L'assistant de gestion joue un rôle crucial au sein des Petites et Moyennes Entreprises (PME) et des Petites et Moyennes Industries (PMI). Ce collaborateur polyvalent est le bras droit du chef d'entreprise, assurant une gestion administrative efficace et contribuant au bon fonctionnement de l'organisation. Cet article explore en profondeur les facettes de ce métier, de la préparation à l'entretien d'embauche aux perspectives d'évolution de carrière, en passant par les compétences clés et les formations recommandées.
Rôle et Missions de l'Assistant de Gestion en PME/PMI
L'assistant de gestion en PME/PMI est un collaborateur multitâche dont les fonctions se caractérisent par une forte polyvalence à dominante administrative. Il exerce ses fonctions auprès du chef d'entreprise ou d'un cadre dirigeant, assurant un rôle d'interface dans les relations internes et externes de l'entreprise. Ses missions couvrent l'ensemble des responsabilités du chef d'entreprise, de la gestion comptable au positionnement commercial de la société.
Diversité des Tâches
L'assistant de gestion est impliqué dans de nombreuses tâches variées, allant de la gestion administrative à la communication interne de l'entreprise, en passant par la relance de factures. Il peut être amené à :
- Répondre au téléphone et au courrier
- Préparer et classer les dossiers
- Passer des commandes aux fournisseurs
- Préparer les déclarations de TVA
- Assurer la relance de factures
- Favoriser la communication dans l'entreprise
- Organiser les réunions
- Gérer les déplacements des collaborateurs
Un Pilier Central
L'assistant de gestion occupe un poste stratégique et important au sein de la PME/PMI. Véritable conseiller du chef d'entreprise, il assure un rôle d'alerte et de soutien en signalant les opportunités et les risques pour l'établissement. Il est l'interlocuteur privilégié du chef d'entreprise, assurant un soutien quotidien dans une multitude de tâches.
Autonomie et Communication
L'assistant de gestion est autonome dans l'exécution de ses missions. Il développe des savoir-faire dans le domaine de la communication écrite et orale, étant capable d'utiliser une langue étrangère tant à l'écrit qu'à l'oral, en raison de l'internationalisation des marchés des entreprises.
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Préparation à l'Entretien d'Embauche
L'entretien d'embauche est une étape cruciale dans la recherche d'emploi. Pour un jeune aspirant à l'alternance, il peut représenter l'inconnu. Voici quelques conseils pour se préparer au mieux :
Valoriser son Potentiel
Il est important de se rappeler que l'entreprise s'intéresse au candidat pour sa motivation, son dynamisme, sa capacité d'adaptation et son envie d'évoluer, et non pour ses compétences (maigres). La plupart des ficelles du métier seront apprises auprès du tuteur ou du maître de stage.
Préparation du CV et de la Lettre de Motivation
Le CV et la lettre de motivation sont les premiers supports de communication avec l'entreprise. Ils doivent être soignés et adaptés à l'offre d'emploi. Il est conseillé de :
- Décrire les principales tâches réalisées lors des expériences précédentes, même si elles sont courtes.
- Mettre en avant ses qualités et ses défauts de manière honnête et constructive.
- Soigner sa présentation et son orthographe.
Simulation d'Entretien
Il est utile de simuler un entretien avec un proche ou un professionnel pour se familiariser avec les questions fréquemment posées et s'entraîner à y répondre de manière claire et concise.
Attitude le Jour J
Le jour de l'entretien, il est important d'arriver à l'heure, de soigner sa présentation et d'adopter une attitude positive et confiante. Une fois dans le bureau, il faut attendre que l'on vous invite à vous asseoir.
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Suivi de l'Entretien
Il est conseillé de faire suivre son courrier en téléphonant une à deux semaines après l'avoir envoyé.
Compétences Clés de l'Assistant de Gestion
Pour mener à bien les nombreuses missions qui lui sont confiées, l'assistant de gestion doit posséder un certain nombre de compétences clés :
Polyvalence et Organisation
L'assistant de gestion se définit comme un collaborateur multitâche. Il doit être capable de faire preuve de polyvalence et d'organisation pour gérer efficacement les situations de tous types, anticiper les besoins et réagir rapidement.
Compétences Relationnelles
Le métier d'assistant de gestion est avant tout un poste de coordination, exigeant d'excellentes compétences relationnelles pour interagir avec la direction, les salariés, les fournisseurs, ou encore les clients. Il doit cultiver un excellent relationnel avec ses collègues de travail.
Connaissance de l'Entreprise
La connaissance approfondie de l'entreprise est une exigence fondamentale pour l'assistant de gestion. Il doit être en mesure de prendre des initiatives et de faire preuve d'un sens des responsabilités accru, car il est impliqué dans de nombreuses tâches.
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Maîtrise des Outils Informatiques
La connaissance d'autres logiciels spécifiques, comme SAP ou des outils de gestion de base de données, est souvent requise pour l'administration des ventes.
Formation et Parcours Professionnel
Différentes formations sont accessibles pour devenir assistant de gestion. Pour occuper ce poste dans les meilleures conditions, il est conseillé d'obtenir un diplôme de niveau bac+2 ou bac+3, comme le BTS gestion de PME qui prépare spécifiquement à cette profession. Cela dit, les niveaux de formation allant de bac+2 à bac+5 sont tous acceptables.
Évolution de Carrière
Les perspectives de carrière offertes par le métier d'assistant de gestion sont multiples. En se spécialisant dans un domaine spécifique, comme le contrôle de gestion, les ressources humaines ou le commerce, il est possible d'envisager une carrière diversifiée et riche en opportunités. Il est possible d'évoluer vers un poste d'assistant commercial ou assistant des achats, par exemple. Le poste d'assistant de gestion représente également un véritable tremplin vers des fonctions managériales plus stratégiques, en tant que directeur général ou gérant de PME.
La VAE : Une Opportunité pour l'Évolution
La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) est une voie intéressante pour obtenir un diplôme sans reprendre des études à temps plein. Elle permet de faire valider son expérience professionnelle pour obtenir un diplôme correspondant à ses compétences.
Rémunération
En début de carrière, le salaire moyen pour un poste d'assistant de gestion se situe généralement entre 1900 et 2500 € brut par mois, soit 21 000 à 30 000 € brut par an. Le secteur d'activité de l'entreprise, sa localisation et les années d'expérience sont autant de facteurs pouvant influencer le salaire d'un assistant de gestion. Si vous travaillez pour une grande entreprise, vous pouvez bénéficier de certains avantages, tels que les primes d'intéressement. Si vous évoluez dans une entreprise internationale, il est fort probable que votre rémunération soit plus attractive. Vous aurez également la possibilité de négocier votre salaire en fonction de la formation que vous avez suivie au préalable.
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