L'assistant de gestion PME/PMI est un collaborateur polyvalent essentiel au bon fonctionnement des petites et moyennes entreprises. Bras droit du dirigeant, il intervient dans de nombreux domaines, assurant un soutien administratif, comptable et commercial indispensable. Ce rôle, qui exige une grande adaptabilité et une maîtrise des outils de communication et de traitement de l'information, est accessible via différentes formations, notamment le BTS Assistant de Gestion PME-PMI (BTS GPME).
Un rôle central dans l'organisation
Employé dans des entreprises comptant entre 20 et 250 salariés, l'assistant de gestion PME/PMI est un collaborateur privilégié de la direction. Sa position lui permet d'avoir une perception globale de l'activité de l'entreprise et d'inscrire son action dans le respect de sa culture et de ses objectifs stratégiques. Il est amené à attirer l'attention du chef d'entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérés, et ainsi à lui formuler des propositions d'actions.
Dans une TPE (tous secteurs d’activité), il/elle intervient sur toutes les problématiques de l’entreprise. Dans une PME-PMI, il/elle est généralement rattaché(e) à un chef de service/département (administratif, commercial, comptable…).
Missions et responsabilités : une polyvalence à toute épreuve
Le métier d’assistant de gestion PME/PMI nécessite une grande polyvalence. Ce professionnel jongle, en effet, avec de nombreuses responsabilités. Les missions de l'assistant de gestion PME/PMI sont variées et peuvent être regroupées en trois domaines principaux : administratif, comptable et commercial.
Domaine administratif
Dans le domaine administratif, l’Assistant de Gestion organise et suit les activités du chef d’entreprise : il gère son temps (agenda, plannings, échéanciers), répartit les tâches, organise les voyages et déplacements ainsi que les réunions. Il prend en charge la gestion administrative du personnel, conseille pour le choix et l’utilisation des matériels bureautiques et fournitures de bureau et assure les relations avec les administrations.
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Ses activités de soutien au chef d’entreprise consistent à préparer les éléments de la décision du chef d’entreprise et à l’aider dans son action. L’assistant(e) lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l’exploitation, au développement de l’entreprise ou à la mise en place de projets. Il/elle prépare certains dossiers et en suit l’exécution en fonction des consignes reçues.
Domaine comptable
Dans le domaine comptable, il s’occupe du suivi des opérations en relation avec les clients, les fournisseurs (facturation, tenue et suivi des comptes clients et fournisseurs, relances, règlements), les salariés (calcul des salaires et établissement des bulletins de paie) ainsi qu’avec les services fiscaux et les organismes sociaux (déclarations diverses, établissement de documents comptables, préparation des déclarations fiscales). Il suit les opérations courantes liées à la trésorerie et calcule les coûts.
L’assistant(e) intervient aussi pour collaborer avec le chef d’entreprise dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières, et dans des activités qui assurent la pérennisation et le développement de l’entreprise.
Domaine commercial
Enfin, dans le domaine commercial, il est chargé des relations avec les clients et les fournisseurs : accueil des clients et des représentants, gestion des fichiers. Il gère les approvisionnements et les livraisons (recherche et choix de fournisseurs, gestion des commandes et des stocks) et participe à l’action commerciale de l’entreprise (étude du marché et de la concurrence, recherche de nouveaux clients, préparation d’actions publicitaires).
Il assure la bonne circulation de l’information à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise : gestion du courrier ; accueil physique et téléphonique ; prise de rendez-vous ; suivi de la documentation, des fichiers clients, des actions de promotion relatives aux produits ou services de l’entreprise. Il peut assurer également le suivi des relations avec les clients, les fournisseurs, les banques, les services fiscaux et les organismes sociaux.
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Ce collaborateur peut être amené à gérer aussi les opérations courantes liées à la trésorerie de l’entreprise et superviser les opérations d’approvisionnement et de livraison. Ses tâches peuvent être plus commerciales notamment en participant à l’élaboration et au lancement des actions commerciales et marketing menées par l’entreprise (études de marché, enquêtes clients, présentations interne et analyse de la concurrence).
Digitalisation et gestion de l'information
Notamment, la digitalisation de ses tâches l’amène à devoir traiter avec pertinence la masse d’informations disponibles (big data et Internet) et lui permet de maintenir le lien social interne. Les activités liées à la comptabilité et à la trésorerie, voire au support, à la prospection et au suivi commercial, se développent et gagnent en complexité.
Qualités et compétences requises
A l’image de la fonction, le métier d’assistant de gestion exige des qualités polyvalentes : maîtrise de l’écrit et des outils informatiques, bon niveau d’anglais (surtout quand la PME/PMI est implantée à l’international). La polyvalence de cette profession nécessite de savoir gérer plusieurs missions de manière efficace. Mais un assistant de gestion PME/PMI est aussi soumis à certains délais. C’est pourquoi il doit savoir s’organiser et prioriser ses tâches en conséquence. Par ailleurs, il manipule des documents administratifs qui impliquent de se conformer à la loi. Ce salarié est impliqué dans la gestion d’une petite ou moyenne entreprise. Il connaît donc parfaitement les processus administratifs de son domaine. Pour terminer, cet assistant a aussi des notions de comptabilité poussées.
Compte tenu de sa position d'interface interne et externe, il doit développer une forte dimension relationnelle.L'assistant dispose d'une autonomie et d'un champ de délégation plus ou moins étendus selon l'entreprise, le dirigeant et selon sa propre expérience.
Formations et perspectives de carrière
Plusieurs formations permettent d'accéder au métier d'assistant de gestion PME/PMI :
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- BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI
- BTS Comptabilité et Gestion des Organisations
- BTS Assistant de Manager
- DUT Gestion Administrative et Commerciale
- DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, option petites et moyennes organisations
- Licence professionnelle (filières assistant de gestion administrative, gestion de PME-PMI et assistant manager)
Si les trois voies mènent au métier d'assistant de gestion en PME, les recruteurs privilégient souvent les candidats les plus diplômés. Le BTS GPME est la porte d’entrée parfaite pour accéder à de nombreux emplois administratifs. Cette formation est construite pour permettre d’accompagner les dirigeants des petites et moyennes entreprises dans leurs missions. Le BTS SAM vous apprend à gérer, de manière autonome, diverses tâches administratives. Vous assistez ainsi un chef d’entreprise au quotidien. Vous maîtrisez notamment les outils bureautiques. Vous chapeautez sans problème l’agenda d’un dirigeant et vous organisezfacilement des réunions. Le BTS SAM reste axé sur l’assistanat d’un dirigeant.
Après quelques années d'expérience, l'assistant de gestion PME/PMI peut évoluer vers un poste de responsable des services généraux ou intégrer une entreprise de taille plus importante. Si vous êtes titulaire d’un BTS GPME, les métiers d’assistant commercial ou d’assistant comptable sont une réorientation possible. Mais si vous souhaitez prétendre à un poste de niveau plus élevé dans la direction d’une entreprise, le plus sage est de reprendre vos études sur 1 à 3 années. Vous pouvez aussi devenir office manager grâce au bachelor office manager de l’ISEFAC, qui permet d'acquérir une expertise plus poussée en gestion administrative et organisation. Une autre option est de se spécialiser dans le développement commercial de l'entreprise grâce au bachelor business development. Après un bachelor, le MBA ingénierie & management commercial peut mener à une carrière de manager.
Rémunération
En tant que junior dans ce secteur, un assistant de gestion PME/PMI gagne en moyenne 20 000 à 25 000 euros brut par an.
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