Comment Envoyer un Dossier Trop Volumineux par Mail Facilement et Rapidement !

Il est fréquent de rencontrer des difficultés lors de l'envoi de fichiers volumineux par e-mail, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles. Les services de messagerie électronique imposent souvent des limites de taille de pièces jointes, généralement autour de 25 Mo, ce qui peut être contraignant pour l'envoi de dossiers professionnels, vidéos ou photos de haute qualité. Heureusement, il existe plusieurs solutions pour contourner ces limitations et transférer efficacement des fichiers de grande taille.

Comprendre les limites des messageries traditionnelles

Les systèmes de messagerie bloquent régulièrement l'envoi de fichiers trop volumineux pour éviter de surcharger les serveurs dédiés aux courriers électroniques. Cette limitation protège les serveurs et assure un fonctionnement optimal pour tous les utilisateurs. Tenter d'envoyer des fichiers volumineux par l'intermédiaire d'Outlook et d'autres clients de messagerie électronique peut s'avérer frustrant et chronophage.

Par exemple, la taille des fichiers Outlook est limitée par défaut à 100 Mo. La limite par défaut de la taille combinée des fichiers pour les comptes de messagerie Internet, tels que Outlook, est de 20 mégaoctets (Mo), mais la limite par défaut de la taille combinée des fichiers pour les comptes Exchange (messagerie professionnelle) est de 10 mégaoctets (Mo).

Solutions de compression de fichiers

Une première approche consiste à réduire la taille des fichiers avant de les envoyer. Il est possible de compresser des fichiers PDF, des images (JPG, PNG), des fichiers audio ou vidéo à l'aide d'outils en ligne gratuits tels qu'Adobe Acrobat, iLovePDF, iLoveIMG, CompressJPEG, FreeConvert ou Smallpdf. La méthode est simple : il suffit de glisser-déposer le fichier, de sélectionner le niveau de compression souhaité et de télécharger la version compressée. Cette technique permet de réduire significativement la taille des fichiers tout en conservant une qualité acceptable.

Services de stockage en ligne et de partage de fichiers

Une autre solution consiste à utiliser des services de stockage en ligne (cloud computing) tels que Dropbox, NordLocker, OneDrive, iCloud ou Google Drive. Ces services offrent un espace de stockage gratuit limité (de 2 Go à 15 Go selon le service) et permettent de partager l'accès aux fichiers stockés en ligne via une option "Partager". Il suffit de télécharger le fichier volumineux sur le service de stockage en ligne, puis d'envoyer un lien de partage au destinataire.

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Google Drive offre un service de stockage cloud gratuit, illimité dans la durée. Il est donc nécessaire de procéder à une inscription pour bénéficier de ces services.

Envoyer des fichiers volumineux via OneDrive

OneDrive est une option viable pour envoyer des fichiers volumineux, car il s'agit d'une option de stockage en nuage populaire proposée par Microsoft. Pour rappel, si vous disposez d'un compte Outlook gratuit, vous bénéficiez automatiquement de 15 Go d'espace de stockage sur votre OneDrive.

Il est possible d'obtenir plus de capacité en souscrivant à un plan, avec un maximum de 1 To d'espace de stockage mis à votre disposition. Les utilisateurs d'Outlook qui doivent transmettre des fichiers volumineux peuvent utiliser OneDrive comme alternative pratique. Notez que vous devez d'abord enregistrer votre fichier sur OneDrive for Business avant de pouvoir le partager avec quelqu'un d'autre.

Il est possible de partager un fichier avec d'autres coéquipiers à condition qu'ils soient connectés au compte Office 365 de leur entreprise. Ils pourront alors consulter le document à l'aide de n'importe quel lien que vous leur fournirez.

Il convient également de noter que, puisque vous avez partagé l'élément avec n'importe qui dans votre organisation, il apparaîtra dans le OneDrive de chacun sous le dossier Partagé > Partagé avec moi. Par conséquent, tous les membres de l'organisation pourront accéder au fichier quel que soit l'endroit où il apparaît dans l'environnement Office 365, par exemple si quelqu'un le recherche.

Comment envoyer des fichiers volumineux dans Outlook, étape par étape en utilisant OneDrive :

Rendez-vous sur le site web OneDrive et connectez-vous à l'aide des informations de votre compte Microsoft (ou de votre compte professionnel ou scolaire).
Cliquez sur le cercle dans le coin supérieur droit de l'élément que vous souhaitez partager pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Après avoir accédé à l'interface OneDrive, vous aurez la possibilité de télécharger un nouveau fichier ou dossier sur votre compte.
Sélectionnez l'option de téléchargement de fichiers. Le bouton Partager se trouve en haut de chaque page du site web. Bien que vous puissiez télécharger un dossier entier de fichiers dans ce cas, vous voudrez probablement utiliser l'onglet "Fichier" dans ce cas. Un cycle de téléchargement de fichiers commencera sur OneDrive. En fonction de la qualité de votre connexion internet et de la taille des fichiers, le processus de téléchargement peut durer de quelques minutes à quelques heures.
Indiquez si vous souhaitez que les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier soient autorisées à le modifier ou non en cliquant sur le symbole du crayon et en sélectionnant Modifier ou Afficher. Les personnes qui ont accès au fichier ou au dossier recevront un courriel contenant un lien vers celui-ci. Dès que vous serez informé que le document a été vu par le destinataire prévu, vous recevrez un courriel de confirmation. Si vous souhaitez permettre à d'autres personnes de modifier le fichier une fois qu'il a été publié, indiquez si elles peuvent le faire. Modifiez les autorisations et déterminez ce que vous voulez faire avec le fichier que vous venez de partager en cliquant sur le bouton Modifier les autorisations. Joignez des fichiers comme vous le feriez normalement dans Outlook, puis cliquez sur Envoyer.

Par période de 24 heures, vous avez droit à deux sessions de transfert. Toutes les formules d'abonnement vous offrent un nombre illimité de sessions de téléchargement et vous pouvez télécharger des fichiers de toute taille, quelle qu'elle soit. En outre, il n'y a pas de restrictions de téléchargement. Sélectionnez un fichier ou un dossierChoisissez les fichiers que vous souhaitez télécharger à partir du disque dur de votre ordinateur. Vous pouvez également glisser-déposer vos fichiers. Vous pouvez choisir de soumettre l'adresse électronique des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager les fichiers.

Vos fichiers sont en sécurité car ils sont protégés par un système de cryptage de bout en bout et un système d'hébergement de fichiers sécurisé.

Plateformes de transfert de fichiers volumineux

Plusieurs plateformes se sont spécialisées dans l'envoi de fichiers volumineux. Ces services offrent généralement une interface simple et intuitive pour transférer des fichiers de grande taille sans nécessiter d'inscription (dans la plupart des cas pour les envois de base). Voici quelques exemples de plateformes populaires :

WeTransfer est une référence en la matière. La version gratuite permet d'envoyer des fichiers jusqu'à 2 Go. Attention toutefois : ces derniers sont actifs 7 jours.
TransferNow est une solution française qui permet d’envoyer gratuitement des fichiers volumineux en ligne jusqu’à 5 Go, sans inscription obligatoire, sans file d’attente et sans validation par code. Parmi les fonctionnalités avancées : protection par mot de passe, personnalisation du message, notifications de téléchargement, et date d’expiration ajustable. Les fichiers sont disponibles jusqu'à 365 jours avant d'être automatiquement et définitivement supprimés de leurs serveurs.
- Fonctionnalités de TransferNow :
  - Suivi des fichiers envoyés et gestion des transferts.
  - Offre multi-utilisateurs pour les entreprises.
  - Intégration d'un widget TransferNow sur un site web pour recevoir des fichiers.
  - Chiffrement des fichiers stockés avec l'algorithme AES-256.
  - Analyse anti-virus préventive contre les fichiers malveillants.
  - Possibilité de partager des photos et des vidéos longues en haute définition.
  - Prévisualisation et streaming des fichiers pour les utilisateurs.
  - Utilisation d'un carnet d'adresses pour faciliter l'envoi de fichiers récurrents.
  - Authentification unique SSO avec Microsoft Entra ID ou Google Workspace.
  - TransferNow API pour automatiser les transferts et les uploads.
Smash est une solution française pour envoyer des fichiers volumineux en ligne, sans limite de taille et gratuitement. Basé à Lyon, ce service réduit la vitesse de transfert des fichiers dépassant 2 Go.
SwissTransfer, lancé par l’hébergeur suisse Infomaniak, est une solution gratuite et sécurisée pour envoyer des fichiers volumineux jusqu’à 50 Go. Les fichiers sont stockés en Suisse, garantissant ainsi la confidentialité des données. Le délai de téléchargement peut atteindre 30 jours maximum et est personnalisable.
Grosfichiers est une plateforme capable de transmettre des fichiers volumineux à un ou plusieurs destinataires.
Send Anywhere permet de transmettre des messages avec des pièces jointes volumineuses jusqu'à 10 Go. Transférez vos fichiers jusqu'à 10 Go, gratuitement et sans inscription.
SendBox est un outil sécurisé qui permet d’envoyer des fichiers de 3 Go, sans inscription préalable.
pCloud Transfer permet de transférer des fichiers lourds jusqu’à 5 GB sans inscription. Les partages sont sécurisés par un mot de passe. Il propose notamment l’option intéressante de supprimer les fichiers envoyés après le premier téléchargement.
BlueFiles se présente comme la solution de transfert de fichiers la plus sécurisée, grâce à un chiffrement de bout en bout.

Importance d'une bonne connexion internet

L'envoi de fichiers volumineux nécessite une bonne connexion internet pour éviter de longues attentes. Une connexion fibre optique offre un débit beaucoup plus rapide qu'une connexion haut débit ADSL, ce qui permet de télécharger et d'envoyer des fichiers volumineux plus rapidement. La fibre optique permet d'atteindre un débit allant jusqu'à 1 Gb/s contre seulement 20 Mb/s pour une connexion haut débit ADSL par exemple. De ce fait, la fibre offre un plus grand confort de navigation sur internet en limitant la durée d'attente de chargement des pages web. Le téléchargement de vos fichiers même les plus lourds est également beaucoup plus rapide, voire instantané, grâce à la fibre.

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