Assistant(e) Maternel(le) : Tout Savoir sur la Fiche de Présence et les Obligations Essentielles

L'activité d'assistant(e) Maternel(le) est encadrée par des règles spécifiques, adaptées à la nature particulière de sa mission. La mission principale consiste à héberger à son domicile, moyennant rémunération, un ou plusieurs enfants (de 0 à 21 ans) en difficulté. L'assistant familial exerce sa profession comme salarié des services du département ou d'une association d'aide à l'enfance, et avec les personnes résidant à son domicile, il constitue une famille d'accueil. En principe, l'accueil est de longue durée, mais il peut arriver qu'il soit d'urgence et de courte durée. Cet article vise à détailler les aspects essentiels de cette profession, notamment en ce qui concerne les fiches de présence et les obligations administratives.

Agrément et Conditions d'Exercice

Pour exercer en tant qu'assistant(e) familial(e), il est impératif d'obtenir un agrément. Pour obtenir un agrément en tant que famille d'accueil, vous devez remplir les conditions suivantes :

Avoir la nationalité française, être citoyen de l'EEE ou avoir un titre de séjour valide autorisant l'exercice d'une activité professionnelle.
Ne pas avoir été condamné pour des faits en relation avec des enfants.
Passer un examen médical assurant que votre état de santé vous permet d'accueillir des enfants.
Présenter des conditions d'accueil garantissant la sécurité, la santé et l'épanouissement des enfants accueillis (physique, intellectuel et affectif).

L'agrément est délivré par les services de votre département. Lors de la 1ère demande d'agrément, il est recommandé de participer aux réunions d'information organisées par le service de protection maternelle et infantile (PMI) du département.

Déposer la Demande d'Agrément

La demande d'agrément peut être déposée sur place ou par courrier.

Sur place :

Vous devez fournir les documents suivants :

Certificat médical assurant que votre état de santé vous permet d'accueillir des enfants.
Formulaire de demande.
Demande d'agrément d'assistant(e) familial(e).

Par courrier :

Vous devez envoyer les documents suivants par lettre recommandée avec AR auprès des services de votre département :

Certificat médical assurant que votre état de santé vous permet d'accueillir des enfants.
Formulaire de demande.
Demande d'agrément d'assistant(e) familial(e).

Si votre dossier est incomplet, le service destinataire vous demandera les pièces manquantes dans les 15 jours.

Un extrait du bulletin n°2 du casier judiciaire des majeurs vivants à votre domicile est nécessaire pour que votre dossier soit complet, sauf pour ceux accueillis dans le cadre d'une mesure d'aide sociale. Toutefois, vous ne pouvez pas le demander vous-même. Ce sont les services du département qui le demanderont directement auprès du casier judiciaire national.

Étude de la Demande

Le service de protection maternelle et infantile (PMI) du département a 4 mois pour instruire votre demande. L'instruction comporte les étapes suivantes :

Étude de votre dossier de demande.
Un ou plusieurs entretiens avec vous.
Une ou plusieurs visites à votre domicile.

Le service de la PMI utilise une grille de critères pour vérifier que vous remplissez les conditions d'agrément. Il vérifie également que vous maîtrisez le français.

Décision d'Agrément

L'agrément vous est accordé si vos conditions d'accueil garantissent la sécurité, la santé et l'épanouissement des enfants accueillis. Vos capacités à vous occuper d'un enfant sont également prises en compte. La décision vous est notifiée dans les 4 mois suivant la réception de votre dossier complet de demande. Si vous ne recevez pas de réponse dans ce délai, cela signifie que l'agrément vous est accordé. Une attestation d'agrément vous est envoyée. En cas de refus, le courrier qui vous est adressé précise les motifs et les possibilités de recours.

La décision (ou l'attestation) mentionne le nombre de mineurs et jeunes majeurs de moins de 21 ans que vous pouvez accueillir en même temps. Ce nombre est limité à 3, sauf autorisation exceptionnelle. L'agrément est accordé pour 5 ans.

Formation et Statut

Dans les 2 mois qui précèdent l'accueil du 1er enfant, l'assistant familial bénéficie d'un stage préparatoire à l'accueil. Le stage est d'une durée de 60 heures et organisé par votre employeur. Dans le délai de 3 ans après la signature du 1er contrat de travail, l'assistant familial doit suivre une formation dispensée en alternance sur une période de 18 à 24 mois. Si vous avez un diplôme d'auxiliaire de puériculture, d'éducateur de jeunes enfants, d'éducateur spécialisé ou de puéricultrice, vous êtes dispensé de la formation.

Vous avez le statut de salarié. Vous êtes rémunéré en fonction du nombre d'enfants accueillis et de la durée de leur présence. Chaque département fixe la rémunération des assistants familiaux par délibération. La rémunération minimale pour un enfant est au moins équivalente au Smic mensuel (1 801,80 €), dont il faut déduire les cotisations sociales et à laquelle s'ajoute l'indemnité complémentaire (dite indemnité d'entretien). Les parts correspondant à chaque accueil supplémentaire ne peuvent pas être inférieures à 70 fois le Smic horaire (831,60) par mois et par enfant. Il peut s'ajouter une majoration (augmentation) pour sujétion exceptionnelle en accueil continu ou intermittent et une indemnité d'accueil d'urgence.

Statut de Salarié d'une Personne Morale

En tant qu’assistant(e) familial(e) employé(e) par un département ou un organisme public, vous ne relevez pas du droit du travail habituel. Votre activité est encadrée par des règles spécifiques, adaptées à la nature particulière de votre mission. Vous n’êtes pas fonctionnaire, mais votre contrat ne suit pas non plus les règles classiques des salariés du secteur privé. Votre statut est donc à part, avec ses propres droits et obligations, qui peuvent parfois être différents de ceux des autres salariés.

Conclusion et Rupture du Contrat de Travail

Vous signez un contrat avec une personne morale, en général le conseil départemental. Ce contrat définit les conditions d’accueil des enfants, vos temps de travail, votre rémunération, et les conditions de rupture du contrat. Ces règles sont fixées par des textes spécifiques à votre métier, parfois complétés par des décisions prises localement par votre employeur public. Votre contrat peut être interrompu par vous-même ou par votre employeur, sous certaines conditions. Dans la plupart des cas, un préavis d’un mois doit être respecté. Il peut cependant exister des cas particuliers (comme une faute grave ou une situation urgente) permettant une rupture plus rapide. Vous avez également la possibilité de contester une rupture que vous jugez injustifiée. Votre métier ne dépend d’aucune convention collective nationale.

Autorité Parentale et Obligations

En principe, les parents conservent leurs droits et devoirs vis-à-vis de leur(s) enfant(s). On parle d'autorité parentale. De ce fait, en tant qu'assistant(e) familial(e), vous devez leur demander leurs autorisations en ce qui concerne la vie de l'enfant (par exemple, consulter un médecin, subir une opération, sortir le soir, faire une sortie ou un voyage scolaire). Lorsque l'enfant est présent à plein temps, vous devez obtenir l'autorisation de ses parents pour l'emmener en vacances.

Renouvellement et Retrait de l'Agrément

Si vous ne remplissez plus les conditions de l'agrément, les services du département peuvent modifier le contenu de l'agrément ou vous le retirer. En cas d'urgence, votre agrément peut être suspendu. Durant la période de suspension, aucun enfant ne peut vous être confié. Toute décision de retrait, de suspension ou de modification de votre agrément vous est expliquée et transmise sans délai.

Vous devez demander le renouvellement de l'agrément 3 mois au moins avant son échéance. Dans l'année qui précède la fin de l'agrément, les services du département vous envoient un courrier avec le formulaire de demande. Le renouvellement de l'agrément s'effectue de la même manière que la demande initiale. Vous devez fournir les documents suivants :

Certificat médical assurant que votre état de santé vous permet d'accueillir des enfants.
Formulaire de demande.
Demande d'agrément d'assistant(e) familial(e).

Le dossier de demande peut être déposé en mains propres auprès des services de votre département. Si votre dossier est incomplet, le service destinataire vous demandera les pièces manquantes dans les 15 jours. Un extrait du bulletin n°2 du casier judiciaire des majeurs vivants à votre domicile est nécessaire pour que votre dossier soit complet, sauf pour ceux accueillis dans le cadre d'une mesure d'aide sociale. Toutefois, vous ne pouvez pas le demander vous-même. Ce sont les services du département qui le demanderont directement auprès du casier judiciaire national.

Fiche de Présence : Un Outil Essentiel

La fiche de présence est un document crucial pour l'assistant(e) maternel(le). Elle permet de suivre les jours et heures d'accueil de chaque enfant, facilitant ainsi le calcul de la rémunération et la gestion administrative. Une fiche de présence bien tenue est essentielle pour éviter les litiges avec les parents employeurs et pour simplifier la déclaration d'impôts.

Utilité de la Fiche de Présence

Suivi des Horaires : La fiche de présence permet de noter précisément les heures d'arrivée et de départ de chaque enfant.
Calcul de la Rémunération : Elle facilite le calcul du salaire en fonction du nombre d'heures travaillées et des éventuelles majorations.
Justification en Cas de Litige : Signée par les parents employeurs, elle sert de preuve en cas de désaccord sur les heures d'accueil.
Déclaration d'Impôts : Elle simplifie la déclaration des revenus en fournissant un récapitulatif clair des jours et heures travaillés.

Modèle de Fiche de Présence

Il existe de nombreux modèles de fiches de présence, allant des versions papier simples aux outils numériques automatisés. Un modèle efficace doit inclure les informations suivantes :

Nom et prénom de l'enfant.
Nom et prénom de l'assistant(e) maternel(le).
Mois et année concernés.
Jours du mois.
Heures d'arrivée et de départ pour chaque jour.
Nombre total d'heures d'accueil par jour.
Nombre total d'heures d'accueil pour le mois.
Signature de l'assistant(e) maternel(le).
Signature des parents employeurs.
Mention des absences prévues et imprévues.

Automatisation du Planning

Certains outils proposent des plannings entièrement automatisés. Ces plannings calculent automatiquement les horaires dès que vous les avez remplis, et les informations des enfants (nom et prénom, base mensuelle, tarif horaire) se recopient directement sur chaque mois. L’INDEX est la feuille de paramétrage de votre planning : modifiez ici les noms des enfants, leur base horaire mensuelle et le Net de l’Heure. Dans le Planning, choisissez l’enfant dans le menu déroulant et le planning se remplit automatiquement avec les horaires et commentaires.

Conseils pour une Fiche de Présence Efficace

Régularité : Remplir la fiche de présence quotidiennement pour éviter les oublis.
Précision : Noter les heures d'arrivée et de départ avec exactitude.
Communication : Faire signer la fiche de présence par les parents employeurs à la fin de chaque mois.
Conservation : Conserver les fiches de présence pendant plusieurs années en cas de contrôle fiscal.

Renseignements Administratifs

Il est essentiel de bien comprendre les aspects administratifs liés à votre activité, tels que le contrat de travail, la mensualisation et les impôts. N'hésitez pas à consulter des sites en ligne ou à vous faire accompagner par des professionnels pour vous aider dans ces démarches.

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