L'assistant de gestion est un acteur indispensable dans les petites entreprises et industries (PME/PMI), en ce qu'il remplit des tâches variées, indispensables au bon fonctionnement de la structure. Un véritable couteau suisse au plus près de la direction ! Le métier d'assistant de gestion en PME est en plein essor. L'assistant de gestion PME/PMI est un véritable "homme/femme à tout faire" au sein de l'entreprise. La principale qualité de l'assistant de gestion : la polyvalence. Acteur stratégique d'une entreprise de dimension fragile, l'assistant de gestion doit faire montre d'une organisation et d'une rigueur infaillibles.
Toutefois, derrière cette polyvalence et ce rôle central, se cachent des inconvénients qu'il est important de considérer. Cet article se propose d'examiner en détail les défis et les aspects moins reluisants de ce métier essentiel.
Les Multiples Facettes du Métier d'Assistant de Gestion en PME/PMI
L'assistant de gestion PME/PMI endosse un large éventail de responsabilités essentielles. Présent à chaque niveau de l’organisation, il jongle entre gestion administrative, pré-comptabilité et support commercial, le tout dans un environnement de plus en plus digitalisé. En lien direct avec la direction, l’assistant de gestion PME ne se contente pas d’exécuter des tâches administratives : il joue un rôle de bras droit opérationnel, facilitant la prise de décision grâce à une vision à 360° de l’entreprise.
Également appelé assistant de gestion administrative, assistant manager ou encore assistant de gestion PME/PMI, il possède des missions transversales en matière de gestion et de communication. Son rôle au sein des entreprises est particulièrement important car il englobe de nombreuses tâches. Le métier d’assistant de gestion est un métier aux compétences clés tels que la polyvalence, l’organisation et le sens du relationnel.
L'assistant de gestion administrative assure la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques, qui comportent les projets, les missions, les démarches qualité entre autres. L’organisation générale de la structure ne doit pas non plus lui échapper. Il peut, le cas échéant, assister un ingénieur dans ses expérimentations ou participer aux visites de chantier. L’assistant de gestion PME/PMI, exerce au sein de bureaux d’études, de sociétés d’ingénierie, d’entreprises industrielles ou de construction, ou encore de centres de recherche. Les relations avec les ingénieurs, les chefs de projets et le personnel des services informatiques y sont quotidiennes et permanentes.
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Ce métier participe au lancement d’appels d’offres, c’est-à-dire la rédaction et les émissions d’annonces officielles, ainsi qu’au suivi des candidatures. C’est lui qui constitue et saisit ces mêmes dossiers de candidature de l’entreprise aux appels d’offres. La conception et l’actualisation des outils de suivi de l’activité de l’entreprise lui incombent aussi. C’est aussi l’assistant de gestion qui organise les réunions du groupe projet, ou de la structure, et qui rédige les comptes-rendus ou encore gère les emplois du temps.
C’est lui qui renseigne les clients et les commanditaires sur l’avancée de leur dossier et qui transmet les procès verbaux, l’état d’avancement et les échéanciers. Il est également responsable du suivi comptable et budgétaire de l’entité par des opérations de facturation, de déblocage de fonds, de relance de financeurs, de déclarations de tva et de saisie d’écriture comptable. Ensuite, il saisit et met en forme les documents, il les transmet et les classe. En marge de ses nombreuses missions, il organise les déplacements du responsable et des membres de l’équipe. L’administratif a également une place importante dans son activité. Ainsi, il procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents, la mise à jour des fichiers clients. Il a aussi la charge d’imprimer des documents techniques comme des plans, des maquettes ou des fiches techniques.
Parmi les compétences nécessaires au métier d’assistant de gestion administrative, une très bonne connaissance du secteur d’activité de l’entreprise (vocabulaire, fonctionnement, clients…) est indispensable. L’assistant manager doit également faire preuve d’écoute, de résistance au stress, de qualités rédactionnelles, de polyvalence et de discrétion. Etant quotidiennement en charge d’une multitude de tâches, il doit par ailleurs démontrer d'un grand sens de l’organisation.
Les Inconvénients Liés à la Polyvalence et à la Charge de Travail
L'un des principaux inconvénients du métier d'assistant de gestion en PME/PMI réside dans la diversité des tâches et des responsabilités, qui peut entraîner une charge de travail considérable. L’Assistant de gestion doit souvent jongler entre plusieurs tâches et responsabilités, ce qui peut parfois être stressant. Dans les petites structures, impossible d'avoir un service dédié à chaque tâche. Et pourtant, les besoins en ressources humaines, en gestion administrative, en comptabilité… sont les mêmes que dans les grandes organisations.
Cette polyvalence, bien que valorisante, peut devenir une source de stress importante. La nécessité de maîtriser plusieurs domaines (comptabilité, gestion, ressources humaines, etc.) peut être exigeante. La gestion simultanée de différents dossiers, les délais serrés, et la nécessité de réagir rapidement aux changements peuvent générer du stress.
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De plus, l’assistant de gestion doit exercer un rôle de veille sur son métier en raison des mises à jour régulières des normes et des législations.
Le Risque d'Isolement et le Manque de Spécialisation
Bien que le métier d’assistant de gestion offre une grande variété de tâches, il peut également conduire à un manque de spécialisation. L'assistant de gestion PME/PMI est un véritable "homme à tout faire" au sein de l'entreprise. La principale qualité de l'assistant de gestion PME/PMI : la polyvalence. Acteur stratégique d'une entreprise de dimension fragile, il doit faire preuve d'une organisation et d'une rigueur infaillibles.
Cette polyvalence peut rendre difficile l'acquisition d'une expertise approfondie dans un domaine particulier. L'assistant de gestion risque de se sentir "éparpillé" et de ne pas développer une compétence spécifique qui pourrait lui ouvrir les portes de postes plus spécialisés et mieux rémunérés.
Par ailleurs, dans certaines situations, l'assistant de gestion peut se sentir isolé. En effet, il est souvent le seul à occuper ce poste dans l'entreprise, ce qui peut limiter les échanges avec des collègues ayant les mêmes préoccupations et les mêmes compétences.
Les Défis Liés à la Rémunération et à l'Évolution de Carrière
Le salaire pour un assistant manager peut varier en fonction du niveau hiérarchique, du secteur d'activité de l'entreprise, des missions du poste et de l'expérience. Ces chiffres sont indicatifs et peuvent varier en fonction de nombreux facteurs tels que la localisation géographique, le secteur de l’industrie et les avantages supplémentaires offerts par l’entreprise.
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Un assistant de gestion pme en début de carrière (0-2 ans) peut toucher un salaire annuel se situe aux alentours de 24 000 € à 26 000€ bruts. Ce salaire varie selon la taille et le secteur de la structure dans laquelle il exerce. Pour un assistant de gestion un peu plus expérimenté (2-5 ans), le salaire annuel peut grimper jusqu’à une moyenne située entre 32 000 € et 40 000€ bruts voire plus pour les profils seniors avec des responsabilitésCe salaire également varie selon la taille de la PME, le secteur de la structure, et la région dans laquelle il exerce. En indépendant, on parle plutôt d’un taux journalier moyen ou TJM.
Bien que le métier d'assistant de gestion offre des perspectives d'évolution professionnelle, celles-ci sont essentiellement hiérarchiques. Son expérience lui permet d'occuper des fonctions de responsable de service ou responsable administratif. Il peut aussi décider de se spécialiser dans un domaine particulier comme le contrôle de gestion, les Ressources Humaines ou encore le commercial ou le marketing. Très recherché dans certains secteurs comme l’import-export, le tourisme, la culture, l’immobilier, l’industrie ou encore les services (tourisme, hôtellerie, etc.) l’assistant de gestion administrative peut également choisir de se spécialiser dans un de ces secteur d’activité. Après plusieurs années d’expérience, l’assistant de gestion peut évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes comme contrôleur de gestion, responsable administratif et financier, ou même directeur administratif et financier.
Cependant, l'évolution de carrière peut être limitée dans certaines PME/PMI, en particulier si l'entreprise a une structure hiérarchique peu développée. L'assistant de gestion peut alors se sentir bloqué dans son poste et manquer de perspectives d'avenir.
Les Inconvénients Spécifiques au Métier d'Assistant Virtuel (une forme d'assistant de gestion indépendant)
Le métier d’assistante virtuelle ne fait pas exception à la règle ! Même si cela semble un peu surfait, l’indépendance est souvent l’un des premiers avantages à commencer une carrière d’entrepreneur ou de s’installer en micro-entreprise. Attention, cependant, l’indépendance ne dispense pas de travailler d’arrache-pied ! Vous voilà assistant(e) virtuel(le), bravo ! Vous êtes maintenant libre de décider de votre durée de temps de travail quotidienne, de vos horaires de travail (ne perdez pas le bon sens de vue ! Vous pourrez ainsi exploiter vos pics de productivité et faire les tâches qui demandent de la concentration lorsque vous êtes sûr de ne pas être dérangé.
De tous les avantages à être indépendante, c’est celui que je préfère ! Je peux en effet modeler mes journées à ma guise et accorder du temps à ma famille lorsqu’elle est à la maison. C’est un métier qui n’est pas toujours facile mais il offre une qualité de vie dont je ne pourrais plus me passer. Notre métier nous permet d’avoir une grande variété de clients, ce qui permet de ne ne jamais avoir l’impression de faire la même chose. Cela m’offre des journées enrichissantes, car en plus de faire un métier que j’aime énormément, j’apprends beaucoup au contact de mes clients. Cet avantage est également énorme ! En effet, dans quelle autre profession avons-nous le choix de nos tâches ?! J’ai une carte de services que je propose et mes clients savent donc ce qu’ils peuvent me confier ou non.
Comme toujours, tout est toujours en équilibre. Lorsqu’il y a des avantages, il y a toujours des inconvénients pour contrebalancer ! C’est comme ça, il faut faire avec ! Je vous en parlais plus haut, c’est loin d’être ma tasse de thé. Malheureusement, il faut bien s’y coller car les clients ne viennent pas toujours d’eux-mêmes, surtout au début. Alors, il ne faut pas se mentir, lorsqu’on se trouve soudain seul maître à bord, on a parfois tendance à se coller devant Youtube ou Netflix pour 5 petites minutes qui deviennent vite quelques heures. Il est très important lorsqu’on choisit le métier d’assistante virtuelle de planifier ses journées et de s’y tenir à la lettre. Lorsque vous avez décroché vos premiers clients, il faut respecter les demandes de ceux-ci en matière de délai de réalisation de vos missions.
Vous avez choisi la profession d’assistant(e) virtuel(le) et je ne peux que vous féliciter. Cependant, si vous êtes d’une nature sociale, vous risquez à un moment ou à un autre de vous sentir isolé(e). En effet, nous passons la majeure partie de notre temps chez nous, dans notre bureau, sauf pour ceux et celles qui optent pour les espaces de coworking (tout dépend de chacun. Dans le cas où l’isolement se ferait sentir, vous avez toujours la possiblité de participer à des meet-ups ou des évènements networking dans votre région.
Vous allez sans doute me dire, « mais Anne, tu nous as dit que c’était un avantage » ! Cette difficulté d’équilibre vient généralement d’un problème de gestion du temps (cf inconvénient n°2). En effet, si vous ne vous mettez à profitez de votre productivité qu’à partir de 15 ou 16 heures parce que vous avez regardé juste deux épisodes saisons (!) de votre série favorite, vous risquez d’avoir de la difficulté à finaliser vos tâches du jour pour 18 heures !
Nous avons vu les 2 côtés de la médaille au métier d’Assistante Virtuelle. Comme pour chaque profession, il existe des avantages et des inconvénients.
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