Un plan de communication de gestion de projet robuste et réaliste est essentiel à la réussite du projet. Cet article examine les concepts de base d'un plan de communication pour la gestion de projet et fournit des exemples, des stratégies et des meilleures pratiques.
Introduction
Il existe plusieurs chemins vers la gloire des projets. Cependant, une caractéristique que tous les projets réussis ont en commun est une communication efficace et efficiente. Si les raisons de l'échec d'un projet sont nombreuses, le manque de communication de qualité est souvent le facteur le plus important. Une enquête a révélé qu'une mauvaise communication était le principal obstacle à la réussite d'un projet, même avant les changements organisationnels et le budget. C'est pourquoi un plan de communication pour la gestion de projet est si vital et fait souvent la différence entre triomphe et tragédie.
Qu'est-ce qu'un Plan de Communication de Gestion de Projet ?
Dans le cadre de la gestion de projet, un plan de gestion de la communication capture le cadre de la manière dont les communications seront traitées pendant un projet.
Fonctions et Avantages Clés
- Établir une référence standardisée centralisée : Toutes les parties prenantes peuvent consulter le plan tout au long du projet pour rationaliser les communications et réduire ou éviter la confusion et les conflits.
- Créer des attentes réalistes : Les parties prenantes doivent comprendre le moment et la manière dont les communications seront traitées (par exemple, un sponsor de projet ne doit pas s'attendre à des mises à jour quotidiennes si le plan de communication convenu établit qu'il recevra des mises à jour hebdomadaires).
- Augmenter la visibilité du projet : Les parties prenantes peuvent fournir un retour d'information, idéalement avant le lancement du projet, si elles soupçonnent un désalignement.
- Augmenter la confiance : Les parties prenantes ne s'inquiètent pas d'être "hors du coup".
- Stimuler la productivité : Les réunions deviennent plus efficaces et plus ciblées.
Processus du Plan de Gestion de la Communication du Projet
Dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK - 7th Edition), le Project Management Institute (PMI) identifie trois processus fondamentaux de la gestion de la communication de projet :
- Planifier la gestion de la communication : Élaborer une approche et un plan pour toutes les activités de communication liées à un projet, en fonction des besoins en information de chaque partie prenante, des ressources disponibles dans l'organisation et des besoins d'un projet.
- Gérer les communications : Créer, collecter, distribuer, stocker, accéder, gérer, suivre et éliminer les informations du projet.
- Surveiller les communications : S'assurer que les besoins en information des parties prenantes du projet, ainsi que du projet, sont satisfaits.
Que Contient un Plan de Communication de Projet ?
De manière générale, un plan de communication pour la gestion de projet doit répondre aux questions clés suivantes :
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- Quels sont la vision et les objectifs du plan ?
- Qui sont les parties prenantes qui recevront les diverses communications, et quels sont leurs rôles et responsabilités ?
- Quel type d'information (par ex. rapports, mises à jour, annonces, etc.) sera partagé avec les parties prenantes, et à quelle fréquence ?
- Quelles méthodes (par ex. logiciel de gestion de projet, vidéoconférence, courriel, etc.) seront utilisés pour communiquer avec les parties prenantes ?
- Comment l'efficacité du plan sera-t-elle contrôlée et mesurée ?
- Où se trouvera le plan de communication de la gestion de projet, afin qu'il puisse être référencé en conséquence ?
Chaque organisation, et dans certains cas, chaque projet au sein d'une organisation, doit élaborer un plan de communication qui s'aligne sur les besoins, les objectifs et les attentes spécifiques.
Exemples de Plans de Communication de Projet
Voici quatre exemples de plans de communication de projet très simplifiés :
- Organisé par type de communication
- Organisé par le mode de communication
- Organisé par parties prenantes
- Organisé par fréquence
Exemple 1 : Type de Communication
| Type | Méthode | Fréquence | Objectif | Chef de file | Audience |
|---|---|---|---|---|---|
| Mise à jour projet | Réunion | Quotidien | Discuter de l'état du projet et de tout problème immédiat. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Examen du projet | Réunion | Aux étapes | Évaluer les livrables, discuter des prochaines étapes. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Statut du projet | Logiciel de gestion | Hebdomadaire | Fournir des mises à jour sur l'état du projet et mettre en évidence les questions, défis, problèmes, décisions et/ou changements. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Mise à jour tâches | Logiciel de gestion | Quotidien | Fournir une progression quotidienne des tâches assignées. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Évaluation projet | Réunion | Fin du projet | Réfléchir à la performance du projet et identifier les leçons apprises. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
Exemple 2 : Méthode de Communication
| Type | Méthode | Fréquence | Objectif | Chef de file | Audience |
|---|---|---|---|---|---|
| Mise à jour projet | Réunion | Quotidien | Discuter de l'état du projet et de tout problème immédiat. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Examen du projet | Réunion | Aux étapes | Évaluer les livrables, discuter des prochaines étapes. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Évaluation projet | Réunion | Fin du projet | Réfléchir à la performance du projet et identifier les leçons apprises. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Statut du projet | Logiciel de gestion | Hebdomadaire | Fournir des mises à jour sur l'état du projet et mettre en évidence les questions, défis, problèmes, décisions et/ou changements. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Mise à jour tâches | Logiciel de gestion | Quotidien | Fournir une progression quotidienne des tâches assignées. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
Exemple 3 : Audience
| Type | Méthode | Fréquence | Objectif | Chef de file | Audience |
|---|---|---|---|---|---|
| Mise à jour projet | Réunion | Quotidien | Discuter de l'état du projet et de tout problème immédiat. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Mise à jour tâches | Logiciel de gestion | Quotidien | Fournir une progression quotidienne des tâches assignées. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Examen du projet | Réunion | Aux étapes | Évaluer les livrables, discuter des prochaines étapes. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Évaluation projet | Réunion | Fin du projet | Réfléchir à la performance du projet et identifier les leçons apprises. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Statut du projet | Logiciel de gestion | Hebdomadaire | Fournir des mises à jour sur l'état du projet et mettre en évidence les questions, défis, problèmes, décisions et/ou changements. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
Exemple 4 : Fréquence de la Communication
| Type | Méthode | Fréquence | Objectif | Chef de file | Audience |
|---|---|---|---|---|---|
| Mise à jour projet | Réunion | Quotidien | Discuter de l'état du projet et de tout problème immédiat. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Mise à jour tâches | Logiciel de gestion | Quotidien | Fournir une progression quotidienne des tâches assignées. | Chef de projet | Équipe de projet interne |
| Statut du projet | Logiciel de gestion | Hebdomadaire | Fournir des mises à jour sur l'état du projet et mettre en évidence les questions, défis, problèmes, décisions et/ou changements. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Examen du projet | Réunion | Aux étapes | Évaluer les livrables, discuter des prochaines étapes. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
| Évaluation projet | Réunion | Fin du projet | Réfléchir à la performance du projet et identifier les leçons apprises. | Chef de projet | Équipe de projet interne, PMO, sponsor projet |
Chacun de ces exemples est construit avec les mêmes données, mais organisé différemment. L'approche qui fonctionne le mieux est celle qui répond aux besoins des parties prenantes du projet, celles qui envoient les communications et celles qui les reçoivent. Certaines organisations et/ou projets fournissent également plusieurs versions d'un plan de communication de gestion de projet (par exemple, un plan organisé par audience, et un autre organisé par type).
Utilisation d'une Matrice RACIVS
Un aspect important d'un plan de communication de gestion de projet est d'identifier les rôles, les responsabilités et les exigences des différentes parties prenantes. Un outil populaire qui peut aider dans cet effort est RACIVS, qui est un acronyme qui signifie :
- Responsable : L'individu ou le groupe qui est responsable de la production d'un livrable.
- Accountable (Responsable) : La personne ou le groupe qui a la propriété d'un produit livrable et qui est responsable de son achèvement.
- Consulté : La personne ou le groupe qui sera consulté si nécessaire pendant la production d'un livrable.
- Informé : La personne ou le groupe qui sera informé des résultats finaux une fois qu'un livrable est terminé.
- Vérifie : La personne ou le groupe qui examinera un livrable et conseillera le chef de projet, le sponsor du projet ou toute autre autorité pour l'accepter ou le rejeter.
- Signs-Off (Approuve) : La personne ou le groupe qui signera officiellement un livrable.
RACIVS est un modèle polyvalent qui peut aider à déterminer qui doit être informé, de quoi et quand. Il peut aider les parties prenantes à comprendre objectivement pourquoi elles ne doivent pas nécessairement être informées de toutes les communications liées au projet. Il peut aider à identifier les parties prenantes qui devraient être ajoutées à certaines réunions ou communications, mais qui ont été oubliées dans le plan de distribution initial.
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Stratégies de Communication pour la Gestion de Projet
Voici quelques stratégies qui vous aideront à rendre la planification de la communication en matière de gestion de projet plus fluide et plus réussie :
- Envisagez d'avoir deux plans : l'un qui fournit un simple plan d'ensemble des communications, et l'autre qui représente un plan de communication plus détaillé.
- Utilisez un logiciel de gestion de projet performant qui fournit aux équipes des outils basés sur le cloud qui offrent une vue en temps réel à 360 degrés de chaque projet.
- Standardisez le processus de communication, mais soyez prêt à changer de tactique et d'approche si nécessaire.
- Maintenez le plan de communication à jour ! Un plan obsolète n'est pas seulement inutile, il est dangereux.
- Mettez en place des protocoles et des processus pour la communication d'informations sensibles.
- Soyez conscient et respectez les différences interculturelles, ainsi que les écarts de connaissances, de formation et d'expérience.
- Tenez compte du fait que certaines parties prenantes peuvent être plus confiantes et familières avec les outils de communication basés sur la technologie que d'autres.
Le Pilotage des Parties Prenantes
Le chef de projet, dans son rôle de « chef d’orchestre » de l’écosystème du projet, doit développer des compétences techniques et méthodologiques et des compétences relationnelles pour gérer les parties prenantes. Le pilotage des parties prenantes comprend plusieurs étapes indispensables :
- Identification des acteurs et des liens entre eux.
- Analyse du positionnement de chaque acteur vis-à-vis du projet: Analyse de leur degré d’implication et leurs attentes, en utilisant des matrices d’analyse ou des méthodologies comme la sociodynamique.
- Planification du management de ces parties prenantes et définition d'une stratégie pour les impliquer.
- Pilotage des parties prenantes tout au long du projet: Favoriser le développement des individus, maintenir leur efficacité et leur degré de motivation.
Le chef de projet devra s’appuyer sur un plan de communication adapté qu’il ajustera au fur et à mesure. Le pilotage des parties prenantes doit être pris comme un objectif primordial au même titre que la production du livrable du projet.
Les Bonnes Pratiques de Gestion de Projet
Plusieurs bonnes pratiques peuvent améliorer la gestion de projet, notamment :
- Définir un projet au cœur d’une vision stratégique: Comprendre et définir précisément les objectifs stratégiques de l’organisation.
- Avoir les bonnes fondations pour démarrer le projet: Mettre en place des ateliers techniques pour aborder des sujets tels que l'architecture de référence, la mise en place de la zone d’accueil sur le nouveau cloud, les blueprints et les tailles de t-shirt des machines virtuelles, l'architecture technique des applications, etc.
- Mettre en place les bons indicateurs clefs de performance (KPI): Suivre l’échéancier à haut niveau du projet, les indicateurs de tension sur le chemin critique du projet, une analyse hebdomadaire des points en cours, l’état d’avancement de chaque livrable.
- Établir un plan de communication précis et adapté au projet: Garder une vision claire du déroulement du projet et apporter le bon niveau d’information à chaque ressource sur le projet, ainsi que les sponsors exécutifs et les partenaires d’affaires.
- Analyser les risques pour faciliter le bon déroulement du projet: Identifier les divers risques, les superviser et établir un plan d’action.
L'Importance du Bilan de Projet
Il est primordial de faire un bilan pour chaque projet terminé. Cette revue projet doit comporter une réflexion sur le bilan humain afin de déterminer ce qui a bien fonctionné et les sujets d’amélioration individuels et collectifs.
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Le Plan d'Action : Un Outil Complémentaire
Un plan d’action est un document stratégique qui détaille les objectifs à atteindre, les moyens à mobiliser et les étapes à suivre pour y parvenir dans un délai défini. Il traduit la stratégie d’entreprise en actions opérationnelles concrètes, mesurables et hiérarchisées.
Les Éléments Constitutifs d'un Plan d'Action
Un plan d’action complet doit comporter plusieurs informations essentielles :
- L’objectif final et ses indicateurs de réussite.
- Les responsables de projet et les acteurs impliqués.
- Les ressources humaines, financières et matérielles mobilisées.
- Les conditions de réalisation, notamment les dépendances entre tâches ou contraintes budgétaires.
- Un calendrier précis des étapes à franchir.
- Les critères de suivi et de performance (KPI, livrables, deadlines).
Comment Faire un Plan d'Action Efficace ?
- Définir les objectifs et les indicateurs.
- Déterminer les actions à mener.
- Identifier les acteurs et les responsabilités.
- Planifier les tâches et les ressources.
- Fixer les critères de réussite.
- Construire le calendrier du plan d’action.
Mettre en Œuvre et Suivre son Plan d'Action
Pour être efficace, sa mise en œuvre doit reposer sur :
- Une communication claire entre les acteurs.
- Des réunions de suivi courtes et régulières.
- Des tableaux de bord accessibles à tous.
Le plan d’action doit évoluer en fonction des résultats obtenus et des aléas du marché.
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