La gestion d'une auto-entreprise, bien que simplifiée, implique le respect de certaines obligations essentielles. Parmi celles-ci, la déclaration du chiffre d’affaires (CA) occupe une place centrale. Cet article détaille les obligations trimestrielles de l'auto-entrepreneur en matière de déclaration de chiffre d'affaires, en abordant les aspects suivants : périodicité, échéances, procédures, erreurs à éviter, et les conséquences du non-respect de ces obligations.
Introduction
Le statut d'auto-entrepreneur (désormais micro-entrepreneur) offre une voie simplifiée pour se lancer dans l'entrepreneuriat. Toutefois, cette simplicité ne doit pas occulter les obligations légales auxquelles sont soumis les micro-entrepreneurs, notamment en matière de déclaration et de paiement des cotisations sociales. La déclaration régulière du chiffre d'affaires est impérative pour le calcul et le paiement des taxes et cotisations, assurant ainsi la conformité de l'activité avec la réglementation en vigueur.
La déclaration du chiffre d’affaires : une obligation incontournable
Déclarer son chiffre d’affaires est une obligation incontournable pour tout micro-entrepreneur, car c’est sur cette base que l’Urssaf calcule vos cotisations sociales et éventuelles taxes.
Périodicité de la déclaration
Lors de l'enregistrement de votre auto-entreprise, vous devez choisir entre une déclaration mensuelle ou trimestrielle de votre chiffre d'affaires. Cette option est reconduite automatiquement chaque année, offrant une flexibilité adaptée à la gestion de votre activité.
- Déclaration mensuelle : Les échéances sont fixées au dernier jour du mois.
- Déclaration trimestrielle : Les échéances sont fixées aux 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier, avant midi.
Si vous souhaitez modifier cette périodicité, il est impératif d'en faire la demande auprès de votre centre des formalités des entreprises (CFE) avant le 31 octobre pour une prise en compte à partir de janvier de l’année suivante.
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Quand effectuer sa première déclaration ?
Vous disposez d’un délai de 3 mois maximum (à compter de la date de début de votre activité) pour faire votre première déclaration de chiffre d’affaires. Toutefois, vous avez accès au formulaire de déclaration dès que vous avez reçu le document attestant de votre affiliation à l’Urssaf. Libre à vous de faire votre déclaration avant 90 jours. Durant cette période, votre déclaration reste modifiable (uniquement si vous avez opté pour le prélèvement SEPA).
Exemple, vous débutez votre activité le 1er février :
- Si vous avez opté pour la déclaration mensuelle, vous devrez faire votre déclaration en juin, au plus tard le 30 du mois.
- Si vous avez opté pour la déclaration trimestrielle, vous devrez faire votre déclaration en juillet, au plus tard le 31 du mois.
Calendrier des déclarations trimestrielles
Une fois la première déclaration effectuée, il est essentiel de respecter un calendrier régulier pour les déclarations suivantes. Si vous avez opté pour la déclaration trimestrielle, voici les échéances à respecter :
- 31 janvier : Déclaration du chiffre d’affaires encaissé en octobre, novembre et décembre.
- 30 avril : Déclaration du chiffre d’affaires encaissé en janvier, février et mars.
- 31 juillet : Déclaration du chiffre d’affaires encaissé en avril, mai et juin.
- 31 octobre : Déclaration du chiffre d’affaires encaissé en juillet, août et septembre.
Que votre périodicité soit mensuelle ou trimestrielle, la date butoir est fixée au dernier jour du mois de déclaration, avant midi.
Déclaration obligatoire même en l'absence de revenus
Même en l’absence de revenus, il est impératif de déclarer « 0 » sous peine de pénalités. Dès lors que votre auto-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées HT (et non facturées).
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Procédures de déclaration en ligne
La démarche s’effectue exclusivement en ligne via le site ou l’application mobile de l’Urssaf.
Étape 1 : Accéder à votre compte
Pour déclarer votre chiffre d’affaires en ligne, vous devez au préalable avoir créé un compte sur www.autoentrepreneur.urssaf.fr. Vous pouvez le faire dès que vous avez obtenu votre numéro de SIRET. Vous pouvez également faire la démarche sur l’application mobile Autoentrepreneur Urssaf. Une fois l’application lancée, la page Identification apparaît : cliquer sur la rubrique “S’inscrire”.
La connexion se fait en cliquant sur « Mon compte » puis « Je n'ai pas encore de compte » s'il s'agit de votre première connexion.
Dans ce cas, votre SIRET et votre numéro de sécurité sociale vous sont demandés. C’est ici que vous indiquez le montant de votre chiffre d’affaires, même si celui-ci est nul, dans la ou les cases correspondantes. En cas d’activité mixte, pensez à répartir les sommes encaissées.
Étape 2 : Saisie du chiffre d’affaires
C'est votre première déclaration ? Votre cas est particulier comme on vous le disait précédemment. Vous disposez en effet d’un délai maximum de 90 jours entre le début de votre activité et votre première déclaration. Vient ensuite le calcul du montant de vos cotisations sociales. Pas besoin de sortir votre calculette : l'Urssaf fait le calcul à votre place et indique les sommes automatiquement. À ce stade, il ne vous reste qu'à cliquer sur « Valider ». Rien de plus simple ! Ensuite, la question « Êtes-vous certain de vouloir valider cette déclaration ? » apparaît à l'écran. Après y avoir répondu, vous avez presque fini : votre déclaration est enregistrée ! Un accusé de réception apparaît à l’écran. Vous pouvez même l’imprimer si vous le souhaitez, il vous suffit alors de cliquer sur « Télécharger un justificatif » après avoir fermé le message. Vous pourrez également retrouver ce document (utile pour vos échanges avec France Travail par exemple) dans l’onglet Mes Documents.
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Étape 3 : Effectuer le paiement
Il ne vous reste plus qu'une dernière étape pour finaliser votre déclaration de chiffre d’affaires : le paiement ! Deux choix s'offrent à vous : utiliser votre carte bancaire ou le télépaiement (prélèvement SEPA). En utilisant le mode de paiement par mandat SEPA, vous n’êtes prélevé qu’à l’issue de la date d’exigibilité de l’échéance. Après avoir sélectionné « Payer via ce mandat », votre paiement est validé !
Taux de cotisations et taxes
La déclaration de votre chiffre d’affaires entraîne le calcul de plusieurs cotisations et taxes :
- Les cotisations sociales, pour votre couverture sociale en cas de maladie et votre retraite.
- Les taxes pour frais de chambres consulaires (CCI et CMA), sauf pour les activités libérales
- La contribution à la formation professionnelle (CFP)
- Le versement forfaitaire libératoire si vous avez choisi cette option.
À noter que si les cotisations fiscales et sociales sont généralement indiquées sur des lignes distinctes, il peut arriver qu’elles soient regroupées sur une même ligne.
Les taux appliqués dépendent de la nature de votre activité.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
- Erreur de saisie : Vous avez fait une erreur ? Comme vous pouvez le lire ci-dessus, vous avez la possibilité de modifier votre déclaration jusqu’à la date d’exigibilité avant midi (sauf si vous payez par carte bleue). Passé ce délai, vous devrez contacter directement votre organisme.
Codes d'erreur et solutions
- « Votre demande a été faite avec des informations d'inscription non valides. » L'Urssaf n'a pas encore eu le temps d'activer la création de votre compte, probablement parce que vous venez tout juste de créer votre statut auto-entrepreneur et de recevoir votre SIRET. Il faut attendre encore une à deux semaines.
- « Selon les informations enregistrées pour votre compte, aucune déclaration n'est attendue actuellement. » Vous n'avez pas encore accès à votre déclaration car ce n'est pas le bon moment pour déclarer votre chiffre d’affaires. N'oubliez pas que vous avez jusqu’à 90 jours pour effectuer votre première déclaration de chiffre d'affaires. Rendez-vous dans votre rubrique « exigibilité » pour voir à quel moment vous devrez faire vos déclarations.
Obligations complémentaires et seuils de chiffre d'affaires
Obligations comptables
Bien que la comptabilité d'un auto-entrepreneur soit allégée, certaines obligations doivent être respectées :
- Tenue d'un livre de recettes : Ce document doit mentionner de façon chronologique toutes les sommes encaissées avec la date, le montant, le mode de paiement et l’identité du client.
- Tenue d'un registre des achats : Ce registre concerne uniquement les auto-entrepreneurs dont l’activité consiste en la vente de marchandises et fournitures à consommer sur place ou à emporter ainsi que pour les prestations de service d’hébergement.
Franchise en base de TVA
Un micro-entrepreneur bénéficie par défaut du principe de franchise de TVA. Les tarifs indiqués sur l’ensemble des factures sont donc Hors Taxe (HT). En revanche, le micro-entrepreneur doit collecter et reverser la TVA selon différents seuils de chiffre d’affaires réalisé.
Plafonds de chiffre d’affaires
Pour continuer à profiter du régime micro social, votre chiffre d'affaires doit être en dessous des seuils suivants :
- 188 700 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement (hôtels, chambres d'hôtes, gîtes ruraux classés en meublés de tourisme, meublés de tourisme)
- 77 700 € pour les activités de prestations de services et si vous exercez une profession libérale
Au delà de ces montants, vous ne pourrez plus rester dans le régime fiscal de la micro-entreprise.
Conséquences du non-respect des obligations
Si vous n’effectuez pas votre déclaration mensuelle ou trimestrielle, vous serez redevable d’une pénalité de 58 € pour chaque déclaration manquante, et ce même si votre chiffre d’affaires est nul.
Assistance et accompagnement
Si vous êtes perdu ou avez des questions quant à votre première déclaration de chiffre d’affaires, pas de panique ! Le service public d'accompagnement des entreprises peut vous aider.
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