Le rôle de collaborateur dirigeant au sein des PME/PMI est crucial pour le bon fonctionnement et la croissance de ces structures. Ce professionnel polyvalent, souvent appelé assistant de gestion, assistant manager ou office manager, est un véritable bras droit du dirigeant. Explorons en détail ce métier aux multiples facettes.
Introduction
L'assistant de gestion PME/PMI est un métier dynamique et relationnel, où la discrétion et des compétences transversales sont essentielles. Il se distingue du simple secrétariat par sa participation aux prises de décisions et son implication dans des sujets stratégiques.
Missions Principales de l'Assistant de Gestion PME/PMI
Les missions de l'assistant de gestion sont vastes et varient selon la structure et le secteur d'activité de l'entreprise. Elles s'articulent généralement autour de trois axes principaux :
Travaux Administratifs Généraux et de Secrétariat
- Gérer les emplois du temps (réunions, plannings, agendas).
- Organiser les rendez-vous, les missions, les déplacements et voyages.
- Gérer le courrier.
- Préparer les dossiers du dirigeant et les documents administratifs, assurer l'archivage des dossiers.
- Prendre en charge la gestion administrative du personnel (suivi des congés, absences, mise à jour des dossiers personnels, respect de la législation du travail).
- Assurer la bonne circulation de l’information à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise.
- Gérer l'accueil physique et téléphonique.
- Assurer le suivi de la documentation, des fichiers clients et des actions de promotion relatives aux produits ou services de l’entreprise.
Gestion Comptable
- Participer à la gestion financière de l'entreprise (gestion de la trésorerie, comptabilité, parfois la paie).
- Effectuer les déclarations fiscales et sociales de la PME.
- Assurer le suivi des relations avec les banques, les services fiscaux et les organismes sociaux.
- Gérer les opérations courantes liées à la trésorerie de l’entreprise.
Gestion Commerciale et Relation Client
- Gérer les stocks et l'approvisionnement, le suivi et l'acheminement des marchandises et des livraisons.
- Prendre en charge l'administration des ventes.
- Accueillir et conseiller la clientèle.
- Participer à la stratégie commerciale de la PME/PMI, en élaborant et mettant en œuvre des actions commerciales ou marketing.
- Participer à l’élaboration et au lancement des actions commerciales et marketing menées par l’entreprise (études de marché, enquêtes clients, présentations interne et analyse de la concurrence).
L'assistant de gestion va plus loin qu'un simple secrétaire. Ses missions s'articulent souvent autour de prises de décision, étant en contact quotidien avec la Direction. Il peut ainsi être impliqué dans des sujets tels que les questions de personnel, les nominations, la rémunération et la stratégie de l'entreprise.
Qualités et Compétences Requises
Pour réussir dans ce métier, certaines qualités et compétences sont indispensables :
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- Polyvalence: L'assistant de gestion doit être capable de gérer des tâches variées et de s'adapter à différentes situations.
- Connaissance de l'entreprise: Une connaissance approfondie de l'entreprise, de son secteur d'activité et de son fonctionnement est essentielle.
- Organisation et rigueur: La capacité à s'organiser, à prioriser les tâches et à respecter les délais est primordiale.
- Sens des responsabilités et initiative: L'assistant de gestion doit être capable de prendre des initiatives et d'assumer ses responsabilités.
- Réactivité et sang-froid: Il est important de savoir réagir rapidement face aux imprévus et de garder son calme en situation de stress.
- Excellentes capacités relationnelles: Le métier implique de nombreuses interactions avec la direction, les salariés, les fournisseurs et les clients.
- Maîtrise des outils bureautiques: Une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation) est indispensable.
- Aisance téléphonique: La capacité à communiquer efficacement au téléphone est importante pour gérer les appels et les contacts avec les interlocuteurs externes.
- Pratique de l'anglais: La pratique de l'anglais est de plus en plus indispensable, surtout si l'entreprise travaille à l'international.
Formation
De nombreuses formations permettent d'accéder au métier d'assistant de gestion, allant du niveau BAC+2 à BAC+5 :
- BTS gestion de la PME (GPME).
- BTS MCO - management commercial opérationnel (ex BTS MUC).
- BTS support à l’action managériale (ex BTS assistant de manager).
- BTS commerce International.
- BTS CGO Comptabilité et Gestion des Organisations.
- Licence pro Métiers de la GRH.
- Licence Pro Métiers de la gestion et de la comptabilité.
- Diplôme d'école de commerce.
- Master pro en management.
- BUT en gestion des entreprises et des administrations.
Certaines de ces formations peuvent être effectuées en alternance ou en apprentissage, ce qui permet d'acquérir une expérience professionnelle significative tout en étudiant. Le BTS SAM reste axé sur l’assistanat d’un dirigeant.
Salaire
Le salaire d'un assistant de gestion varie en fonction de l'étendue des missions, de l'expérience et du type d'entreprise.
- Un junior (ou débutant) peut gagner en moyenne entre 26 000 € et 32 000 € bruts par an. En tant que junior dans ce secteur, un assistant de gestion PME/PMI gagne en moyenne 20 000 à 25 000 euros brut par an.
- Pour les collaborateurs les plus expérimentés, le salaire peut monter jusqu'à 50 000 € bruts/an voire plus, notamment si la société travaille à l'international.
Évolutions de Carrière
Les perspectives de carrière pour un assistant de gestion sont nombreuses et intéressantes. Après plusieurs années d'expérience, il est possible d'évoluer vers des postes à plus hautes responsabilités, tels que :
- Office Manager.
- Responsable administratif et financier.
- Secrétaire général.
- Diriger les services généraux.
- Postes d'encadrement.
Une expérience préalable en tant que secrétaire peut faciliter l'accès à certaines fonctions dans l'entreprise.
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Le Métier d'Office Manager
Le métier d'office manager est souvent considéré comme une évolution naturelle du poste d'assistant de gestion. L'office manager représente l'entreprise dans sa globalité et allège la charge des dirigeants en assurant des fonctions administratives, financières, logistiques et parfois RH. Il est en relation avec son supérieur hiérarchique, généralement le dirigeant d'entreprise ou le directeur général. On lui confie des tâches d’ordre administratif et organisationnel, des opérations de trésorerie, la gestion des services généraux, des plannings et des rendez-vous.
Missions de l'Office Manager
Les missions d'un office manager sont diverses et variées, allant de la gestion de projets à la comptabilité, en passant par les tâches d'assistanat. On peut citer :
- La planification des événements professionnels, rendez-vous et réunions.
- Le suivi du budget et de la trésorerie de la société.
- La gestion des flux de communication en interne, comme en externe.
- L’encadrement des services généraux.
- La réception des appels téléphoniques ou le traitement des correspondances.
- Assurer une collaboration transversale entre les différents services.
Environnement de Travail de l'Office Manager
Le métier d'office manager s'exerce généralement dans de petites structures (TPE et PME), où ses qualités polyvalentes sont particulièrement appréciées.
Qualités et Compétences de l'Office Manager
Outre les qualités et compétences requises pour le poste d'assistant de gestion, l'office manager doit posséder un sens du leadership, des capacités d'encadrement, des qualités de diplomate et de négociateur. La maîtrise des outils de bureautique et la connaissance de l'anglais ou d'une autre langue étrangère sont également des atouts importants.
Formation pour Devenir Office Manager
Bien qu'il n'existe pas de diplôme spécifique pour devenir office manager, il est conseillé de se tourner vers le secteur du secrétariat, de la gestion d'entreprise, du management, voire des ressources humaines. Un niveau bac+2 à bac+3 est généralement requis.
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Le Rôle du Dirigeant de PME/PMI
Le Responsable PME (Petite ou Moyenne Entreprise), également appelé Directeur PME ou Gérant, a la charge de définir l’orientation stratégique la plus pertinente pour la structure qu’il dirige. Il détermine les modalités de fonctionnement à suivre au sein de la structure, en utilisant divers leviers (humains, commerciaux, techniques). Son rôle est avant tout de veiller à la pérennité de l’entreprise. En tant que dirigeant, il doit également assurer le suivi et analyser les résultats de l’entreprise, sans oublier les données générées grâce à l’activité. Sa vision stratégique lui permet de donner des axes d’amélioration à ses équipes.
Missions du Dirigeant de PME/PMI
Au quotidien, le dirigeant de PME/PMI gère une structure dans ses différentes dimensions (techniques, humaines et commerciales) et organise l'activité dans un objectif de rentabilité économique ou selon les missions fixées par les pouvoirs publics. Il supervise la gestion des ressources humaines, les moyens budgétaires et matériels, et l'ensemble de la stratégie. Il suit et analyse les données d'activité et propose des axes d'évolution.
Compétences du Dirigeant de PME/PMI
Ce dirigeant maîtrise la gestion économique et financière, la conduite de projet, la législation sociale, ainsi que les techniques de communication, de management et la gestion comptable et administrative.
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