L'assistant de gestion PME/PMI est un pilier essentiel au sein des petites et moyennes entreprises. Ce professionnel polyvalent assure une multitude de fonctions cruciales pour le bon fonctionnement et le développement de l'entreprise. Cet article se propose d'explorer en profondeur la définition de ce rôle, les compétences requises, les débouchés professionnels et la formation nécessaire pour y accéder.
Définition et Missions de l'Assistant de Gestion PME/PMI
L'assistant de gestion PME/PMI est le collaborateur direct du dirigeant ou d'un cadre dirigeant au sein d'une petite ou moyenne entreprise, généralement comptant entre 5 et 50 salariés. Son rôle se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative. Il intervient dans tous les domaines, hormis la production, et vise à améliorer le rendement et l'efficacité de l'entreprise.
Ses missions sont variées et peuvent inclure :
- Gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs : recherche de clientèle et contact, administration des ventes, maintien et développement de la relation clientèle, recherche et choix des fournisseurs, achat de biens et prestations de services, suivi des achats.
- Gestion et développement des ressources humaines : gestion administrative du personnel, participation à la gestion des ressources humaines notamment au recrutement et à la formation.
- Organisation et planification des activités : organisation et amélioration du travail administratif, organisation des activités, organisation de travail collaboratif (réunions, déplacements, événements).
- Gestion des ressources : gestion des immobilisations et des ressources financières.
- Pérennisation de l'entreprise : démarches qualité, gestion des connaissances, contrôle de gestion, développement commercial de l'entreprise, diagnostic et élaboration d'un plan de reprise.
- Gestion des risques : promotion de la santé et de la sécurité au travail, gestion des déchets et rejets de l'entreprise, gestion de la consommation d'énergie.
- Communication globale : management de la communication globale, communication interpersonnelle, mise en place d'instruments de dialogue, gestion des conflits, communication externe et image de l'entreprise, communication commerciale.
L'assistant de gestion assure des fonctions administratives, comptables et commerciales. Il participe à ces activités en exerçant tout particulièrement des fonctions de veille, de suivi et d'alerte. Compte tenu de sa position d'interface interne et externe, il doit développer une forte dimension relationnelle.
Compétences Clés pour Réussir en Tant qu'Assistant de Gestion PME/PMI
Pour exceller dans ce rôle, l'assistant de gestion PME/PMI doit posséder un ensemble de compétences diversifiées, tant techniques que comportementales.
Compétences Techniques :
- Maîtrise des outils de gestion administrative et financière : Connaissance approfondie des logiciels de bureautique, des outils de gestion comptable et financière, ainsi que des plateformes de communication digitale.
- Connaissances en comptabilité et finance : Compréhension des principes comptables de base, capacité à établir des états financiers simples, à suivre la trésorerie et à participer à l'élaboration de budgets.
- Connaissances en droit : Notions de droit du travail, de droit commercial et de droit des sociétés, permettant d'assurer la conformité légale des activités de l'entreprise.
- Gestion du système d'information : Maîtrise des bases de données, d'Internet, de l'Extranet et de l'Intranet, ainsi que des supports de stockage de l'information. Capacité à élaborer un plan de classement et à archiver les documents.
- Techniques de communication : Maîtrise des techniques de communication écrite et orale, capacité à rédiger des documents professionnels clairs et concis, à animer des réunions et à gérer les conflits.
- Langues étrangères : La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères, notamment l'anglais, est un atout majeur pour faciliter les échanges avec les partenaires internationaux et développer l'activité de l'entreprise à l'étranger.
Compétences Comportementales :
- Polyvalence et adaptabilité : Capacité à gérer des tâches variées et à s'adapter aux changements de priorités et aux imprévus.
- Sens de l'organisation et rigueur : Aptitude à planifier et à organiser son travail, à respecter les délais et à assurer le suivi des dossiers.
- Autonomie et initiative : Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à proposer des solutions aux problèmes rencontrés. L'assistant dispose d'une autonomie et d'un champ de délégation plus ou moins étendus selon l'entreprise, le dirigeant et selon sa propre expérience.
- Sens du relationnel et communication : Aptitude à établir des relations de confiance avec les différents interlocuteurs de l'entreprise (clients, fournisseurs, collaborateurs), à communiquer efficacement et à travailler en équipe.
- Discrétion et confidentialité : Respect de la confidentialité des informations traitées et capacité à faire preuve de discrétion dans ses relations professionnelles.
- Esprit d'analyse et de synthèse : Aptitude à analyser les informations, à identifier les problèmes et à proposer des solutions adaptées.
- Force de proposition : Capacité à identifier les axes d'amélioration et à proposer des solutions pour optimiser les processus et les performances de l'entreprise.
La Formation : Le BTS Gestion de la PME (GPME) comme Voie Royale
Le BTS Gestion de la PME (GPME), anciennement BTS Assistant de Gestion PME/PMI, est la formation de référence pour accéder au métier d'assistant de gestion. Ce cursus de deux ans forme des collaborateurs directs de chef d'entreprise ou d'un cadre dirigeant.
Objectifs de la formation :
- Développer des compétences en communication : L'étudiant apprend à communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs de l'entreprise, tant en interne qu'en externe.
- Maîtriser la gestion de l'emploi du temps : L'élève est formé à gérer l'emploi du temps du chef d'entreprise (agenda, plannings, échéanciers) en sachant apprécier les priorités et les contraintes, à organiser les déplacements et à planifier les activités de l'entreprise (chantiers, interventions, réunions, événements…).
- Acquérir des compétences en gestion administrative du personnel : La formation permet d'acquérir des connaissances de base en droit social (contrat de travail, embauche, formation, recrutement, durée du travail, paie) permettant de prendre en charge la gestion administrative du personnel.
- Développer des compétences commerciales : L'étudiant est formé aux bases de la démarche mercatique, à l'analyse de l'offre commerciale et des appels d'offres, à la préparation de documents commerciaux (devis, bon de commande et de livraison, facture), au traitement des commandes, au suivi des règlements, à l'étude des demandes d'achats et à la recherche des fournisseurs.
- Acquérir des connaissances en gestion financière : La formation permet d'acquérir les connaissances nécessaires à l'évaluation des immobilisations, à la réalisation d'un plan d'amortissement, à l'optimisation des flux de trésorerie (placements, modalités de crédits, plan de trésorerie).
Contenu de la formation :
En plus des enseignements généraux (culture générale et expression, langue vivante étrangère, économie, droit, management des entreprises), la formation comporte des enseignements professionnels :
- Relation avec la clientèle et les fournisseurs : recherche de clientèle et contact, administration des ventes, maintien et développement de la relation clientèle, recherche et choix des fournisseurs, achat de biens et prestations de services, suivi des achats.
- Administration et développement des ressources humaines : gestion administrative du personnel, participation à la gestion des ressources humaines notamment au recrutement et à la formation.
- Organisation et planification des activités : organisation et amélioration du travail administratif, organisation des activités, organisation de travail collaboratif.
- Gestion et financement des actifs : gestion des immobilisations et des ressources financières.
- Gestion du système d'information : le système d'information, bases de données, Internet, Extranet, Intranet, support de stockage de l'information, gestion de l'information, élaboration d'un plan de classement, archivages des documents.
- Pérennisation de l'entreprise : démarches qualité, gestion des connaissances, contrôle de gestion, développement commercial de l'entreprise, diagnostic et élaboration d'un plan de reprise.
- Gestion du risque : promotion de la santé et de la sécurité au travail, gestion des déchets et rejet de l'entreprise, gestion de la consommation d'énergie.
- Communication : management de la communication globale, communication interpersonnelle, mise en place d'instruments de dialogue, gestion des conflits, communication externe et image de l'entreprise, communication commerciale.
- Atelier professionnel : préparation aux stages (techniques de recherche d'emploi/stage, méthodologie de conduite de projet) et aux épreuves d'examen (élaboration de dossiers et évaluation des élèves par les contrôles en cours de formation).
Stages :
Sous statut scolaire, l'élève est en stage dans une PME en France ou à l'étranger pendant 12 semaines. La première période de 6 semaines consécutives se déroule obligatoirement en fin de première année, la deuxième période comporte au moins 4 semaines consécutives en février-mars de la deuxième année. Ce stage complète la formation, la connaissance du milieu professionnel et de l'exercice de l'emploi. Il permet l'élaboration des supports et du dossier nécessaires au passage des épreuves E4 communication et relations avec les acteurs internes et externes et de la sous épreuve E62 projet de développement de la PME.
En cas d'échec à l'examen :
En cas d’échec à l’examen final, l’apprenant peut conserver, s’il en fait la demande, le bénéfice des notes supérieures ou égales à 10 sur 20. Ce bénéfice est valable 5 ans après la session d’examen.
Débouchés Professionnels et Évolution de Carrière
L'insertion professionnelle des titulaires du BTS GPME est généralement bonne. Les débouchés se situent principalement dans les PME de 5 à 50 salariés, tous secteurs d'activité confondus. Le titulaire de ce BTS travaille dans les très petites entreprises et les PME, notamment artisanales et industrielles.
Secteurs d’activités :
Les activités de gestion de la PME s’exercent dans des structures organisationnelles diverses où la gestion administrative requiert une forte polyvalence. Il s’agit principalement de PME de 5 à 50 salariés où, quels que soient les secteurs d’activité, la polyvalence est requise. Le dirigeant en est souvent propriétaire et bénéficie d’une indépendance sur le plan juridique et financier.
Par extension, ces activités peuvent s’exercer dans d’autres types d’unités où les situations professionnelles et les compétences mises en œuvre présentent une très forte proximité avec celles décrites pour les PME. Ces unités peuvent rechercher ce type de profil en raison de son caractère polyvalent et des capacités d’adaptation qu’il présente.
Postes occupés :
- Assistant de gestion PME/PMI
- Assistant administratif
- Assistant comptable
- Assistant commercial
- Secrétaire administratif
- Assistant de direction
- Assistant ressources humaines
- Assistant de formation : L’assistant de formation est un administratif spécialisé dans la gestion et le suivi des actions de formation. Il ou elle gère les aspects administratifs, comptables et financiers, l’organisation logistique…
Évolution de carrière :
Avec de l'expérience, l'assistant de gestion PME/PMI peut évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes, tels que :
- Responsable administratif et financier
- Responsable des ressources humaines
- Chef de service
- Collaborateur de dirigeant.
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