Organiser une Bourse aux Jouets et Puériculture : Le Guide Ultime pour Réussir Votre Événement

Les bourses aux jouets et articles de puériculture sont des événements populaires, particulièrement en période d'approche des fêtes de fin d'année ou lors des grands nettoyages de printemps. Elles offrent une opportunité aux parents de se débarrasser des objets que leurs enfants n'utilisent plus, tout en permettant à d'autres de faire de bonnes affaires. Organiser une telle bourse demande une planification minutieuse et une bonne dose d'organisation. Cet article vous guide à travers les étapes clés pour réussir votre événement, en mettant l'accent sur la convivialité et l'efficacité.

Pourquoi organiser une bourse aux jouets et articles de puériculture ?

Organiser une bourse aux jouets et articles de puériculture présente de nombreux avantages :

Pour les vendeurs : C'est une occasion de désencombrer les armoires et de gagner un peu d'argent en vendant des objets en bon état dont ils n'ont plus besoin. « Vous déposez, nous vendons. C’est l’occasion de préparer sereinement les cadeaux de Noël en faisant de bonnes affaires ».
Pour les acheteurs : Ils peuvent trouver des jouets, des vêtements et du matériel de puériculture à des prix attractifs, souvent bien inférieurs à ceux du commerce traditionnel.
Pour l'organisateur (association de parents d'élèves, par exemple) : C'est une source de revenus potentielle pour financer des projets scolaires et pédagogiques. De plus, cela crée un événement convivial qui rassemble la communauté. En tant qu’Association de Parents d’Élèves, il vous tient à cœur que ce moment soit aussi un moment de convivialité. C’est avant tout une occasion de rassembler petits et grands. L’un et l’autre vont souvent de paire.

Les étapes clés de l'organisation

1. La planification préliminaire

Définir la date et le lieu : Privilégier un jour de weekend plutôt qu’un jour en semaine. Choisir un lieu adapté, en tenant compte de la surface nécessaire pour accueillir les exposants et les visiteurs. Une salle des fêtes, un gymnase ou même un espace extérieur peuvent convenir.
Établir un budget : Prévoir les dépenses (location de la salle, matériel, communication) et les recettes (droits d'inscription des exposants, buvette, pourcentage sur les ventes).
Définir le type d'articles acceptés : Jouets, vêtements d'enfants, matériel de puériculture (poussettes, lits bébé, etc.).
Fixer les règles de participation : Définir le nombre d’articles que vous acceptez par participant. Déterminer si les exposants vendent eux-mêmes ou si l'organisation se charge de la vente. Définir les modalités de dépôt et de reprise des invendus.
Réunir une équipe de bénévoles : Pour la réception, l’étiquetage, la mise en rayonnage, la vente et l’accueil du public. « nous avons besoin de personnes ressources pour la réception, l’étiquetage, la mise en rayonnage, la vente et l’accueil du public. C’est un moment très convivial et riche en expérience ».

2. La communication

Créer des supports de communication : Affiches, flyers, annonces dans la presse locale, réseaux sociaux.
Informer les exposants potentiels : Envoyer des invitations, préciser les modalités d'inscription, les tarifs, les règles de participation.
Promouvoir l'événement auprès du public : Distribuer des flyers, diffuser des annonces sur les réseaux sociaux, contacter la presse locale.

3. L'organisation logistique

Aménagement de l'espace : Mettre en place les tables. Prévoir un espace pour la circulation des visiteurs. Dans le cas d’une vente en extérieur, vous n’aurez qu’à vous préoccuper du marquage au sol.
Gestion des inscriptions des exposants : Chaque exposant réserve un emplacement : 1 table, 2 tables voire 3. Places limitées ! donc sur réservation. Afin de figer la réservation, il est conseillé de demander un chèque à la réservation. Même si ils ne sont généralement encaissés qu’après la manifestation. Ainsi les désistements éventuels ne viendront pas compromettre la rentabilité de votre manifestation. Le choix des tables se fera le jour J dans l’ordre d’arrivée des participants. Certains organisateurs proposent un plan avec des tables numérotées.
Organisation du dépôt des articles : Un temps est organisé pour le retrait des bordereaux d’enregistrement (feuilles d’enregistrement, étiquettes…) un autre, pour le dépôt des articles et le retrait des invendus. Prévoir un espace dédié pour le tri et l'étiquetage.
Mise en place de la buvette et de la petite restauration : Organisez le coin buvette et petite restauration. Les parents qui tiennent leur stand toute la journée ne seront pas contre un petit café servi sur leur stand en cours de matinée ou d’après-midi. A 1 € le café ! Soyez inventifs !
Gestion de la caisse : Prévoir un fond de caisse suffisant en petite monnaie.
Sécurité : Assurer la sécurité des lieux et des participants.

4. Le déroulement de la bourse

Accueil des exposants : Les exposants sont présents le jour J et vendent eux-même. Cette formule est généralement appréciée des exposants car aucun montant n’est prélevé sur les ventes. Le gros avantage pour l’Association de Parents d’Élèves est qu’elle peut facilement estimer ses bénéfices.
Gestion des ventes : Superviser les ventes, encaisser les paiements, gérer les éventuels litiges.
Animation : Proposer des animations pour les enfants (jeux, ateliers créatifs, etc.) afin d'attirer un public plus large.
Gestion des invendus : Organiser la reprise des invendus selon les modalités définies.

5. Après la bourse

Bilan financier : Calculer les recettes et les dépenses, déterminer le bénéfice réalisé.
Remerciements : Remercier les bénévoles, les exposants et les participants.
Évaluation : Analyser le déroulement de la bourse, identifier les points forts et les points à améliorer pour les éditions futures.

Conseils pratiques pour les exposants

Préparer les articles : Triez les vêtements ! Vous vendrez 10 fois plus vite si vos habits d’enfant ou de bébé sont classés par âge. Entre les tailles affichées en cm selon les marques, et parfois les étiquettes délavées, si vous devez renseigner chaque personne une fois sur place vous allez perdre du temps ET des ventes. Vérifiez l’état de vos objets ! Il n’y a rien de pire que de ne pas se rendre compte d’un problème sur un vêtement ou sur un jouet que lorsqu’on l’a vendu et que la personne vous le rapporte en râlant ! Vérifiez la propreté des vêtements, les tâches incrustées, les trous, et pour les jouets idem, vérifiez leur bon fonctionnement, et aussi, pensez à vérifier les compartiments à piles pour les jouets électroniques !
Fixer les prix : Affichez les prix ! Et oui, je le fais, et beaucoup d’autres le font. Cela ne veut pas dire qu’il n’y aura pas de négociations, pas du tout, mais ça donne d’un coup d’oeil une idée de vos prix et certaines personnes préfèrent. Fixez-vous un prix minimum ! Pour chaque type d’objets ou pour chaque jouet, fixez-vous un prix en-dessous duquel vous ne voulez pas descendre et tenez bon ! Ce serait dommage de « donner » vos affaires surtout lorsqu’elles sont quasiment neuves par exemple. Certes, il ne faut pas s’attendre à vendre à des prix rêvés mais quand même ! Les prix sur une bourse aux jouets sont plus élevés que sur une brocante en général. Ils se rapprochent des prix pratiqués sur le Bon Coin par exemple.
Prévoir le matériel nécessaire : Prévoyez des sacs plastiques ! Tout simplement pour mettre vos objets vendus dedans et permettre aux gens de se balader plus longuement sur votre stand. Surtout en tout début de matinée, lorsque les premiers clients arrivent, certains n’ont pas prévu de quoi transporter leurs achats, et ça peut les freiner dans leurs choix. Faites de la monnaie ! Comme un fond de caisse, prévoyez au moins 20€ en petite monnaie ou petits billets (5€ / 10€ + pièces par exemple). Prévoyez évidement le thermos de café, une tenue chaude mais que vous pouvez alléger si la température de la salle est trop élevée.
Être présent dès l'ouverture : Allez vous installer tôt ! Dés que les portes sont ouvertes pour l’installation, ne tardez pas. Votre table est réservée mais le temps passe vite pour décharger la voiture et mettre en place ses affaires.
Ne pas brader les prix trop vite : Ne bradez pas les prix ! Ou en tout cas, pas en première partie de journée ! Les meilleures affaires se font les matins, les plus jolis jouets partent très vite et à un bon prix. Ne baissez pas les prix à outrance dès les premières demandes.
Gérer les réservations : Evitez de réserver des objets ou définissez les conditions ! Cela arrive par exemple pour des objets encombrants qu’une personne vous demande de lui mettre de côté jusqu’à ce qu’elle ait eu le temps de faire le tour de la bourse aux jouets. Si la personne vous paie immédiatement, aucun problème, mettez l’objet de côté. Par contre, si elle souhaite vous régler après, n’hésitez pas à lui dire par exemple « Je vous le garde jusqu’à 12h00, après, je le remets en vente ».
Renouveler l'offre : Ne sortez pas tout d’un coup ! Gardez quelques objets dans un carton, surtout, si vous les avez en double. L’essentiel se joue dans les 3 premières heures ! La majorité de vos ventes se fera le matin. Ceux qui viennent pour acheter, viennent tôt, au moment ou le choix est encore conséquent. Ne vous attendez pas à avoir la foule en plein milieu d’après-midi !
Vérifier les achats : Si vous achetez un vélo ou autre objet de ce genre, prenez le temps de bien le vérifier et faites le tester par votre enfant. Une fois acheté, pas d’échange, pas de remboursement.

Alternatives et compléments : le SEL

Le Système d’Echange Local (SEL) peut être une alternative intéressante ou un complément à la bourse aux jouets traditionnelle. Le SEL est défini par la pratique d’échange de services, de biens, de savoirs et savoir-faire qui s’effectuent sans recours à l’argent. Le SEL est autogéré pour favoriser les échanges et faciliter les relations sociales. La bonne humeur, la convivialité, la tolérance, le respect et la confiance sont de rigueur. Le SEL ne limite pas le nombre de ses adhérents, les inscriptions peuvent avoir lieu à tout moment de l’année. Chaque nouvel adhérent est crédité de 180 clopinettes afin de faciliter les premiers échanges. Les échanges sont comptabilisés par une monnaie interne au SEL, choisie par ses membres : “la Clopinette”. L’unité de valeur est le temps. Une heure d’échange est égale à 60 Clopinettes. Le montant de l’échange résulte toujours d’une entente entre les adhérents (à négocier avant l’échange). Un adhérent n’est jamais obligé d’accepter un échange. Le SEL ne fournit aucune garantie quant à la qualité, les conditions ou la valeur des échanges ou pour le prêt de matériel. Chaque adhérent doit avoir une responsabilité civile pour s’assurer dans le cadre des échanges. En aucun cas, une assurance ne couvrira l’échange effectué entre deux Sélistes (c’est l’assurance individuelle de chaque personne qui garantit tout dommage individuel). Chaque échange est justifié dans le carnet JEU (Jardin d’Echange Universel) de chacun (l’offreur et le demandeur). Pour chaque échange figurent la date, la nature et la valeur de l’échange ainsi que les personnes concernées avec leur signature. Chaque membre du SEL s’engage à participer à la vie collective du SEL, comme par exemple, en assurant la permanence du samedi matin. Il est à cette occasion, crédité de 60 clopinettes par heure de permanence. Chaque adhèrent s’engage à ne pas avoir un solde négatif avant de quitter définitivement le SEL. Ces coordonnées seront exclusivement utilisées pour communiquer les informations relatives aux buts du SEL. Chaque membre accepte que dans le journal apparaisse des photos des activités. Le SEL s’organise en commissions afin d’assurer le bon fonctionnement : communication (journal…) gestion et médiation (conseil aux adhérents). Venez jardiner ensemble dans un esprit de partage et de convivialité !

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