Introduction
Le secteur de la petite enfance est en constante évolution, nécessitant des outils de gestion toujours plus performants et adaptés. UgO, un logiciel développé par JDM Apps, se positionne comme une solution complète et innovante pour répondre aux besoins spécifiques des crèches. De la gestion administrative à la communication avec les familles, en passant par le suivi des enfants et la planification du personnel, UgO offre une gamme de fonctionnalités conçues pour simplifier et optimiser le quotidien des professionnels de la petite enfance.
Les Fonctionnalités Clés d'UgO
UgO se distingue par sa modularité et son approche intégrée, permettant de couvrir l'ensemble des aspects de la gestion d'une crèche.
Gestion du Personnel : Optimisation des Plannings et des Contrats
UgO simplifie considérablement la gestion des plannings et des contrats du personnel grâce à une interface visuelle et conviviale. Les directeurs et gestionnaires peuvent ainsi créer, visualiser et modifier les plannings par période, en tenant compte des disponibilités de chacun. Le logiciel permet également de gérer les absences, les heures supplémentaires et d'automatiser certains calculs pour la préparation de la paie.
- Planification intuitive : Création et modification des plannings facilitées par une interface ergonomique.
- Gestion des absences : Suivi précis des absences et des remplacements.
- Automatisation de la paie : UgO automatise certains calculs liés à la paie, simplifiant ainsi le processus de rémunération du personnel.
UgO offre un module dédié à la gestion du personnel, permettant de planifier les plannings, de gérer les contrats et les absences. Cette fonctionnalité facilite la communication interne et optimise la gestion des ressources humaines, permettant ainsi une organisation plus fluide et une meilleure prise en charge du personnel !
Gestion des Contrats Familiaux : Flexibilité et Adaptabilité
UgO offre une gestion flexible et complète des contrats familiaux. Il prend en charge divers types de contrats, qu'ils soient réguliers, irréguliers, atypiques ou occasionnels. Les directeurs peuvent créer et gérer facilement les contrats en fonction des besoins spécifiques de chaque famille.
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Gestion des Présences : Suivi en Temps Réel et Accueil Occasionnel
UgO facilite la gestion des présences des enfants et propose une vue d'ensemble claire des enfants présents, des créneaux disponibles pour l'accueil occasionnel et des demandes d'accueil ponctuel. Les directeurs et gestionnaires peuvent voir rapidement quelles places sont disponibles et gérer les demandes occasionnelles en quelques clics.
Facturation Automatisée : Gain de Temps et Fiabilité
L'outil de facturation d'UgO simplifie le processus en automatisant la génération des factures. En regroupant les informations sur les présences, les absences et les types d'absences au fur et à mesure du mois, UgO génère automatiquement les factures à la fin de la période.
Communication avec les Familles : UgO Famille, un Espace Personnalisé
UgO Famille révolutionne la communication entre la crèche et les familles en offrant un espace personnalisé aux parents. À travers cet espace, les familles peuvent accéder à des informations essentielles sur leurs enfants, comme les activités de la journée, les menus, les factures et les documents importants. Cet espace permet notamment la gestion automatisée des commissions, la transmission des demandes d'accueil occasionnels et la mise à disposition des factures et des menus servis dans les crèches.
Dès janvier, toutes ces informations (et beaucoup d’autres) seront disponibles sur l’Espace Parents (interface web parents) dès le départ de l’enfant. Cela permettra aux parents de consulter tous les événements de la journée depuis leur domicile (pour les heures de prise de médicaments par exemple ou simplement pour tout raconter à son conjoint). Prochaine étape : la mise à disposition de photos et vidéos, prises directement avec les tablettes, puis automatiquement transférées sur un serveur interne, puis mises à disposition sur l'Espace Parents.
Gestion Budgétaire et de l'Inventaire
UgO permet aux crèches de définir et de suivre des budgets. En liaison avec l'inventaire, il alerte les gestionnaires lorsque des commandes sont nécessaires pour maintenir le fonctionnement efficace de la crèche.
Lire aussi: Aperçu du logiciel d'analyse
LéA : L'Interface Utilisateur d'UgO au Jardin des Merveilles
Le Jardin des Merveilles, un groupe de crèches privées, a développé LéA, une interface d'accueil conviviale pour le logiciel UgO. LéA est conçu pour faciliter l'utilisation d'UgO au quotidien par le personnel des crèches.
Remplacement du Pointage Manuel par un Système Numérique
LéA remplace le pointage manuel des enfants par un système numérique effectué par les professionnelles directement dans les sections. Ce système est plus fiable et plus rapide, et il permet de supprimer les impressions de documents et les classeurs d'archives.
Prérequis à l'utilisation de LéA, testé depuis août et adopté dans la structure de Noisiel, l'installation de tablettes dans les sections des crèches. Remplacer le pointage, malheureusement trop souvent défaillant, réalisé par les parents sur l’écran tactile situé à l’entrée de la crèche. Désormais, les professionnelles effectueront le pointage lors de l’accueil, puis du départ des enfants, directement en section. Ce système est plus fiable (pas d'oubli puisque la transmission est la première étape de l'accueil des enfants) et nettement plus rapide (notamment en terme de gestion puisque le double pointage tactile parents / pointage sur papier par les professionnelles est désormais une seule et même étape). Il est, en outre, nettement plus écologique puisqu'il permet de supprimer toutes les impressions des documents utilisés chaque jour et tous les classeurs pour stocker des années d'archives !
Amélioration des Transmissions d'Informations
LéA permet aux professionnelles de saisir directement sur les tablettes les informations concernant les enfants, telles que l'heure de lever, les repas, les changes, l'humeur du jour et les traitements médicaux. Ces informations sont ainsi accessibles en temps réel aux autres membres de l'équipe.
Lors des transmissions, tout ce qui est noté actuellement sur papier l'est désormais sur les tablettes : heure de lever, repas pris, change, humeur du jour, traitement médical… Cela permet aux professionnelles arrivant en cours de journée de disposer de toutes ces informations en un coup d’œil ! Moins de retranscription sur papier, c’est plus de temps passé auprès des enfants. La tablette étant connectée, les professionnelles disposent d'un accès au dossier Famille des enfants : personnes autorisées à venir chercher l'enfant, habitudes horaires…
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Suivi Précis des Activités
LéA permet de suivre la participation des enfants aux différentes activités proposées par la crèche (peinture, chant, histoires, etc.). Ces informations sont ensuite disponibles pour les parents via l'Espace Parents.
Bénéficier d’un compte-rendu plus précis des activités du jour : les infos classiques (repas, changes, siestes) sont notées au cours de la journée, mais également la participation aux activités (peinture, chant, histoires…).
Les Avantages d'UgO
UgO offre de nombreux avantages pour les crèches :
- Gain de temps : Automatisation des tâches administratives et simplification des processus.
- Optimisation des ressources : Meilleure gestion du personnel et des budgets.
- Amélioration de la communication : Renforcement du lien avec les familles grâce à l'Espace Parents.
- Fiabilité des données : Centralisation des informations et réduction des erreurs.
- Adaptabilité : Logiciel modulable et personnalisable en fonction des besoins de chaque structure.
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