Introduction
L'optimisation des achats est un enjeu crucial pour les PME/PMI souhaitant améliorer leur rentabilité et leur compétitivité. Cet article explore les spécificités des achats et approvisionnements dans ces structures, les leviers d'optimisation disponibles, les méthodes d'organisation et les stratégies de négociation efficaces. Nous aborderons également l'importance de la définition précise des besoins et de la rédaction d'un cahier des charges pertinent.
Le Processus Achat : Du Besoin à la Commande
Identification et Expression du Besoin
Tout processus d'achat trouve son origine dans un besoin. Ce besoin peut être satisfait par l'acquisition d'un bien ou d'un service. L'identification d'un besoin peut émaner de n'importe quel membre de l'entreprise. Quelle que soit la nature de la demande, une formulation claire et précise doit être transmise au service Achats afin qu'elle puisse être traitée efficacement.
Les Outils de Gestion du Processus Achat
De nombreuses solutions logicielles facilitent la gestion des processus Achats au sein d'une entreprise. Ces outils couvrent un large éventail de fonctionnalités, allant de la collecte des données budgétaires à la gestion et au contrôle des engagements, en passant par la matérialisation et le suivi de la demande d'achat.
La Définition du Besoin et le Cahier des Charges
La définition précise du besoin est une étape clé du processus d'achat. Elle débouche naturellement sur la rédaction d'un cahier des charges. La définition de vos besoins permet en priorité de consulter efficacement les fournisseurs éligibles à la demande. Le service Achats ne doit en aucun cas se limiter à la proposition faite par les services de l'entreprise lors de ses consultations. L'élément principal d'une bonne consultation fournisseur est que le besoin soit clairement exprimé.
Les Types d'Expression de Besoin
On peut distinguer deux natures d'expression de besoin :
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- Besoin non évolutif : Il s'agit d'un besoin qui reste stable entre son expression et son achat (par exemple, l'achat de produits de consommation courante).
- Besoin spécifique : Souvent, le collaborateur d'un service pense bien faire en communiquant à l'acheteur, dans le cadre de l'expression de son besoin, une référence, un fournisseur et un devis associé. A contrario de que l'on pourrait penser, cette situation ne va pas faire le bonheur du service achats.
Les Types de Cahiers des Charges
Il existe principalement deux types de cahiers des charges :
- Cahier des charges descriptif : Il décrit une demande en termes de solutions et de moyens de réalisation. Il a pour objet d'aider à spécifier les besoins généraux et individuels.
- Cahier des charges fonctionnel : Il se focalise sur la description d'une demande en termes de besoins et de services attendus. C'est un document par lequel la maîtrise d'ouvrage exprime son besoin pour un projet.
Plus votre cahier des charges sera "ouvert" plus il laissera de l’attitude à vos fournisseurs pour répondre le plus largement possible à votre demande. Un "bon" cahier des charges se doit d'ouvrir "le champ des possibles" et laisser une grande liberté de réponses pour maximiser la qualité des réponses attendues.
Spécificités des Achats et Approvisionnements en PME/PMI
Contrairement aux grandes entreprises, les PME/PMI disposent rarement de responsables fonctionnels dédiés à la logistique. Les opérations et tâches logistiques sont souvent externalisées (sous-traitées). Il est donc crucial pour ces entreprises de mettre en place des stratégies d'optimisation adaptées à leur taille et à leurs ressources.
La Logistique : Un Enjeu Clé
La logistique, souvent réduite au transport et au stockage, recouvre en réalité un ensemble complexe de tâches et de fonctions induites par les activités productives et commerciales des entreprises. On peut la définir comme l'ensemble des tâches et opérations qui ne relèvent ni du processus de fabrication, ni de la démarche commerciale.
Les Opérations Logistiques
On distingue plusieurs types d'opérations logistiques :
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- Les opérations de déplacement (transport)
- Les opérations de manutention (transbordements, chargement/déchargements…)
- Les opérations statiques (stockage, entreposage)
- Les opérations accessoires (emballage, conditionnement, préparation de commandes…)
- Les opérations de suivi-information
La logistique consiste à optimiser chaque catégorie de tâches ainsi que leurs combinaisons/enchaînements, afin de servir au mieux les opérations de fabrication et de vente. Elle est centrée sur les besoins de ces deux fonctions de base de l'entreprise (produire et vendre). On distingue à ce niveau, la logistique amont (Supply chain) de la logistique aval (distribution).
Lorsque, une fois optimisées les différentes tâches et opérations (individuellement) ainsi que leurs combinaisons/enchaînements, il est possible voire souhaitable d’envisager des modifications de la structure industrielle (localisation des unités de production, modification de la nature des inputs…) et/ou commerciale (système commercial, modalités de livraison des marchandises vendues, leur entreposage…), la logistique acquière une dimension structurelle et stratégique pour les entreprises. Il arrive qu’elle en constitue la stratégie.
La Gestion des Stocks : Une Vision Analytique
Dans le secteur du prêt-à-porter, par exemple, l'organisation du marché a fortement évolué avec des productions externalisées et des canaux de distribution de plus en plus larges. Il est essentiel de structurer les achats et de gérer les stocks de manière efficace.
Les Sous-Stocks
Il existe généralement 4 niveaux dans l'offre globale d'un point de vente et de son stock :
- Sous-stock n°1 : La nouvelle collection. En général les marques connues ou produits mode, l'ADN de la boutique.
- Sous-stock n°2 : Les « capsules » ou nouveautés intermédiaires. C'est une nouvelle catégorie de produits issus de l'organisation des marques. Elles correspondent à des nouveautés en quantité limitée et annoncées au cours d'une saison, dont les clients sont de plus en plus friands.
- Sous-stock n°3 : Le « basic supply ». Articles basiques et permanents vendus toute l'année. Par exemple, une chemise blanche, un tee-shirt noir, un top uni… Pas ou peu modifiés, ces produits représentent des modèles insensibles à l'évolution des modes. C'est un sous-stock capital pour la réalisation de promotions qui ne nécessite pas de dégrader les marges sur la nouvelle collection.
- Sous-stock n°4 : Le réassortiment. Il représente les achats sur les catégories ci-dessus en fonction des meilleures ventes, ce qui oblige un pilotage à vue des ventes par le biais de tableaux de bord.
Leviers d'Optimisation des Achats
Structurer les Achats
La réussite des achats conditionne la réussite des ventes. Les budgets affectés à chaque sous-stock dépendent de la surface, de l'organisation, du positionnement et du taux de sortie, correspondant au délai entre la date d'entrée dans le stock et la date de sortie soit la vente. Dans tous les cas, les 4 sous-stocks existent et il faut les déterminer au moment des achats. Le franchisé doit également travailler en flux tendu et éviter d'avoir du stock en réserve. Il est vivement conseillé d'approvisionner régulièrement le magasin sur chaque catégorie en fonction des ventes, quitte à augmenter le poste « frais de port », plutôt que de prévoir des stocks en réserve.
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Définir un Plan d'Achat
Un budget d'achat doit être planifié pour chaque saison, printemps-été et automne-hiver. Le plan d'achat est un outil en phase avec le prévisionnel financier : il doit tenir compte des prévisions de chiffre d'affaires et du niveau de marges fixé. Sa définition est trop souvent simplifiée au décompte du total des achats et du total des ventes. Pourtant, il est essentiel de tenir compte de la valeur résiduelle de stock, des opérations commerciales, du réassortiment, et des achats opportunistes en fin de saison.
Cadencer les Livraisons
« Le bon moment » est également un facteur déterminant de la réussite de la stratégie d'achats.
La Rythmicité Mensuelle des Ventes
Un mois type se découpe en 3 parties :
- 1ère partie du mois : Rentrée du salaire pour le consommateur. Période optimale pour dépenser et se faire plaisir. Idéale pour vendre les nouveautés telles que les nouvelles collections ou les capsules, car l'argent et l'envie sont présents.
- 2e partie du mois : Envies mais sans moyens financiers. C'est le moment de proposer des promotions, en veillant toutefois à ne pas dégrader la marge.
- 3e partie du mois : Phase de transition. L'envie persiste, mais le consommateur dispose de beaucoup moins d'argent. Il faut alors laisser la place aux nouveautés pour réactiver l'envie du client au début du mois du mois suivant.
Cette logique impacte réellement les ventes. Il est donc important de bien maîtriser les dates de livraison des nouvelles collections pour les avoir en boutique dès la 3e semaine du mois. Les vitrines pourront ainsi être réalisées la dernière semaine du mois et les nouveautés seront accessibles dès le versement des salaires la 1ère semaine du mois suivant la mise en place des nouveautés. Cette petite astuce anodine peut représenter 10 à 15 % de ventes supplémentaires, augmenter le taux de sortie (réduire le délai entre l'entrée dans le stock et la vente) et l'indice de vente.
La Méthode d'Achat : Un Facteur Clé de Succès
80 % de méthode d'achat, 20 % de choix des produits. La réussite dépend essentiellement des achats et non des ventes. En effet, si les achats sont ratés, le détaillant aura énormément de mal à vendre, malgré tous ses efforts. La vente est réussie à 80 % par la méthode d'achat et à 20 % par le choix et la qualité des produits.
En résumé, la règle d'or en matière d'achats : s'engager sur un montant d'achat en début de saison inférieur à 60 % des besoins, de façon à pouvoir acheter au fil de l'eau des nouveautés, monter des opérations commerciales ou acheter du réassort… Une bonne gestion des achats permettra de stimuler les ventes et d'éviter un « surstock », qui s'accompagne de trous de trésorerie. Ce modèle économique permet de pérenniser l'activité dans le prêt-à-porter et de traverser le contexte économique actuel.
Organisation et Négociation
Organisation du Service Achats
Une organisation efficace du service Achats est essentielle pour optimiser les coûts et garantir la qualité des approvisionnements. Cela passe par la définition claire des rôles et responsabilités, la mise en place de processus standardisés et l'utilisation d'outils de suivi et de contrôle performants.
Préparation à la Négociation
La négociation est une étape cruciale du processus d'achat. Une préparation minutieuse est indispensable pour obtenir les meilleures conditions possibles. Cette préparation comprend :
- La connaissance approfondie du marché et des fournisseurs
- La définition des objectifs de négociation (prix, délais, qualité, etc.)
- L'identification des leviers de négociation
- La simulation de différents scénarios
Formalisation du Contrat
La rédaction d'un contrat clair et précis est essentielle pour sécuriser les accords négociés avec les fournisseurs. Le contrat doit notamment préciser :
- Les spécifications techniques des produits ou services
- Les prix et les modalités de paiement
- Les délais de livraison
- Les garanties
- Les conditions de résiliation
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