La gestion des contrats est une discipline relativement récente qui a commencé à se structurer il y a environ vingt ans. Elle est née de la complexité croissante des projets, de l'essor des partenariats public-privé et du renforcement des exigences de gouvernance. Cette discipline transversale s'est naturellement inspirée des méthodes, des outils et des réflexes d'autres domaines d'expertise avec lesquels elle partage de nombreux points communs : la gestion de projet, la gestion des risques, les achats et le droit.
Importance de la gestion des contrats
La gestion des contrats est essentielle pour garantir le succès des projets. Elle permet d'éviter les malentendus, les retards et les incompréhensions en cours d'exécution. Elle permet également de gérer les risques juridiques, financiers, techniques et humains liés aux contrats.
Outils fondamentaux de la gestion des contrats
Cet article présente cinq outils fondamentaux de la gestion des contrats, des outils concrets et adaptables qui peuvent être personnalisés en fonction du contexte du projet, de la maturité contractuelle de l'organisation et du rôle des parties prenantes.
1. Sensibilisation au contrat
L'ancrage contractuel du projet s'organise autour de cette phase.
2. Matrice des risques
La gestion des risques est au cœur de la gestion des contrats. Les contrats sont des sources d'opportunités, mais aussi de risques juridiques, financiers, techniques et humains. Cette matrice est souvent initiée lors de la phase de rédaction ou de négociation du contrat, puis elle est enrichie tout au long du cycle de vie du contrat. Un bon tableau des risques n'est pas un document figé. Il doit vivre et s'alimenter des retours d'expérience, des évolutions du projet, des modifications contractuelles ou réglementaires. Ce tableau est utilisé lors des comités de projet, des revues de pilotage et des audits internes.
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3. Registre des correspondances
La traçabilité est essentielle dans l'exécution d'un contrat. Trop souvent sous-estimé, le registre des correspondances est un outil essentiel. Ce registre peut être tenu sous Excel, via un outil de GED ou intégré à une plateforme de gestion contractuelle.
4. Matrice de négociation
Négocier un contrat, un avenant, un accord amiable ou une réclamation ne s'improvise pas. La matrice de négociation est un outil de préparation collective à la négociation.
5. Plan de gestion des contrats (CMP)
Le Contract Management Plan (CMP) est un document de pilotage qui formalise l'ensemble de la stratégie de gestion contractuelle d'un projet. Le CMP peut être un document autonome ou être intégré au Project Management Plan (PMP) global. C'est l'outil privilégié de coordination entre les fonctions projets, juridiques et financières.
Conseils pour une gestion efficace des contrats
- Bannir les outils figés : les modèles standard sont des sources d'inspiration utiles, mais ne doivent pas être appliqués sans réflexion.
- Faire vivre les outils : avoir une matrice ou un plan ne suffit pas.
- Itérer sans cesse : chaque projet est une opportunité d'améliorer les outils, de capitaliser, d'évaluer l'efficacité des procédures, d'ajuster les pratiques.
L'un des objectifs du contract manager est de s'assurer que ces outils sont partagés, compris et utilisés par toutes les parties prenantes du contrat. Une boîte à outils bien conçue est une base de référence, un guide, un vecteur de maîtrise. Mais c'est surtout un support à l'action collective.
Conclusion
La gestion des contrats est une discipline essentielle pour garantir le succès des projets. Elle permet d'éviter les malentendus, les retards et les incompréhensions en cours d'exécution. Elle permet également de gérer les risques juridiques, financiers, techniques et humains liés aux contrats. Les cinq outils présentés dans cet article sont fondamentaux pour une gestion efficace des contrats. Cependant, la boîte à outils du contract manager ne s'arrête pas là. Ce qui compte, ce n'est pas la beauté des modèles ou la richesse des fichiers, mais plutôt la capacité à adapter les outils aux besoins spécifiques de chaque projet et à les faire vivre tout au long du cycle de vie du contrat.
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Expérience de terrain et pragmatisme
L'expérience en tant que praticien de la gestion de projet est essentielle pour comprendre les aspects pratiques de la gestion des contrats. La gestion de projets de construction, les relations contractuelles avec de gros clients, et le travail avec des consortiums et des fournisseurs fournissent une base solide pour la gestion des contrats. Prendre en charge une équipe de chefs de projets et participer au développement international d'une petite structure permet de travailler avec le business development sur l'identification d'appels d'offres et de partenaires. Un condensé de toutes ces expériences, avec une ligne stricte: le pragmatisme, est inestimable.
Le rôle du Contract Manager
Le rôle du Contract Manager est de faire en sorte que les outils de gestion des contrats soient partagés, compris, utilisés par tous les stakeholders du contrat. Le Contract Manager est régulièrement confronté aux préoccupations explosées dans ce livre et il reconnaît au quotidien les messages qu'il diffuse auprès de tous les acteurs du projet et en particulier les project managers (en phase de développement ou en phase d’exécution).
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