L'organisation d'un projet est un élément essentiel à sa réussite. Elle définit le style de management, de communication, de coordination, de gestion et de pilotage adopté pour mener à bien le projet. Un organigramme type PMI (Project Management Institute) offre un cadre structuré pour définir les rôles, les responsabilités et les relations au sein de l'équipe projet. Cet article explore les différentes structures organisationnelles de gestion de projet, en mettant l'accent sur leur application et leurs avantages.
Découpage du Projet et Méthode WBS (Work Breakdown Structure)
La première étape consiste à établir un plan de projet clair et précis. Cela implique de décomposer le projet en sous-activités gérables. La méthode WBS (Work Breakdown Structure) est une technique de décomposition hiérarchique axée sur les tâches et les activités. Elle permet de créer des éléments correspondant à chaque tâche requise pour la réalisation du projet. L'utilisation de la méthode WBS facilite l'établissement d'une matrice des responsabilités et permet d'entamer la planification du projet.
Notre expert vous explique ensuite les méthodes de planification possibles avec quels avantages et leurs inconvénients. Vous voyez ensuite les différents liens que vous pouvez établir lors de la mise au point de votre planning. Ensuite, vous apprenez à calculer les durées et les marges. Vous voyez les différences entre une marge totale et une marge libre. Notre formateur s’intéresse, par la suite, à la prise en compte du calendrier et l’optimisation du planning dans la réalisation du projet. Cela vous mène à voir la planification par étape. Enfin, vous apprenez à estimer les durées et les coûts. Vous pouvez alors fournir des estimations plus précises, chose appréciée chez les chefs de projet.
A la fin de cette formation, vous êtes capable de produire un découpage pertinent des éléments d’un projet. Vous êtes également en mesure de réaliser une planification optimisée aux coûts contrôlés.
Structures Organisationnelles de Gestion de Projet
Une structure organisationnelle de gestion de projet définit la manière dont les membres de l'équipe projet vont collaborer ensemble durant tout le cycle de vie du projet. Il existe plusieurs types de structures organisationnelles, chacune ayant ses propres caractéristiques et convenant à différents types de projets.
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La Structure Fonctionnelle
Dans une structure fonctionnelle, il n'y a pas de chef de projet désigné. Chaque service (ou département) est placé sous la responsabilité d'un manager de proximité, qui est en charge du pilotage et de la coordination des projets. Cette structure est particulièrement utile pour les projets pouvant être gérés intégralement au sein d'un seul service.
La Structure Matricielle
Les structures organisationnelles matricielles désignent une personne unique comme garante de la réussite du projet. L'équipe projet est une équipe pluridisciplinaire et mixte, dont les membres proviennent des différents services de l'entreprise. Le niveau d'autorité, de pouvoir décisionnaire et de prise d'initiative donné au chef de projet dépend du type de structure matricielle choisi.
Structure Matricielle Faible
Dans une structure matricielle faible, un collaborateur est nommé coordinateur de projet et est amené à piloter un projet et à collaborer avec ses collègues inter-services, en plus de ses missions habituelles. Le coordinateur de projet ne dispose pas de pouvoir décisionnaire. La personne en charge du projet est généralement nommée pilote du projet, mais fait cela en parallèle de ses autres missions. Le projet est géré par un coordinateur disposant d'une autorité limitée. L'équipe projet est pluridisciplinaire et n'est pas engagée à plein temps. Cette structure est adaptée aux petits projets, peu complexes et avec peu d'incertitude. L'autorité du chef de projet est limitée.
Structure Matricielle Modérée
Dans une structure matricielle modérée, un chef de projet est nommé pour manager le projet et l'équipe projet. Un chef de projet est nommé pour manager le projet et l’équipe projet. Il a l’habitude de gérer des projets et provient d’un service métier spécifique, comme les autres membres de l’équipe. Elle est adaptée aux petits et moyens projets, avec une complexité et une incertitude limitée. Elle permet de faire monter en compétences les chefs de projet junior. L'autorité du chef de projet est limitée. Il peut prendre des décisions opérationnelles sur le projet.
Structure Matricielle Forte
Dans une structure matricielle forte, un chef de projet est nommé pour piloter le projet. Un chef de projet est nommé pour piloter le projet. Il a l’habitude de gérer des projets et appartient à une direction de gestion des projets, ou direction gouvernance, qui agit de manière transversale à tous les niveaux de l’organisation. Elle est adaptée aux moyens et gros projets, complexes et incertains et nécessite un chef de projet expérimenté. L'autorité du chef de projet est importante. Il peut prendre des décisions opérationnelles et certaines stratégiques. Le projet est placé sous la responsabilité d'un chef de projet confirmé, dont la seule mission est de gérer des projets.
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La Structure Organisationnelle Par Projet
La structure organisationnelle par projet consiste à mettre en place une équipe projet dédiée et spécifique au projet en question. L’équipe est affectée à plein temps sur le projet. Ses membres sont détachés des services et directions de l’entreprise, et placé sous l’autorité du chef de projet. Elle est adaptée aux projets longs et complexes. L'autorité du chef de projet est maximale et centralisée.
Facteurs Influant sur le Choix de la Structure
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix de la structure organisationnelle appropriée pour un projet :
- Centralisation: Cet aspect décrit la manière dont les décisions sont prises. Dans un projet centralisé, une personne unique disposant de l'autorité hiérarchique prend les décisions.
- Étendue du contrôle: L'étendue du contrôle précise qui dirige qui, et qui contrôle le travail de qui.
- Taille du projet: La taille du projet va déterminer les moyens que l'on met à disposition pour le réaliser.
- Niveau d'autorité confiée au chef de projet: En fonction de l'autonomie, de l'autorité et du pouvoir que l'on souhaite accorder au chef de projet, la structure choisie sera différente.
- Organisation de l'entreprise: En fonction de comment l'entreprise s'est structurée en interne, l'organigramme de projet évoluera.
La Protection Maternelle et Infantile (PMI) : Un Exemple d'Organisation
La Protection Maternelle et Infantile (PMI) est un service de santé publique qui assure le suivi médical des enfants de 0 à 6 ans, veille à leur bon développement, tout en soutenant les parents dans leur fonction éducative. Dans chaque Maison des Solidarités (MDS) du Conseil départemental de la Haute-Garonne, une équipe de la PMI accueille et accompagne toute femme ou tout couple ayant un projet de parentalité. Ils peuvent alors bénéficier d'un suivi gratuit par la PMI dès la grossesse et jusqu’aux 6 ans de l’enfant. En Haute-Garonne, on recense environ 16 000 naissances chaque année. Tous les avis de grossesse et de naissance transitent par un service du Conseil départemental : la Protection maternelle et infantile (PMI).
Les équipes PMI sont composées de professionnels qualifiés et formés pour répondre aux besoins des familles : médecins, sages-femmes, puériculteurs et puéricultrices, infirmiers. Elles assurent les missions de prévention, d'éducation, d'accompagnement aux familles et de dépistage. Le suivi médical pour les enfants de 0 à 6 ans comprend des dépistages en école maternelle, le suivi des vaccinations, le contrôle du développement de l'enfant, et l'accompagnement des enfants avec des maladies chroniques ou des handicaps.
Les équipes de professionnels de la PMI sont réparties sur l’ensemble du territoire dans les Services Départementaux des Solidarités. Médecins, puéricultrices et sages-femmes y proposent des consultations pédiatriques et gynécologiques gratuites pour les populations éloignées de l’accès aux soins ou dans des zones de désertification médicale ou sans pédiatre.
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