Les métiers administratifs sont essentiels au bon fonctionnement des entreprises. En tant que fonctions supports, ils sont indispensables à leur gestion et à leur organisation. Le secteur est donc constamment à la recherche de candidats. De plus, les parcours de formation pour accéder à un métier dans l'administration sont accessibles dès le niveau Bac Pro et jusqu'à des niveaux supérieurs (Bac+5). Cet article détaille la fiche métier d'adjoint de direction en PME/PMI, en s'appuyant notamment sur la Licence Professionnelle Management et Gestion des Organisations (PMGO), et aborde les compétences requises, les missions, les perspectives d'évolution et l'impact de la digitalisation.
Le secteur administratif : un aperçu
On entend par secteur administratif tous les postes dédiés à la gestion administrative d'une société privée ou d'une institution publique. Un agent administratif exécute toutes les tâches de gestion opérationnelle de l'entreprise et apporte son assistance technique et administrative aux équipes. Le responsable d'un service administratif cumule management et gestion, intégrant ainsi les métiers du management à la gestion stratégique de la structure. Le management englobe toutes les missions de planification, de pilotage, d'organisation et d'amélioration continue de l'activité. Les métiers dans l'administration sont également rattachés à la fonction publique.
La Licence Professionnelle Management et Gestion des Organisations (PMGO) : une formation polyvalente
L'objectif de la licence PMGO est de former des gestionnaires polyvalents en gestion d'entreprise. Cette formation, accessible en alternance, prépare les étudiants à des fonctions d'encadrement et de gestion au sein de PME/PMI.
Un programme adapté aux besoins des entreprises
Le rythme de l'alternance est de 3 jours en entreprise et 2 jours à l'IUT. Les étudiants sont accompagnés dans leur recherche de contrat par le responsable du diplôme et bénéficient de la notoriété de l'équipe en charge du diplôme, qui reçoit de nombreuses offres de stages. Tout contrat doit être validé par le responsable du diplôme.
Une pédagogie axée sur la professionnalisation
L'évaluation des enseignements théoriques, pratiques et des projets est réalisée sous forme de contrôle continu à l'issue de chaque enseignement. Chaque Unité d'Enseignement assure une cohérence pédagogique entre diverses matières et contribue à l'acquisition de compétences identifiées. Le tuteur et le maître d'apprentissage vérifient la progression de l'apprenti. Le livret de l'apprenti est l'outil de travail privilégié pour cette évaluation, prenant en compte le travail réalisé par l'apprenti.
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Une formation inclusive
La formation est accessible aux personnes handicapées, avec une étude personnalisée des besoins en fonction des infrastructures du site de formation. Elle s'adresse également aux sportifs compétiteurs qui souhaitent concilier études universitaires en apprentissage et pratique sportive intensive.
Des compétences clés pour le manager de demain
Cette licence professionnelle forme des managers capables d'opérer dans le monde digital : management en mode agile, orienté vers la satisfaction clients et le "delivery", la gestion de projet, le management à distance et la capacité à évoluer dans un environnement international et interculturel. La licence est dirigée par des enseignants chercheurs spécialisés en Management, rattachés à différents laboratoires de recherche en gestion de l'Université Paris Est. L'équipe de direction pilote notamment un programme de recherche sur le métier de manager qui a donné lieu à de nombreuses publications.
Un réseau de partenaires solides
La licence bénéficie du soutien de nombreux partenaires institutionnels (OSI, Institut Erasme, Lab RH) et de grandes entreprises (CA, Safran, Dassault, BNP Paribas, La Poste, Panhard, ATT, Vinci, Total, Véolia, Engy, Société Générale).
L'adjoint de direction en PME/PMI : un rôle polyvalent
L'adjoint de direction en PME/PMI est un collaborateur polyvalent qui assiste le dirigeant dans la gestion quotidienne de l'entreprise. Son rôle est d'autant plus crucial que les PME/PMI sont souvent confrontées à des contraintes de ressources humaines et financières.
Missions principales
Dans une TPE (tous secteurs d'activité), l'adjoint de direction intervient sur toutes les problématiques de l'entreprise. Dans une PME/PMI, il/elle est généralement rattaché(e) à un chef de service/département (administratif, commercial, comptable…). Ses missions peuvent inclure :
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- Gestion administrative et organisationnelle : gestion du courrier, organisation des réunions, gestion des agendas, organisation des déplacements, rédaction de comptes rendus, classement et archivage des documents.
- Gestion comptable et financière : suivi de la facturation, gestion des notes de frais, préparation des déclarations fiscales, suivi de la trésorerie.
- Gestion commerciale : prospection commerciale, suivi des clients, élaboration des devis, gestion des commandes.
- Gestion des ressources humaines : gestion des contrats de travail, suivi des absences et des congés, organisation des formations, gestion de la paie.
- Communication : gestion des relations avec les partenaires, communication interne, gestion du site internet et des réseaux sociaux.
Compétences requises
Pour exercer efficacement le métier d'adjoint de direction en PME/PMI, il est nécessaire de posséder un ensemble de compétences techniques et comportementales :
- Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, présentation, logiciels de gestion.
- Connaissances en gestion administrative, comptable et financière.
- Capacités rédactionnelles et de communication.
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Autonomie et capacité d'initiative.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Aisance relationnelle et sens du service.
L'impact de la digitalisation sur le métier
La digitalisation transforme en profondeur le métier d'adjoint de direction en PME/PMI. Notamment, la digitalisation de ses tâches l'amène à devoir traiter avec pertinence la masse d'informations disponibles (big data et Internet) et lui permet de maintenir le lien social interne. Les activités liées à la comptabilité et à la trésorerie, voire au support, à la prospection et au suivi commercial, se développent et gagnent en complexité.
Nouvelles compétences
L'adjoint de direction doit donc acquérir de nouvelles compétences pour faire face à ces évolutions :
- Maîtrise des outils numériques : CRM, ERP, outils de gestion de projet, outils de communication collaborative.
- Connaissances en webmarketing et community management.
- Capacité à analyser les données et à en tirer des conclusions.
- Veille technologique et capacité à s'adapter aux nouvelles technologies.
Opportunités et défis
La digitalisation offre de nouvelles opportunités pour l'adjoint de direction, en lui permettant d'automatiser certaines tâches, d'améliorer l'efficacité de son travail et de développer de nouvelles compétences. Cependant, elle représente également des défis, en nécessitant une adaptation constante aux nouvelles technologies et une formation continue.
Perspectives d'évolution
Après quelques années d'expérience, l'adjoint de direction en PME/PMI peut évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes, tels que :
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- Responsable administratif et financier.
- Responsable des ressources humaines.
- Chef de projet.
- Créateur ou repreneur d'entreprise.
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