir, imposant un règlement anticipé, avant que la prestation contractualisée ne soit réalisée. Par exemple, lorsque vous payez un abonnement à un service pour les mois à venir avant d'en bénéficier.

Précisons que la négociation peut inclure les deux approches : un acompte payé à échoir, suivi d’un solde réglé à terme échu. Cette solution permet de répartir le risque entre client et fournisseur, et de partager la mobilisation de trésorerie entre les parties. Et c’est bien en considérant ces deux notions - le risque et la trésorerie - que le responsable financier de l’entreprise décidera de sa stratégie de négociation. Oui, il est tout à fait envisageable de combiner les modalités de paiement à échoir et à terme échu sur une même facture. Cela implique que l'entreprise demande un versement partiel, appelé acompte, au moment de la signature du contrat avec son client. Cet acompte, qui est un exemple de paiement à échoir, permet d'éviter les retards de règlements.

Différences et Implications des Modalités de Paiement

Si la distinction entre ces modalités de règlement semble claire en théorie, elle revêt en pratique des implications subtiles, impactant la relation commerciale et le niveau de risque encouru par l’entreprise. Le choix du mode de fonctionnement comme les délais accordés doivent s’inscrire dans une stratégie globale précise et révisée régulièrement.

Prenons l’exemple d’une société de prestation de services informatiques. En choisissant de facturer à terme échu, elle consent à avancer du travail avant d’être payée, comptant sur la fiabilité de son client pour honorer sa dette. Cela peut renforcer la confiance entre les deux parties, mais expose également le prestataire à un risque de retard, voire d’impayé. Pour contrebalancer ce danger, il est alors conseillé de prendre des mesures pour s’assurer du bon paiement de ses factures, à commencer par diligenter une enquête sur la santé financière et la fiabilité du client concerné.

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Dans le cas inverse, une entreprise commercialisant un abonnement à un logiciel en mode SaaS pourra privilégier un paiement à terme à échoir, garantissant ainsi des revenus anticipés et une meilleure planification de sa trésorerie. Si cette approche protège contre les défauts de paiement, elle peut parfois freiner l’acquisition de nouveaux clients, réticents à payer un service avant de l’avoir testé.

Exemples Concrets d'Utilisation des Termes Échu et à Échoir

Ces exemples illustrent comment les termes à échoir et échu sont utilisés dans diverses situations commerciales pour organiser et gérer les paiements.

Abonnements : une entreprise souscrit à un abonnement mensuel pour un logiciel de gestion.
Contrats de maintenance : un prestataire de services facture ses clients au début de chaque trimestre pour les services d'assistance prévus pendant ce trimestre.
Locations de matériel : une société loue des machines de construction pour plusieurs mois.
Fournitures de bureau : une entreprise commande des fournitures de bureau chez un fournisseur.
Prestations de service : une société de conseil réalise une mission pour un client sur une période d'un mois.
Livraisons de produits : une grossiste vend des produits à un distributeur.
Dans la plupart des locations, le paiement à échoir est utilisé pour permettre au bailleur de percevoir dès l’entrée dans les lieux le loyer demandé. D’un point de vue pratique, le paiement à échoir est largement utilisé car il permet aux propriétaires de percevoir dès l’entrée dans les lieux le loyer demandé. Le locataire reconnaît donc concrètement son accord pour payer le montant indiqué dans le bail. Ce premier loyer demandé par chèque en même temps que le dépôt de garantie permet de sécuriser la location, en s’assurant de la solvabilité du locataire.

Impact sur la Trésorerie et Solutions Alternatives

Le choix d’un mode de paiement ne se résume donc pas à une question de préférence, mais impacte directement le niveau de trésorerie de l’entreprise, à différents moments de son cycle de production. Pour en résumer la teneur, nous pouvons considérer que :

Opter pour un paiement à terme échu, c’est offrir au client un avantage financier en lui permettant d’optimiser son cycle de trésorerie. Cependant, c’est aussi retarder l’entrée de liquidités dans l’entreprise, au risque d’augmenter le besoin en fonds de roulement (BFR).
À l’inverse, un paiement à terme à échoir réduit l’incertitude pour le fournisseur, mais peut se heurter à la résistance des acheteurs, qui préfèrent conserver leurs liquidités le plus longtemps possible.

Une entreprise souhaitant concilier les deux approches pourra recourir à l’affacturage, mécanisme par lequel une société cède ses créances à un organisme financier (le factor) en échange d’une avance immédiate. Cette solution de financement du poste client permet d’obtenir une avance de trésorerie et de plus en plus de sociétés y font appel, moyennant un commissionnement. Certains assureurs proposent aux clients qui expriment un besoin de financement d’adjoindre à leur contrat d’assurance-crédit un contrat d’affacturage. En cas de difficulté de trésorerie, il devra souscrire un contrat d'affacturage pour obtenir le règlement de la facture par le factor dès l'émission de celle-ci.

Dans un cas classique, une entreprise fournissant un service ou une marchandise avec un paiement négocié à 60 jours fin de mois, devra durant ce laps de temps honorer ses propres engagements envers ses fournisseurs, son loyer, le paiement des salariés et autres frais de fonctionnement. Grâce à l’affacturage, elle percevra dès à présent la majeure partie du chiffre d’affaires attendu et évitera une tension financière potentiellement dangereuse si les affaires se développent. En effet et paradoxalement, plus l’entreprise parvient à vendre, plus elle creusera un déficit de trésorerie correspondant aux frais nécessaires pour satisfaire les commandes. Le paiement à terme échu représente alors un vrai danger : l’équilibre financier de l’entreprise peut être mis en péril au moindre impayé ou retard important. L’affacturage réduit considérablement le risque et constitue un outil précieux pour le gestionnaire financier.

Avantages et Inconvénients des Deux Options

Le paiement à terme échu :

✅ Améliore la relation commerciale en préservant la trésorerie du client.

✅ Constitue un argument commercial attractif.

❌ Fait courir le risque de retard de paiement ou d’impayé et nécessite dès lors un suivi rigoureux des recouvrements, par des moyens humains ou par le biais d’une société spécialisée dans la gestion du recouvrement.

Le paiement à terme à échoir :

✅ Sécurise le chiffre d’affaires par le règlement en amont de la production. Pour le fournisseur, ce mode de paiement garantit la réception du règlement avant la mise à disposition du produit ou du service, ce qui réduit le risque de non-paiement et améliore la gestion de trésorerie. Recevoir le paiement avant la fourniture permet également de diminuer les coûts administratifs liés à la gestion des créances.

✅ Simplifie la gestion comptable du client, qui n’accumule pas de dettes.

❌ Oblige le client à financer un service encore non livré. Il peut impacter la trésorerie du client, surtout en cas de paiements importants, car il doit disposer des fonds nécessaires avant de bénéficier du produit ou service. De plus, il peut être contraignant pour le client de payer à l’avance, notamment s’il n’a pas une confiance totale dans le fournisseur.

Créer une Dynamique de Paiement Adaptée

Le paiement à terme échu et celui à terme à échoir n’entrent pas dans une logique d’opposition stricte : ils gagnent à être utilisés de manière complémentaire. Au responsable financier de décider à quel client appliquer quelle politique, selon le risque anticipé et les gains espérés d’une souplesse bienveillante. À moins d’opter pour un contrat intégrant un dispositif mixte, combinant paiement anticipé (acompte) et solde différé, qui permet alors d’équilibrer la confiance entre les parties tout en minimisant les risques.

Alternatives aux Paiements Échu et à Échoir

Les paiements à terme échoir et à terme échu sont couramment utilisés pour définir deux modes de facturation différents. Voici quelques alternatives :

Paiement à la livraison ou comptant : le règlement du bien ou du service est payé immédiatement lors de sa réception.
Paiement en milieu de prestation : les règlements sont effectués à différentes étapes de la réalisation de la prestation ou du projet.
Paiement anticipé : le versement anticipé permet au client de régler une partie du montant à l'avance, avec le solde dû au moment de la livraison ou à la fin de la période de service.
Paiement anticipé avec escompte : le fournisseur offre une réduction si l'acheteur paie en avance.
Paiement échelonné ou en plusieurs fois : ce mode divise le montant total en différentes paiements répartis sur une période déterminée.
Paiement par abonnement : avec ce type de versement, le client s’engage à payer une somme fixe à intervalles réguliers pour accéder à un produit ou service.
Crédit à court terme : il permet au client de différer le paiement jusqu'à une date prédéterminée après la facturation (par exemple, 30, 45, 60 jours après la livraison).
Paiement par lettre de crédit : une banque garantit le règlement au fournisseur sur présentation de certains documents prouvant que les conditions de la vente ont été respectées.
Paiement par compte de dépôt : le client verse une partie du règlement à l'avance (dépôt) et le solde est réglé à la livraison ou à la fin de la prestation. Ces alternatives peuvent offrir différentes combinaisons d'avantages en termes de gestion de trésorerie, de réduction des risques et de flexibilité pour les deux parties.

Gestion des Factures Échues

Définition d'une Facture Échue

Une facture échue est une facture non payée, dont le délai de paiement arrive à son terme. La surveillance des factures échues est importante pour toute entreprise, de manière régulière. Une facture à terme échue devient une facture impayée. La trésorerie de l’entreprise s’en trouve affectée, tout comme les relations commerciales avec le client. Il est temps de relancer votre client sans attendre.

Délais Légaux de Paiement

Rappelons que la facturation est obligatoire entre professionnels. Parmi les mentions obligatoires d'une facture figure le délai de paiement (ou la date de paiement prévue). Entre professionnels, l’article L 441-10 du code de commerce prévoit un délai de paiement de 30 jours par défaut. Il peut toutefois passer à 45 jours fin de mois pour les factures périodiques, voire 60 jours. En réalité, les professionnels se mettent d’accord sur le calcul du délai de paiement : paiement comptant ou paiement à 30 jours, voire plus dans certains secteurs d’activité. Il est donc important de bien indiquer dans vos conditions générales de vente et sur vos devis, documents commerciaux et factures le délai de paiement accordé. Cette obligation d’information sur le délai de paiement des factures est impératif pour réclamer ensuite le paiement d’une facture échue.

Les délais de paiement d’une facture figurent dans toute facture, que celle-ci soit émise par le fournisseur ou que ce soit une facture créée par le client sur mandat, que ce soit une facture électronique ou une facture papier.

Solutions pour Recouvrer une Facture Échue

La gestion des factures échues doit occuper l’esprit d’un entrepreneur. C’est la clé d’une saine gestion et d’une trésorerie optimisée. La plupart des outils et logiciels de facturation offrent un suivi des factures émises.

Une alerte vous informe de toute facture échue non payée. La facture échue passe alors en facture en retard. Il est temps de relancer le paiement de la facture sans plus attendre. Attendre n’est jamais la bonne solution pour votre trésorerie. Ces systèmes simples permettent de suivre une facture de micro-entrepreneur aussi facilement qu’une facture de PME, sans multiplier les logiciels et outils. Elle ne met pas en péril votre relation commerciale. Très souvent, elle suffit à déclencher le paiement d'une facture échue. A défaut de réponse positive ou de paiement, il convient de réagir rapidement avec un courrier formel de relance de facture échue. Un délai de réponse court est nécessaire puisque la facture est déjà échue. Il ne s’agit pas de redonner 30 jours à votre client. Une véritable mise en demeure rappelle la date de paiement prévue, le montant à payer et donne en général une semaine, avant d‘engager des poursuites judiciaires.

Toute entreprise peut également faire appel à une société de recouvrement pour gérer ses factures impayées ou à de l’affacturage.

La sélection des bons et mauvais payeurs fait partie de la vie de l’entreprise. Certains clients abusent des délais de paiement et attendent systématiquement une mise en demeure pour payer. Vous pouvez alors avoir intérêt à chercher d’autres clients pour les remplacer. Vos échanges avec vos clients doivent vous permettre d’obtenir des raisons ou des justifications du retard de paiement : simple oubli, difficulté passagère de trésorerie, désaccord sur le montant ou le bien-fondé de la facture, etc. En fonction des réponses apportées et de la relation avec chaque client, vous pouvez mettre en place un échéancier de paiement sur lequel s’engage le débiteur.

Il est également possible de sous-traiter le paiement de la facture à une société d’affacturage ou un service de recouvrement. La relation commerciale s’en trouve généralement affectée. En cas de désaccord sur la facture, que ce soit sur son montant ou sur son objet, plusieurs solutions sont envisageables :

Si un devis a été signé, aucune contestation n’est possible sur le montant.
Si le client conteste la qualité de la prestation délivrée ou du produit livré, écoutez ses arguments et gérer un geste commercial éventuellement ou alors ce genre de dossier finit au tribunal.

Pénalités Légales pour Facture Échue

Parmi les mentions obligatoires de la facture figurent les pénalités de retard. Les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain d’une facture échue. Nul besoin d’émettre un rappel, elles sont dues de plein droit, sans besoin d’une décision judiciaire. En cas de discordance entre la date de paiement figurant sur la facture et celle des CGV, ce sont les mentions de la facture qui l’emportent.

Le taux des pénalités de retard dépend du taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE), qui change tous les semestres. On ajoute 10 % au taux de la BCE. Par exemple, pour le second semestre 2024, le taux des pénalités de retard est de 14,5 %. Les parties sont libres de prévoir un autre taux. Toutefois il ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (soit 14,76 % au second trimestre 2024).

Le taux des pénalités de retard s'applique sur le montant TTC de la facture impayée.

Exemple de calcul des pénalités de retard sur une facture échue : Intérêt de retard = montant de la facture impayée X taux d'intérêt X nombre de jours de retard / 365

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’applique également. D’un montant de 40 €, elle doit figurer dans les CGV et sur la facture. L’entreprise peut prévoir une indemnisation supplémentaire sur justificatifs dans ses documents commerciaux. L’indemnité forfaitaire de recouvrement n’est pas soumise à la TVA et est due même en cas de paiement partiel de la facture échue.

Conseils pour Assurer le Paiement Ponctuel des Factures

Facturez rapidement vos clients. Dès la livraison des biens vendus, dès la fin de la prestation, émettez la facture. Ainsi, un délai de facturation court évite d’impacter votre trésorerie.
Équipez votre entreprise d’outils simples et efficaces.
Mettez en place des processus de recouvrement et de gestion des impayés précis. Cette procédure doit être formalisée avec les dates, les acteurs dans l’entreprise (qui fait quoi, qui alerte qui, à quel moment, etc.).
Décidez de la manière de gérer une facture impayée : action judiciaire ou société de recouvrement.

Surveiller les factures échues évitent des déconvenues et du stress. Rassurez-vous, le paiement se passe sans accroc la plupart du temps.

Logiciels de Recouvrement

Oui, on vous recommande vivement l’utilisation d’un tel logiciel pour gérer efficacement vos factures impayées ! Les logiciels de recouvrement facilitent la relance en automatisant les rappels de paiement à intervalles définis, ce qui économise du temps et garantit une communication cohérente avec vos débiteurs.

Adoptez une approche proactive en mettant en place une première procédure de relances automatiques. Il peut également être judicieux de rédiger une nouvelle lettre de relance polie et professionnelle qui indique clairement les détails de la facture impayée et en rappelle les termes convenus. Adoptez un ton amical, mais ferme, en offrant une aide pour résoudre tout problème de versement.

Procédures Judiciaires de Recouvrement

Ces procédures peuvent inclure des actions judiciaires comme l’injonction de payer et les saisies d’huissier pour recouvrer les sommes dues.

Cette procédure est la première étape judiciaire utilisée pour recouvrer les créances impayées de manière rapide et simplifiée.
Le dépôt nécessite la préparation d’un dossier contenant les éléments prouvant la créance due (factures, contrats, correspondances) et l’identification du débiteur.
La délivrance de l’ordonnance intervient si le tribunal estime la demande recevable.
Les saisies d’huissier peuvent être réalisées si le débiteur ne s’acquitte pas de sa dette malgré l’ordonnance.

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