Introduction
Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) Assistant de Gestion PME-PMI (Petites et Moyennes Entreprises/Petites et Moyennes Industries) est un diplôme reconnu qui ouvre les portes à des fonctions polyvalentes au sein de ces structures. Cet article explore les aspects cruciaux de ce BTS, notamment à travers des exemples concrets de mise en situation de recrutement et des conseils pour réussir une Validation des Acquis de l'Expérience (VAE). Que vous soyez un étudiant intéressé par cette voie, un professionnel souhaitant faire valider son expérience, ou un employeur à la recherche de talents, ce guide vous apportera des informations précieuses.
Le Rôle de l'Assistant de Gestion PME-PMI
Le titulaire du BTS GPME exerce ses fonctions aux côtés du dirigeant de la PME. Il est un collaborateur polyvalent qui prend en charge diverses responsabilités, allant de la gestion administrative à la gestion des ressources humaines, en passant par la comptabilité et les relations avec les clients et les fournisseurs. L'autonomie et la capacité à relever des défis quotidiens sont des qualités essentielles pour réussir dans ce rôle.
Les Missions Principales
- Relation clientèle et fournisseur: Gestion des commandes, suivi des livraisons, facturation, gestion des réclamations.
- Ressources humaines et organisation du travail: Gestion des contrats de travail, suivi des absences et des congés, organisation des plannings, participation au recrutement.
- Gestion administrative: Gestion du courrier, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus, suivi des contrats.
- Gestion comptable et financière: Suivi de la trésorerie, établissement des déclarations de TVA, préparation des bilans.
Le BTS GPME : Formation et Modalités
Le BTS GPME est une formation de deux ans qui allie des apports théoriques et pratiques. Il est accessible aux titulaires d'un baccalauréat, qu'il soit professionnel, général ou technologique. L'alternance est une voie privilégiée pour ce BTS, car elle permet d'acquérir une expérience professionnelle significative tout en suivant les cours.
L'Alternance : Un Atout Majeur
L'alternance offre un équilibre entre les connaissances théoriques acquises en cours et l'expérience pratique acquise en entreprise. Cette formule permet aux étudiants de se familiariser avec le monde du travail et de développer des compétences recherchées par les employeurs.
Les Blocs de Compétences
Le BTS GPME est structuré en blocs de compétences, qui regroupent différents modules de formation. Ces modules sont dispensés en présentiel, complétés par des ressources en e-learning et des ateliers de mise en pratique. Les apprenants réalisent également des dossiers professionnels collectifs et individuels.
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L'Évaluation
Le BTS est validé par un diplôme d'État, qui repose sur des épreuves écrites et orales, ainsi que sur des contrôles continus. Les mises en situation professionnelles, les cas pratiques et les dossiers sont autant de moyens d'évaluer les compétences acquises par les étudiants.
Mise en Situation de Recrutement: Exemples
Lors d'un recrutement pour un poste d'assistant de gestion PME-PMI, les employeurs cherchent à évaluer les compétences techniques, mais aussi les qualités personnelles des candidats. Les mises en situation sont un outil précieux pour cela. Voici quelques exemples :
Scénario 1: Gestion d'une Réclamation Client
- Situation: Un client mécontent se plaint d'un retard de livraison et exige un dédommagement.
- Consigne: Comment gérez-vous cette situation ? Quels sont les éléments à prendre en compte ?
- Objectifs: Évaluer la capacité du candidat à gérer les conflits, à communiquer efficacement et à trouver des solutions.
Scénario 2: Organisation d'une Réunion
- Situation: Le dirigeant vous demande d'organiser une réunion avec les principaux fournisseurs de l'entreprise.
- Consigne: Quelles sont les étapes à suivre pour organiser cette réunion ? Quels outils utilisez-vous ?
- Objectifs: Évaluer la capacité du candidat à organiser, à planifier et à gérer les priorités.
Scénario 3: Analyse de la Trésorerie
- Situation: Le dirigeant s'inquiète de la situation de la trésorerie et vous demande d'analyser les flux financiers des derniers mois.
- Consigne: Comment procédez-vous pour analyser la trésorerie ? Quels indicateurs suivez-vous ?
- Objectifs: Évaluer la capacité du candidat à analyser des données financières et à proposer des solutions.
Scénario 4: Gestion des Congés Payés
- Situation: Plusieurs employés souhaitent prendre leurs congés payés en même temps, ce qui risque de désorganiser le service.
- Consigne: Comment gérez-vous cette situation ? Quels critères prenez-vous en compte ?
- Objectifs: Évaluer la capacité du candidat à gérer les conflits d'intérêts, à appliquer la législation du travail et à trouver des compromis.
La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
La VAE est une voie permettant d'obtenir un diplôme, un titre ou un certificat de qualification professionnelle grâce à son expérience. Elle s'adresse aux personnes qui ont acquis des compétences professionnelles, mais qui n'ont pas de diplôme correspondant.
Les Étapes de la VAE pour le BTS GPME
- Contact avec le DAVA: La première étape consiste à contacter le DAVA (Dispositif Académique de Validation des Acquis) de votre région. Le DAVA est responsable des certifications pour les VAE du CAP au BTS.
- Réunion d'information: Vous serez généralement convié à une réunion d'information où le dispositif de la VAE vous sera présenté.
- Livret 1 (Recevabilité): Vous devrez remplir un premier livret de recevabilité, qui permet de vérifier si votre expérience correspond aux exigences du diplôme visé. Il est primordial de bien marquer l’évolution dans sa carrière et surtout le niveau du diplôme visé. Une fois ce premier livret déposé, votre demande est étudiée.
- Livret 2 (Validation): Si votre demande est recevable, vous recevrez un deuxième livret (ou dossier de validation) à remplir. Ce livret consiste à détailler toutes ses activités quotidiennes de travail et à fournir l’ensemble des pièces justifiant qu’elles sont en rapport avec le diplôme (attestation employeur, bulletins de salaire, relevé de carrière). En fonction des consignes données, vous rédigez un dossier qui détaillera l’ensemble des activités que vous avez exercées. Le but de ce livret est de prouver que vous avez acquis, grâce à vos expériences professionnelles, les compétences nécessaires pour être certifié.
- Entretien avec le jury: Une fois le livret 2 déposé, vous serez convoqué pour un oral. Cet entretien permet au jury de confirmer que vous êtes bien l'auteur du livret et vous permet d'apporter des précisions ou des informations complémentaires sur une ou plusieurs activités.
- Mise en situation professionnelle (éventuelle): Dans certains cas, vous devrez vous préparer à une mise en situation professionnelle.
Conseils pour Réussir sa VAE
- Bien choisir le diplôme visé: Il est essentiel de choisir un diplôme dont le référentiel correspond à vos activités professionnelles. Pour éviter ce genre de désagrément, envoyez un curriculum vitae très détaillé sur vos activités au DAVA.
- Être précis et concret dans la description de ses activités: Le livret 2 est la partie la plus contraignante de la VAE. Il est important de détailler toutes ses activités quotidiennes de travail et de fournir des preuves de leur réalisation.
- Se faire accompagner: Si vous avez la possibilité d'être accompagné dans vos démarches (réalisation de votre dossier, préparation de l'entretien avec le jury ou de la mise en situation), n'hésitez pas ! L'accompagnement est payant, mais peut être pris en charge par l'employeur si vous êtes salarié. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez obtenir une aide par des organismes comme Pôle emploi ou le conseil régional.
- Se préparer à l'oral: Le passage à l'oral est une formalité, dans la mesure où vous connaissez votre travail et ce que vous avez écrit dans votre dossier. Il est néanmoins conseillé de bien le préparer et si possible de faire des simulations avec des personnes de votre entourage professionnel et/ou personnel.
- Ne pas se décourager: La VAE est un travail de longue haleine, qui demande de la persévérance et de la motivation. Il ne faut pas se décourager, même si parfois on ne sait pas quoi écrire ! C'est un travail sur soi.
Les Entreprises Qui Recrutent des BTS GPME en Alternance
Les entreprises susceptibles de recruter un alternant en BTS GPME sont nombreuses. Elles peuvent être de toutes tailles et de tous secteurs d'activité. Les PME-PMI sont particulièrement intéressées par ce profil, car elles ont besoin de collaborateurs polyvalents et autonomes.
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