Formalités et démarches d'embauche en TPE/PME : Guide complet

par | Mar 09, 2026 | Blog

L'embauche d'un salarié est une étape cruciale pour le développement d'une Très Petite Entreprise (TPE) ou d'une Petite et Moyenne Entreprise (PME). Elle implique un certain nombre de formalités et de démarches administratives obligatoires, tant pour l'employeur que pour le salarié.

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) : Un passage obligé

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est une formalité administrative essentielle pour toute embauche en TPE/PME. Elle remplace la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) et permet à l'employeur de se conformer à plusieurs obligations en une seule démarche.

Utilité de la DPAE

Pour le salarié, la DPAE est un sésame précieux qui lui permet d'accéder à ses droits sociaux et à une couverture médicale en cas d'accident du travail. En cas d'accident du travail notamment, ce document lui garantit d’être couvert par l’Assurance maladie.

Pour l'employeur, la DPAE est une démarche obligatoire. Elle lui permet de profiter de tous les droits à exonération éventuelle auxquels il peut prétendre et de s'assurer qu'il ne peut en aucun cas être accusé de favoriser le travail dissimulé. Enfin, en remplissant ce document, l’employeur ne s’expose pas aux sanctions.

Formalités regroupées par la DPAE

Concrètement, la DPAE permet à l'employeur de régler en une seule fois les 6 formalités suivantes :

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  1. Immatriculation en tant qu'employeur auprès du régime général de la Sécurité sociale (si c'est le premier salarié embauché). dans le cas où il embauche son premier salarié, il s’immatricule en tant qu’employeur auprès du régime général de la Sécurité sociale.
  2. Immatriculation du salarié à la CPAM (caisse primaire d'assurance maladie). il immatricule également son salarié à la CPAM (la caisse primaire d’assurance maladie).
  3. Affiliation au régime d'assurance chômage. il effectue sa demande d’affiliation au régime d’assurance chômage.
  4. Adhésion au service obligatoire de santé au travail. il adhère au service obligatoire de santé au travail : pour consulter la liste des services de santé les plus proches de votre entreprise, vous pouvez consulter la DIRRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) dont vous relevez.
  5. Demande pour l'examen médical d'embauche. il réalise en parallèle une demande pour l’examen médical d’embauche.
  6. Préétablissement de la DADS (déclaration annuelle des données sociales). il préétablit enfin sa DADS (la déclaration annuelle des données sociales).

Qui est concerné par la DPAE ?

Quel que soit le secteur d'activité de l'entreprise, la DPAE doit être remplie pour chaque salarié en CDI, en CDD ou en contrat d'apprentissage. Les emplois de saison sont également concernés.

L'employeur n'est pas concerné par la DPAE seulement si :

  • Il est passé par une société d'intérim pour recruter son collaborateur (la DPAE est à la charge de la société intérimaire). vous êtes passé par une société d’intérim pour recruter votre collaborateur (la DPAE est à la charge de la société intérimaire).
  • Il est un particulier employeur. vous êtes un particulier employeur.
  • Il embauche un stagiaire. vous embauchez un stagiaire.
  • Il embauche un intermittent du spectacle. vous embauchez un intermittent du spectaclevous êtes adhérent au CEA (le Chèque emploi associatif), au TESE (le Titre emploi service entreprise) ou au TFE (le Titre firmes étrangères).
  • Il est adhérent au CEA (Chèque Emploi Associatif), au TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou au TFE (Titre Firmes Étrangères).

Quand remplir la DPAE ?

Il est impératif de remplir la DPAE avant la prise de poste effective du salarié. Soyez vigilant et n’oubliez pas de remplir votre DPAE avant la prise de poste effective de votre salarié.

L'apprentissage et l'alternance : Une voie royale pour l'embauche en TPE/PME

Recruter un apprenti représente un enjeu essentiel pour l’entreprise, qui s’apprête à accueillir un jeune en formation pendant une durée plus ou moins longue. La formation par apprentissage, englobant les contrats d'apprentissage et la formation en alternance, constitue une solution avantageuse pour les TPE/PME souhaitant former et intégrer de nouveaux talents.

Avantages de l'apprentissage et de l'alternance

Prendre un apprenti, c’est s’assurer que la formation initiale sera complétée par une professionnalisation (alternance entre cours théorique et période en entreprise). Pendant la durée du contrat d’apprentissage, l’apprenant peut s’imprégner des méthodes de travail tout en acquérant les compétences professionnelles nécessaires. L’alternance constitue un levier stratégique pour anticiper les besoins en compétences des TPE et PME. La formation directe sur le terrain permet de transmettre les savoir-faire spécifiques de l’entreprise et d’assurer la professionnalisation progressive des futurs collaborateurs.

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  • Formation sur mesure : L'apprenti ou l'alternant est formé aux spécificités de l'entreprise, ce qui garantit une adéquation entre ses compétences et les besoins de l'entreprise.
  • Intégration progressive : L'alternance permet à l'apprenti de s'intégrer progressivement à l'équipe et à la culture de l'entreprise. Les PME qui intègrent des alternants bénéficient d’un processus d’intégration progressif, favorisant la transmission des valeurs de l’entreprise et l’acquisition de compétences opérationnelles.
  • Fidélisation : L'apprentissage et l'alternance sont d'excellents outils de fidélisation des jeunes talents. Avec un taux de satisfaction de 90 % auprès des employeurs en 2024, l’alternance confirme son efficacité sur le terrain. Pour de nombreuses PME, le dispositif est à la fois un outil de formation, de fidélisation et de développement.
  • Aides financières : L'État et les régions proposent de nombreuses aides financières aux entreprises qui recrutent des apprentis ou des alternants. L’intégration d’un alternant dans une petite entreprisedonne droit à un soutien financier significatif, en contrepartie de l’investissement consenti dans la formation du jeune. Ces dispositifs permettent d’alléger le coût d’embauche et de formation, tout en valorisant l’investissement des entreprises dans le développement des compétences. L’alternance constitue une solution efficace pour renforcer vos équipes sans faire déraper vos coûts de fonctionnement. Les exonérations de charges et la prise en charge des coûts de formation par l’OPCO limitent le reste à charge pour l’employeur.

Étapes clés pour recruter un apprenti ou un alternant

  1. Définir le profil de poste recherché : L’embauche d’un apprenti doit répondre à un véritable besoin pour l’entreprise. La formation pratique (en entreprise) fait partie intégrante du parcours de formation des alternants et des apprentis. Définir précisément le profil de poste recherché. Cette fiche de poste, avec les attendus de l’entreprise, déterminera par la suite l’embauche d’apprentis, en fonction de la qualification visée.
  2. Choisir le type de contrat adapté : Contrat d'apprentissage ou contrat de professionnalisation, le choix dépend de l'âge du candidat et de la qualification visée. Signer un contrat d’apprentissage ou privilégier un contrat en alternance ne répond pas aux mêmes situations. Cela va dépendre de l’âge des candidats (mineur, jeunes apprentis, majeur, …) mais aussi de la qualification professionnelle visée.
  3. Signer le contrat : La signature du contrat se fera selon les dispositions légales. Le contrat de professionnalisation nécessitera ainsi de faire appel à l’opérateur de compétences (OPCO) dont relève cette activité professionnelle. Pour les contrats d’apprentissage, il faudra s’adresser à la chambre consulaire de la chambre de métiers et de l’artisanat (pour les artisans), de la chambre d’agriculture ou encore au service consulaire de la CCI.
  4. Accompagner l'apprenti ou l'alternant : Désigner un maître d'apprentissage ou un tuteur pour accompagner le jeune pendant sa formation en entreprise. Cette formation en entreprise doit se faire sous le contrôle et le suivi d’un maître d’apprentissage (pour les contrats du même nom) ou d’un tuteur (pour les contrats de professionnalisation). Si la désignation de ces maîtres d’apprentissage / tuteurs peut varier, l’esprit reste d’accompagner le jeune pendant chaque année d’exécution du contrat.

Le rôle des OPCO

Les OPCO (Opérateurs de Compétences) jouent un rôle clé dans le dispositif de l'alternance. Les OPCO (Opérateurs de Compétences) jouent un rôle clé dans le dispositif. Regroupés par filière professionnelle, les 11 organismes assurent à votre place l’enregistrement des contrats d’alternance et la transmission des données aux autorités compétentes. Sans oublier les guides complets et l’accompagnement expert proposés par l’Afpa, pour transformer l’apprentissage en levier de performance et de recrutement durable. C’est le pari gagnant des PME en alternance.

De l'auto-entreprise à la PME : Anticiper et structurer l'embauche

Agrandir votre entreprise en passant d'auto-entrepreneur à PME est un processus délicat, qui demande une analyse complète de votre situation. La transition d'une micro-entreprise à une PME implique une évolution significative en termes de formalités d'embauche et de gestion des ressources humaines.

Signaux indiquant qu'il est temps de passer à la PME

  • Dépassement des seuils de chiffre d'affaires : Les micro-entreprises sont soumises à des seuils de chiffre d'affaires annuels, variables en fonction des activités :Vente de marchandises et hébergement hors location de meublés de tourisme (micro-BIC) : 188 700 €Prestation de services (micro-BIC ou micro-BNC) : 77 700 €. Lorsque votre chiffre d'affaires se rapproche du seuil qui vous concerne et que vous sentez que vous allez le dépasser prochainement, il est temps de faire évoluer le statut de votre entreprise. Attention : Le dépassement des seuils 2 années consécutives entraîne la sortie automatique du régime micro-entreprise. Anticipez cette transition pour éviter les complications fiscales et sociales.
  • Croissance du business : Multiplication de clients grands comptes, agenda rempli plusieurs semaines ou mois à l'avance, nécessité d'externaliser certaines prestations. Quand votre activité se développe de manière conséquente, le statut de micro-entreprise n'est plus forcément adapté. En effet, certains signaux comme la multiplication de clients grands comptes, un agenda rempli plusieurs semaines ou mois à l'avance, ou encore une demande si importante qu'elle nécessite une externalisation de certaines prestations, vous indiquent qu'il est temps de changer de statut, en optant pour la PME.
  • Besoin d'une équipe : Nécessité de sous-traiter, d'externaliser ou d'embaucher des salariés. Le besoin d'une équipe est un signal important qu'il est temps de passer à une autre forme telle que la PME.

Étapes à suivre pour passer d'auto-entrepreneur à PME

  1. Diagnostic : Faire le point sur le chiffre d'affaires, la TVA et les risques. La première étape est de faire le point sur vos chiffres, afin de vous assurer que la PME est la meilleure option.Pour rappel, les plafonds de chiffre d'affaires sont les suivants :77 700 € (prestations, micro-BIC/BNC)188 700 € (ventes/hébergement)Pour les meublés non classés, le seuil est ramené à 15 000 € de CA en 2025 (déclaré en 2026)La sortie du régime intervient en cas de dépassement 2 années de suite. Contrôlez aussi la franchise en base de TVA (N-1) : 85 000 € (commerce/hébergement) ou 37 500 € (autres services), avec seuils majorés 93 500 € / 41 250 €.
  2. Choix du statut juridique : Consulter un expert-comptable pour analyser les changements sociaux et fiscaux. Il est important de consulter un expert-comptable avant le changement de statut, afin d'analyser les changements sociaux et fiscaux qu'implique le passage de la micro-entreprise à la PME. Les statuts SASU ou SARL, par exemple, impliquent un régime fiscal au réel, une gestion fiscale plus lourde (IS ou IR), une TVA formalisée, ainsi que des cotisations sociales encadrées par la loi.
  3. Immatriculation : Effectuer les démarches d'immatriculation auprès du Guichet unique (INPI). Une fois que vous avez fait le choix de votre statut juridique, vous devez immatriculer votre entreprise. Pour cela, vous rédigez les statuts, déposez le capital, publiez une annonce légale, puis déclarez la création via le Guichet des formalités des entreprises (INPI).
  4. Clôture de la micro-entreprise : Déclarer la cessation sur le Guichet unique et réaliser la dernière déclaration de chiffre d'affaires. Déclarez la cessation sur le Guichet unique et réalisez la dernière déclaration de chiffre d'affaires de votre micro-entreprise. Si vous étiez soumis à la TVA, transmettez la CA3 (30 jours) ou CA12 (60 jours) selon votre régime. Informez les clients et les fournisseurs de vos nouvelles mentions légales (SIREN, TVA intracom, conditions).
  5. Mise à jour des informations bancaires et financières : Ouvrir un compte bancaire professionnel et actualiser l'assurance RC Pro. Maintenant que votre micro-entreprise est clôturée, il est temps d'ouvrir le compte bancaire professionnel de votre PME, ou de le mettre à jour s'il existe déjà. Actualisez également l'assurance RC Pro et paramétrez vos outils de facturations pour faire figurer les nouvelles informations (nouvelle numérotation, mentions obligatoires, TVA).
  6. Standardisation des contrats : Centraliser des modèles de contrats juridiques et mettre en place un workflow simple. Une bonne gestion de votre nouvelle PME requiert des processus fluides et clairs. Pour cela, vous pouvez commencer par :Centraliser des modèles de contrats juridiques (Devis-CGV, contrat de prestations, NDA), ainsi que la sous-traitance/DPA si vous traitez des données.Mettre en place un workflow simple (qui prépare, qui valide, qui signe).

L'importance de la signature électronique

Utiliser une plateforme de signature électronique certifiée eIDAS comme Yousign, afin de profiter des e-signatures sécurisées, des rappels automatiques, des modèles verrouillés, des archivages sécurisés, ou encore de l'API. Yousign (bientôt Youtrust) est un partenaire de confiance conforme à la réglementation européenne eIDAS. Les signatures électroniques et les différents outils comme Yousign Verify ou encore le cachet électronique, sont donc juridiquement valable dans tous les pays membres. Tout au long de la procédure, vos contrats sont donc conformes à la loi, ce qui vous permet d’éviter les litiges et de gagner en sérénité.

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