L'emploi d'une assistante maternelle implique la prise en compte de divers éléments de rémunération, au-delà du salaire de base. Parmi ces éléments, les frais kilométriques occupent une place importante, surtout lorsque l'assistante maternelle utilise son véhicule personnel pour transporter les enfants dont elle a la garde. Cet article a pour but de clarifier le calcul, les modalités de versement et les implications fiscales des indemnités kilométriques pour les assistantes maternelles.
Définition et Justification des Indemnités Kilométriques
Les indemnités kilométriques visent à compenser l'assistante maternelle pour les frais engagés lors de l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais comprennent l'usure du véhicule, le carburant, l'assurance, et l'entretien. Ces indemnités ne sont pas considérées comme un salaire mais comme un remboursement de frais professionnels.
L'assistante maternelle peut être amenée à transporter les enfants gardés pour diverses raisons, notamment :
- Trajets vers l'école
- Sorties au parc ou autres activités de loisirs
- Visites au Relais d'Assistantes Maternelles (RAM)
- Transport vers des activités périscolaires
Il est essentiel de noter que ces déplacements doivent être effectués à la demande ou avec l'accord de l'employeur pour que les frais kilométriques soient dus.
Calcul des Indemnités Kilométriques
Le calcul des indemnités kilométriques est basé sur un barème kilométrique publié par l'administration fiscale. Ce barème tient compte du type de véhicule (puissance fiscale en CV) et du nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Le montant des indemnités est déterminé en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le taux correspondant dans le barème.
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Voici un exemple de barème kilométrique pour une automobile :
| Type de véhicule | Jusqu'à 2 000 km | De 2 001 à 10 000 km | Plus de 10 000 km |
|---|---|---|---|
| 5 CV et moins | 0,32 € | 0,40 € | 0,23 € |
| 6 CV et 7 CV | 0,41 € | 0,51 € | 0,30 € |
| 8 CV et plus | 0,45 € | 0,55 € | 0,32 € |
Exemple de calcul :
Si une assistante maternelle avec un véhicule de 5 CV a parcouru 2 500 km dans l'année pour transporter les enfants, l'indemnité kilométrique serait calculée comme suit :
2500 km x 0,40 €/km = 1000 €
Il est important de noter que le barème fiscal fixe une limite haute pour le remboursement des frais kilométriques. Au-delà de cette limite, le surplus peut être considéré comme un complément de salaire, soumis aux charges sociales et à l'impôt sur le revenu.
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Répartition des Frais Kilométriques en Garde Partagée
En situation de garde partagée, où une assistante maternelle garde les enfants de plusieurs familles, la répartition des frais kilométriques doit être clairement définie. En général, chaque famille doit prendre en charge une quote-part des frais, proportionnelle au nombre d'enfants transportés, SAUF si des déplacements sont demandés par une seule des deux familles.
Exemple :
Si une assistante maternelle transporte les enfants de deux familles pour une sortie au RAM, les frais kilométriques seront divisés par deux, chaque famille prenant en charge la moitié. Cependant, si un déplacement spécifique est demandé par une seule famille (par exemple, aller chercher l'aîné à l'école), cette famille devra assumer l'intégralité des frais kilométriques pour ce trajet.
Modalités de Versement et Justification
Les indemnités kilométriques doivent être versées mensuellement à l'assistante maternelle, en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus. Il est important de ne pas verser ces indemnités de manière forfaitaire, car cela pourrait être requalifié en salaire par l'URSSAF.
Pour justifier les remboursements en cas de contrôle de l'URSSAF, il est essentiel de :
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- Indiquer clairement le montant des indemnités kilométriques sur la fiche de paie de l'assistante maternelle.
- Conserver une trace des trajets effectués, en précisant la date, le motif, le nombre de kilomètres parcourus et les enfants transportés.
- Noter dans le contrat de travail le kilométrage des principaux trajets effectués régulièrement (par exemple, maison-école, domicile-centre sportif).
L'employeur peut utiliser des outils de cartographie en ligne (tels que Google Maps ou Viamichelin) pour déterminer avec précision le kilométrage des trajets.
Incidence Fiscale et Déductibilité
Les indemnités kilométriques versées à l'assistante maternelle ne sont pas considérées comme un revenu imposable pour celle-ci, dans la limite du barème fiscal. Pour l'employeur, ces indemnités peuvent être déductibles dans le cadre du crédit d'impôt pour frais de garde d'enfants de moins de 6 ans, sous certaines conditions.
Autres Indemnités à Prendre en Compte
Outre les indemnités kilométriques, d'autres indemnités peuvent être dues à l'assistante maternelle, notamment :
- Indemnité d'entretien : Cette indemnité est destinée à couvrir les frais liés à l'accueil de l'enfant, tels que les jeux, le matériel de puériculture, et la consommation d'eau, d'électricité et de chauffage. Le montant minimal de cette indemnité est fixé par la convention collective. L'indemnité prévue par la convention collective est au moins égale à 3,83 € par enfant et pour une journée de 9 heures. Son montant varie en fonction de la durée d'accueil. Mais il ne peut pas être inférieur à 2,65 €.
- Indemnité de repas : Si l'assistante maternelle fournit les repas pour l'enfant, l'employeur doit verser une indemnité de repas. Le montant de cette indemnité est déterminé d'un commun accord entre les parties et doit être précisé dans le contrat de travail.
Salaire et Mensualisation
Le salaire de l'assistante maternelle est obligatoirement mensualisé, quel que soit le nombre d'heures de travail par semaine et le nombre de semaines de travail dans l'année. La mensualisation permet de verser un salaire régulier à l'assistante maternelle. Elle ne s'applique pas en cas d'accueil occasionnel.
- Accueil régulier sur 52 semaines : Le salaire de base se calcule de la manière suivante :
- Nombre d'heures de travail par semaine × 52 semaines / 12 mois = nombre d'heures de travail lissées par mois
- Nombre d'heures de travail lissées par mois × salaire horaire brut = salaire de base mensualisé.
- Accueil régulier sur 46 semaines ou moins : Le salaire de base se calcule de la manière suivante :
- Nombre d'heures de travail par semaine × nombre de semaines programmées / 12 mois = nombre d'heures de travail lissées par mois
- Nombre d'heures de travail lissées par mois × salaire horaire brut = salaire de base mensualisé.Une régularisation prévisionnelle est réalisée chaque année à la date anniversaire du contrat du travail. Cette régularisation se calcule en comparant les salaires mensualisés qui ont été versés avec les salaires qui auraient été payés sur la base des heures réellement effectuées. Cette régularisation prévisionnelle est établie par un écrit signé par les parties. Mais aucune somme n’est réglée à ce stade.À la fin du contrat de travail, les sommes restant dues au titre de la régularisation sont déclarées et font l'objet d'un règlement.
- Accueil occasionnel : Quand l'accueil est occasionnel, le salaire n'est pas mensualisé. Il se calcule de la manière suivante :Salaire brut à verser = salaire horaire brut × nombre d'heures d'accueil effectuées au cours du mois
Absences et Jours Fériés
La rémunération de l'assistante maternelle peut être affectée par les absences, qu'elles soient dues à l'enfant ou à l'assistante maternelle elle-même.
- Absence de l'enfant : Les courtes absences pour maladie, consécutives ou non, ne sont pas rémunérées dans la limite de 5 jours par an. L’absence pour maladie ou hospitalisation qui dure 14 jours calendaires consécutifs n’est pas rémunérée. Les jours d'accueil prévus au contrat, mais non effectués du fait de l'absence de l'enfant, sont rémunérés (garde de l'enfant par ses grands-parents par exemple).
- Absence de l'assistante maternelle : La rémunération versée par l'employeur peut être réduite en cas d'absence de l'assistante maternelle, par exemple en cas d'arrêt de travail pour maladie ou de congé sans solde.
- Jours fériés : La réglementation diffère selon que le jour férié est le 1er mai ou un autre jour férié. Le travail de ce jour doit être exceptionnel. Dans ce cas, l'assistante maternelle a le droit au doublement de sa rémunération. Les autres jours fériés peuvent être chômés ou travaillés. Les jours fériés chômés tombant un jour habituellement travaillé ouvrent droit au maintien de la rémunération sous conditions. Les heures d'accueil de l'enfant sont rémunérées avec une majoration de 10 %.
Congés Payés
La période de référence court du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. La rémunération brute des congés est égale :
- Soit à la rémunération brute que le salarié aurait perçue pour une durée de travail égale à celle du congé payé, hors indemnités (entretien, nourriture…)
- Soit au 1/10e de la rémunération totale brute (y compris celle versée pour les congés payés pris sur la période de référence) perçue par le salarié au cours de l'année de référence. Ce calcul ne tient pas compte des indemnités (entretien, nourriture…).
L'employeur doit appliquer le calcul le plus avantageux pour l'assistante maternelle.
Le moment où sont indemnisés les congés payés diffèrent selon que l'accueil s'effectue sur 52 semaines ou non :
- Accueil s'effectuant sur 52 semaines : Les congés sont rémunérés lorsqu'ils sont pris. La rémunération due pour les congés payés remplace le salaire de base.
- Accueil s'effectuant sur 46 semaines ou moins : La rémunération due pour les congés payés pour l'année de référence s'ajoute au salaire mensuel brut de base. Le montant de l’indemnité de congés payés est calculé au 31 mai de chaque année.
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