Un registre de naissance est un document essentiel de l'état civil. Il est important de comprendre sa définition, son utilité et les procédures pour l'obtenir. Cet article explore en détail ces aspects, en s'appuyant sur les informations disponibles et les textes de référence.
Définition et Rôle de l'Acte de Naissance
Un acte de naissance est un document légal qui permet de prouver l’état civil d’une personne. Il s'agit d'un acte de l'état civil faisant preuve de la naissance, établi par l'officier de l'état civil dès la déclaration de naissance. Il sert à prouver la nationalité d'une personne et est considéré comme une pièce d'identité.
L'acte de naissance garantit l’existence des individus face à l’État. Il est régulièrement demandé pour des démarches administratives, comme pour faire une carte d’identité ou un passeport. Il peut aussi être nécessaire lors d’inscriptions administratives, comme pour une demande de place en crèche. Une fois la place en crèche obtenue, il est nécessaire de passer à l’inscription. L’ensemble des documents demandés servent à prouver l’identité, celle de l’enfant et le lien de filiation. Ensuite, ils permettent de déterminer un tarif mensuel pour la garde de l’enfant en fonction des revenus et de la situation familiale. Dans le cas d’une crèche municipale ou d’une crèche inter-entreprises dont les places sont soumises à une commission d'attribution, ces documents administratifs donnent des informations concernant le demandeur.
Évolution Historique de l'Enregistrement des Naissances
L'acte de naissance de l'état civil proprement dit date du 20 septembre 1792, lorsque l'Assemblée nationale décide la sécularisation de l'état civil. Les « BMS » (registres de Baptêmes, Mariages et Sépultures) deviennent alors les « NMD » (Naissances, Mariages et Décès), normalisés dans leur tenue et rédaction.
Avant cette date, en France, les registres paroissiaux existent depuis l’ordonnance de Villers-Cotterêts, imposant en 1539 aux curés de tenir un registre des baptêmes. Toutefois, avant cette date, des registres paroissiaux existent dans certaines paroisses de l'Ouest de la France. Par exemple, en Sarthe, le registre paroissial le plus ancien conservé aux Archives départementales est celui de Dissé-sous-Ballon (1515). Avril 1667 : Code Louis (ordonnance de Saint-Germain-en-Laye), promulgué par Louis XIV, qui impose la tenue en double exemplaire, l'un demeurant dans la paroisse, l'autre transmis au greffe du tribunal (copie authentifiée ou "grosse").
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Procédures d'Obtention d'un Acte de Naissance
Plusieurs options sont disponibles pour obtenir un acte de naissance:
Demande en ligne: Le plus simple est de faire une demande d’acte en ligne sur le site officiel de l’administration française. Presque toutes les communes permettent d’obtenir un acte de naissance sous cette forme. Il suffit de renseigner le nom et les prénoms, ainsi que le lieu et la date de naissance.
Demande à la mairie: Il est également possible de se rendre directement au service d’état civil de la mairie du lieu de naissance. Attention, il n'est pas possible de le faire à la mairie du domicile si la personne n’est pas née dans cette ville.
Demande par courrier: Enfin, il est possible d'adresser la demande d’acte de naissance en l’envoyant par courrier à la mairie du lieu de naissance.
Il est important de noter que recevoir un acte de naissance est un droit et une démarche gratuite. La demande doit être faite par la personne concernée par l’acte.
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Validité et Mise à Jour de l'Acte de Naissance
Un extrait d’acte de naissance daté de moins de 3 mois est souvent demandé. Le service central d’état civil français met à jour l'acte de naissance en y mentionnant ce qu’on appelle des mentions marginales. La vie évoluant au fil des années, l'acte de naissance peut évoluer également.
On transcrit sur les registres des naissances les événements qui modifient l’état civil (adoption, changement de nom) ou qui créent des obligations face à d’autres personnes : mariage et divorce, naissance, légitimation ou reconnaissance d’enfants.
Dans certains cas de figure, un acte de naissance daté de moins de 3 mois sera nécessaire.
Organisation et Conservation des Registres de l'État Civil
Un registre désigne un livre annuel dans lequel on inscrit les actes d’état civil à conserver (relatifs aux naissances, mariages, décès). Il peut être unique, mais, le plus souvent, il est tenu en trois catégories. Chaque registre est tenu en double, le second exemplaire étant destiné au greffe du tribunal de grande instance lorsque l’année est écoulée, sauf pour les mairies répondant à des exigences informatiques spécifiques, et ce, à partir du 1er novembre 2017. Depuis 2012, il en est de même pour les collectivités d’outre-mer. Le registre est un livre public où l’on inscrit les actes à conserver.
Les registres de l’état civil sont tenus en double exemplaire (article 40 du code civil). Il sera bientôt possible, en application des dispositions du décret du 6 mai 2017 (article 13), que les registres des communes disposant d’un traitement automatisé des données de l’état civil ne soient tenus qu’en un unique exemplaire.
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Aucune disposition légale ne concerne les catégories de registres devant exister. Il est ainsi possible pour les communes de dresser tous leurs actes d’état civil sur un registre unique ou, au contraire, d’utiliser plusieurs registres (article 40 du code civil).
Trois catégories de registres de l’état civil sont le plus souvent en service :
- Un registre des actes de naissance, sur lequel figurent également : les actes de reconnaissance, les actes de consentement du majeur à la modification de son nom de famille, les déclarations conjointes de changement de nom de famille (article 311-23 du code civil), les décisions de changement de nom de famille aux fins de mise en concordance de l’état civil français avec le nom retenu à l’état civil étranger (article 61-3-1 du code civil), les décisions de changement de prénom (article 60 du code civil), les transcriptions des jugements relatifs à la naissance, les transcriptions des jugements d’adoption plénière, les procès-verbaux de découverte des enfants nouveau-nés ;
- Un registre des actes de mariage, sur lequel figurent également les déclarations de reprise de la vie commune des époux séparés de corps ;
- Un registre des actes de décès, sur lequel figurent également : les actes relatifs aux enfants sans vie (article 79-1 du code civil), les transcriptions des jugements déclaratifs de décès (article 91 du code civil), les transcriptions des jugements d’absence (article 127 du code civil), les transcriptions des actes de décès au dernier domicile du défunt (article 80 du code civil).
Chaque année, l’officier d’état civil dresse un procès-verbal d’ouverture des registres (article 10 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017). Ce procès-verbal doit indiquer le numéro des feuilles composant le registre (IGEC, n°41).
Les registres sont clos et arrêtés par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année (article 10 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017). Si les registres d’une même année sont tenus en plusieurs tomes, ceux-ci sont habituellement clos au fur et à mesure de leur achèvement. Mais rien n’empêche d’établir, en fin d’année, un seul procès-verbal de clôture pour l’ensemble des tomes (IGEC, n°49).
Utilisation de Feuilles Mobiles
Les actes de l'état civil établis par les officiers de l'état civil sont inscrits, sauf opposition du procureur de la République, sur des feuilles mobiles (article 3 du décret du 6 mai 2017). Les feuilles mobiles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont numérotées (article 4 du décret du 6 mai 2017).
Les feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont utilisées dans l'ordre de leur numérotation. Les feuilles mobiles, destinées à recevoir les actes de l’état civil, doivent être réunies dans des classeurs provisoires (IGEC, n°44). Les classeurs provisoires doivent être placés dans des meubles fermés à clé (IGEC, n°46). Les feuilles mobiles sont ensuite reliées en registre. Les actes de l'état civil peuvent également être inscrits directement sur des registres déjà reliés (article 3 du décret du 6 mai 2017).
Conservation des Registres
Les registres de l’état civil conservés à la mairie sont sous la responsabilité de l’officier de l’état civil (article 51 du code civil).
L'exemplaire déposé aux archives de la commune est conservé dans les conditions prévues aux articles L. 212-11 et L. 212-12 du code du patrimoine. L'exemplaire déposé au greffe est conservé pendant un délai de soixante-quinze ans avant versement aux archives départementales (article 10 du décret du 6 mai 2017), pour y être conservé indéfiniment.
Les registres d’état civil des communes de moins de 2 000 habitants sont transmis aux archives départementales à la suite d’un délai de cent-vingt ans (article L.212-11 du code du patrimoine). Il est cependant possible à ces communes, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, de conserver elles-mêmes leurs archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elles appartiennent ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives.
Les registres d’état civil des communes de plus de 2 000 habitants peuvent, à l’échéance d’un délai de cent-vingt ans (article L.212-13 du code du patrimoine), être transmis au service des archives départementales compétent. Il est également possible pour ces communes de plus de 2 000 habitants de conserver les registres d’état civil.
Vérification des Registres
Au titre de l’article 53 du code civil : « Le procureur de la République territorialement compétent pourra à tout moment vérifier l'état des registres de l’état civil; il dressera un procès-verbal sommaire de la vérification, dénoncera les contraventions ou délits commis par les officiers de l'état civil, et requerra contre eux la condamnation aux amendes. »
Perte ou Détérioration d'une Feuille Mobile
En cas de destruction ou perte d'une feuille vierge, l'officier de l'état civil indique, sur le procès-verbal de clôture du registre, le numéro de la feuille ainsi que les circonstances de l'incident. Les actes de l'état civil sont établis sur les feuilles portant les numéros qui suivent (article 15 du décret du 6 mai 2017).
Au cas où une feuille contenant un ou plusieurs actes d’état civil a été perdue, détruite ou rendue inexploitable, l'officier de l'état civil en avertit sans délai le procureur de la République territorialement compétent.
Importance du Livret de Famille
En 1877, le livret de famille a été créé à Paris, avec pour objectif principal de créer une 3ème copie des informations d’état civil, qui serait conservée par les familles elles-mêmes. En cas de destructions importantes, cette copie pourrait donc être utilisée pour reconstituer l’état civil. Par la suite, le livret de famille a été étendu à toute la France en 1884. Depuis cette date, le livret de famille est donc délivré aux époux au moment de leur mariage.
Registre: Définition Générale
Le mot « registre » a plusieurs significations. Il désigne un cahier, livre ou répertoire à caractère privé ou public destiné à répertorier des faits, des noms ou des chiffres dont on désire garder le souvenir ou attester l'exactitude. En droit, administration et commerce, on parle de registre d'audience, registre d'avoué, registre du commerce, registre des dépôts, registre des métiers ou registre de l'état civil.
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