L'externalisation est devenue une pratique courante pour les entreprises confrontées à une forte concurrence sur les marchés. S'appuyer sur l'expertise et les moyens d'un prestataire externe pour tout ou une partie de leurs activités présente de multiples avantages. Cet article explore en profondeur la définition de l'externalisation, ses avantages, ses enjeux, et les considérations importantes pour sa mise en œuvre.
Définition de l'Externalisation
L'externalisation, également désignée par le terme anglais « outsourcing », désigne la démarche par laquelle une entreprise délègue une partie de ses activités à une ou plusieurs sociétés externes dont c’est le métier. Cette démarche est de plus en plus répandue, d’autant qu’elle est grandement facilitée par les nouvelles technologies du numérique.
Lexicalement, l'externalisation est le fait, pour une entreprise, de faire faire par une autre entreprise (à l'extérieur) des tâches qu'elle accomplissait jusque-là (le ménage des locaux, par exemple). Plus formellement, l'externalisation est le fait pour une entreprise de confier une partie annexe de sa production ou des opérations liées à la production (comptabilité, maintenance, etc.) à des entreprises extérieures. Celles-ci deviennent le plus souvent des sous-traitants.
Dans le cadre de l’externalisation, une entreprise confie la réalisation de certaines activités jugées non essentielles à un prestataire externe, spécialisé dans le domaine concerné. Ces tâches dites « non stratégiques » sont celles qui apportent le moins de valeur ajoutée et qui génèrent le moins de revenus.
Les Avantages de l'Externalisation
En externalisant certaines fonctions, l’entreprise se donne l’opportunité de recentrer ses propres ressources (humaines, matérielles, financières) sur son cœur de métier. Cette stratégie est source de gain de temps, d’efficacité, de flexibilité, ainsi que de maîtrise des coûts. En effet, la spécialisation du prestataire lui permet de réaliser des économies d’échelle dont ses clients profitent.
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Plus spécifiquement, l'externalisation offre de nombreux avantages à l'entreprise :
- Concentration des effectifs sur les activités à forte valeur ajoutée: En déléguant les tâches annexes, l'entreprise peut concentrer ses ressources humaines sur les activités qui génèrent le plus de revenus et qui contribuent le plus à sa croissance.
- Gain de temps: L'externalisation permet de libérer du temps précieux pour les équipes internes, qui peuvent ainsi se concentrer sur leurs tâches principales.
- Augmentation de la compétitivité et de la productivité: En bénéficiant de l'expertise et des technologies du prestataire externe, l'entreprise peut améliorer sa productivité et sa compétitivité.
- Gain de souplesse et de flexibilité: L'externalisation permet à l'entreprise de s'adapter plus facilement aux fluctuations du marché, en ajustant rapidement ses ressources en fonction de ses besoins.
- Réduction des frais de personnel: L'externalisation peut permettre de réduire les coûts liés au personnel, tels que les salaires, les charges sociales, et les frais de formation.
- Accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé: L'externalisation permet à l'entreprise d'accéder à des compétences qu'elle ne possède pas en interne, et de bénéficier de l'expertise d'un spécialiste.
Grâce à cette approche, l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier ou sur des activités à forte valeur ajoutée, prendre le temps de se développer, de se réorganiser, en bénéficiant d’une réelle expertise et des économies d’échelle, associées à ce type de relation (gain de souplesse et de flexibilité, selon les fluctuations du marché).
Les Domaines d'Application de l'Externalisation
Généralement, l'externalisation est consacrée aux fonctions supports qui ne présentent pas d'impact stratégique pour l'entreprise. Les fonctions privilégiées pour l'externalisation sont notamment les suivantes :
- Gestion et maintenance informatique
- Comptabilité et gestion de la paie
- Gestion des ressources humaines
- Service marketing et commercial
- Saisie de données
- Standard téléphonique et accueil physique
- Sécurité
- Gestion de la relation client à travers un centre d’appel multicanal et multilingue
Traditionnellement, les sociétés externalisent l’informatique, la gestion de la paie ou encore, le marketing digital et le support client.
Externalisation et Délocalisation : Quelle Différence ?
L'externalisation s'accompagne parfois d'une délocalisation, lorsque l'entreprise décide de collaborer avec des prestataires basés dans des pays disposant d’une main-d’œuvre importante à bas salaire, où les coûts de production sont plus faibles, où la fiscalité est plus attractive, etc.
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La délocalisation consiste pour une entreprise à faire produire des biens ou des services dans un pays différent de celui où elle est implantée. Concrètement, elle transfère une partie de ses activités et ressources (capitaux, personnel, équipements, biens) vers un pays étranger. Les biens ou services produits à l’étranger par l’unité délocalisée sont ensuite importés pour une consommation sur le marché national ou local.
L’externalisation peut se faire avec un partenaire situé à l’étranger (offshore), dans le même pays (onshore) ou dans un pays voisin (nearshore).
Externalisation vs. Sous-traitance
Si les principes généraux de l’externalisation et de la sous-traitance sont les mêmes, les objectifs, le fonctionnement et les méthodes, sont différents. La principale différence réside dans la durée de contrat : traditionnellement, la sous-traitance s’inscrit dans le court terme, avec un cahier des charges précis, alors que l’externalisation peut s’étaler sur plusieurs années.
La sous-traitance consiste à déléguer des services ou des tâches qu’une entreprise (ou donneur d’ordre) ne sait pas réaliser elle-même - que ce soit par manque de ressource, de matériel, de savoir-faire, de temps ou de personnel qualifié. Les deux entités sont également liées par un contrat de sous-traitance, soit de spécialité, soit de capacité : le premier fait appel au sous-traitant pour un domaine précis, tandis que le second accompagne l’extension d’activité ou pallie un manque de ressources disponibles, du donneur d’ordre.
Les Obligations Contractuelles
La rédaction d'un contrat d'externalisation est obligatoire. Elle permet d'assurer une sécurité juridique optimale. Le contrat d'externalisation doit comporter les mentions suivantes :
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- Objet du contrat: le détail de la mission confiée au prestataire.
- Prix de la prestation.
- Clause d'indexation ou clause de renégociation: elle permet de renégocier le prix de la prestation en cours de contrat en cas d'évolution des conditions économiques qui compromettraient l'équilibre du contrat. Par exemple, l'augmentation des loyers du matériel informatique.
- Délais de paiement et/ou pénalités de retard.
- Modalités de modification du contrat.
- Livraison: lieu de livraison, délais, transport et emballage.
- Sanction du non-respect des délais: réduction du prix, par exemple.
- Contrôle et réception des prestations.
- Garanties accordées au prestataire.
- Confidentialité de certaines informations transmises au prestataire.
- Propriété intellectuelle: lorsque la prestation est protégée par les droits d'auteur, par exemple, la conception d'un logiciel.
- Clause sur le travail dissimulé: pour s'assurer que le prestataire ne recourt pas au travail de personnes non déclarées.
- Date de conclusion, date d'effet du contrat.
- Tribunal compétent et droit applicable en cas de litige éventuel.
Le contrat d'externalisation doit fixer les obligations de chaque partie, celles du prestataire et celles du client professionnel (vous).
Obligations du Prestataire
Le prestataire a l'obligation de réaliser les travaux demandés dans le respect des délais et autres conditions convenus. À défaut, sa responsabilité peut être engagée. Il a également une obligation de conseil, c’est-à-dire qu’il doit proposer toutes les solutions pertinentes au client et le guider dans le choix qui lui semble répondre au mieux à la problématique et aux contraintes exprimées par ce dernier.
Une obligation de confidentialité oblige le prestataire à ne pas communiquer sur des informations propres à votre entreprise.
Si le contrat comporte une clause de réversibilité, le prestataire doit, à l'expiration du contrat, faciliter la poursuite des services par un nouveau prestataire ou par le client lui-même sans discontinuité, ni perte d'information.
Obligations du Client Professionnel
Vous vous engagez tout d'abord à payer le prestataire conformément au contrat établi et en respectant les conditions de paiement qui y figurent.
Vous avez également une obligation de collaboration, vous devez tout mettre en œuvre pour que le prestataire puisse exécuter dans de bonnes conditions les missions qui lui sont confiées. Vous devez définir précisément vos besoins, vous renseigner et poser les questions nécessaires.
De plus, pour tout contrat supérieur ou égal à 5 000 € HT, vous avez une obligation de vigilance. Autrement dit, vous devez vérifier que le prestataire s'acquitte bien de ses obligations en matière de déclaration et de paiement des cotisations sociales.
Concrètement, vous devez demander au prestataire qu'il vous remette l'attestation de vigilance que l'Urssaf lui a délivrée. Vous devez ensuite vérifier sa validité sur le portail dédié de l'Urssaf.
Impact de l'Externalisation sur l'Emploi
L'externalisation est à l'origine d'une partie non négligeable de la diminution des effectifs de l'industrie et du gonflement des effectifs du tertiaire. En effet, la plupart des activités externalisées par des entreprises industrielles concernent des fonctions tertiaires, si bien que des emplois qui, jusqu'alors, étaient comptabilisés comme effectués dans des entreprises industrielles deviennent des emplois situés dans des entreprises de prestations de services.
L'externalisation d'activités de service réalisée par les entreprises industrielles a provoqué une baisse des effectifs dans le secteur secondaire et une augmentation de ceux-ci dans le tertiaire. Il faut donc nuancer le mouvement de tertiairisation dont une partie est due uniquement à un transfert d'activités de services (restauration par ex ou comptabilité) de l'industrie vers le tertiaire.
L'externalisation a contribué au développement du travail intérimaire et des emplois précaires, plus fréquent chez les sous-traitants que dans les grandes entreprises.
Enjeux et Considérations
La sélection du prestataire requiert une grande attention. Plusieurs facteurs sont importants : le nombre et les compétences techniques des intervenants, les équipements et outils utilisés, le coût des prestations, les délais de réalisation, etc.
Tendances: Depuis les années 1970, les entreprises ont tendance à se recentrer sur leur métier principal (leur cœur de métier) et à délaisser toutes les activités annexes. Certaines entreprises multiplient cependant leurs activités dans de multiples domaines et prennent alors un caractère congloméral, mais elles restent malgré tout minoritaires.
Enjeux: L'externalisation permet de se recentrer sur une ou quelques activités essentielles (le cœur de métier, comme disent les entreprises) en transférant des tâches annexes à la production vers d'autres entreprises spécialisées. Le but est de réduire les coûts de production. En effet, le sous-traitant peut fournir des produits ou des prestations à un prix moindre que s'ils avaient été produits par l'entreprise elle-même car celui-ci, en se spécialisant, bénéficie d'économies d'échelle. De plus, le sous-traitant octroie souvent des salaires moins avantageux et des avantages sociaux plus réduits que le donneur d'ordre lui-même.
L'externalisation peut s'accompagner d'une délocalisation vers des pays à bas salaires. Certaines entreprises en arrivent même à externaliser et délocaliser la majeure partie de leurs activités (cas fréquent dans le textile et la confection), ce sont les sous-traitants dans des pays à faibles coûts salariaux qui assurent la flexibilité de la production.
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